Blanketter

Det är viktigt att alla blanketter hanteras via Blankettbiblioteken på Medarbetarportalen och tillgängliggörs via webbdelen Blanketter, så att de alltid laddas ner på användarens dator. Inga blanketter får länkas eller tillgängliggöras på annat sätt än via dessa funktioner.

Uppdatering 2025-01-24: Vi har upptäckt att det finns en “bakväg” (via sökförslag i Sharepoint) som medför en risk att en redaktör kan råka redigera en blankett direkt från biblioteket:

Open

Som det ser ut nu går det inte att få bort denna förhandsvisning av filer mm. i Sharepoint.
Ett sätt att minska risken att någon ska råka redigera:
När du skapar blanketten/mallen, ställ in så att filen öppnas i ett visningsläge:
Gå till huvudmenyn, välj sen “Arkiv” - “Info” – “Skydda arbetsbok/dok” – “Öppna alltid med skrivskydd”.

Blanketter är generella dokument avsedda för medarbetare där användaren förväntas fylla i eller komplettera informationen. Sammanfattningsvis publicerar du en blankett i tre steg:

1. Förbered blanketten

2. Ladda upp och kategorisera blanketten

3. Lägg in blanketten på en webbsida via webbdelen.

Det finns Blankettbibliotek för:

• centralt administrerade blanketter

• respektive fakultet

• för gemensamma förvaltningen.
  
  

Förberedelser

Innan du laddar upp en blankett till Blankettbiblioteket:

• Döp blanketten till ett lämpligt namn, som beskriver blanketten.
  Till exempel “Reseräkning inrikes”, “ Ansvarsförbindelse för användning av Göteborgs universitets IT-resurser”

• Om blanketten är ett Word/Excel/Powerpoint-dokument, rensa bort så kallad meta-data i dokumentet först. Metadata är personlig information om dokumentet, till exempel författare.

• Om blanketten är en Pdf, behövs ingen rensning av metadata.
  
  

Instruktion rensa bort Meta-data (gäller Word/Excel/Powerpoint)

Fäll ut för att se instruktion

Öppna Word-filen lokalt på din dator

Klicka på “Arkiv”. Klicka sen på “Info”, sen “Kontrollera fel” (eller “arbetsbok” om det är Excel) och därefter “Kontrollera dokument”.

Open

 

Låt förkryssade rutor vara ikryssade. Klicka på “Kontrollera” och sen “Ta bort alla” i sektionen.

Klicka därefter på “Stäng”.

Om filen är i äldre Office-format, kan du behöva konvertera till senaste version.

Ladda upp och visa blanketter på MP

1. Ladda upp blanketten genom att först gå till ett blankettbibliotek:
   Centrala blanketter under Stöd och Service
   Blankettbibliotek Gemensamma förvaltningen
   Blankettbibliotek Handelshögskolan
   Blankettbibliotek Humanistiska fakulteten
   Blankettbibliotek IT-fakulteteten (upphörde 2 jan 2025. Arbete pågår med överflyttning av blanketter)
   Blankettbibliotek Konstnärliga fakulteten
   Blankettbibliotek Fakulteten för naturvetenskap och teknik
   Blankettbibliotek Sahlgrenska akademin
   Blankettbibliotek Samhällsvetenskapliga fakulteten
   Blankettbibliotek Utbildningsvetenskapliga fakulteten
   Blankettbibliotek Universitetsbiblioteket
   
   Alla blanketter är samlade på en och samma sida i varje Blankettbibliotek. Det går att filtrera och ändra listningsordningen för blanketterna på olika sätt.
   
   

2. Välj Ladda upp - Filer, och välj sen den fil du vill ladda upp. Om du inte ser knappen Ladda upp, kontakta webbsupporten.
   
   

   
   Blanketten syns nu med filnamnet i Blankettbiblioteket:
   
   

    

3. Nu ska du kategorisera blanketten så att den sen kan filtreras ut och visas på en webbsida. Klicka på de tre punkterna och välj “Information”. Följande fält finns för kategorisering:

   1. Namn: Namnet på filen. Det går att ändra filnamnet.

   2. Rubrik: Om du inte fyller en rubrik visas blanketten med dess filnamn. Om du sätter en rubrik, kommer blanketten att visas med rubrikens namn.

   3. Typ av blankett (välj mellan ett antal huvudkategorier)

   4. Organisation

   5. Beskrivning av blanketten.

   6. Fyll i “Företagsnyckelord” vid behov. Tips! Har du flera blanketter som är taggade med samma organisationsenhet och blankettyp, men bara vill visa upp en blankett på din webbsida ? Då kan du använda fältet “Företagsnyckelord” för att ge blanketten en unik taggning som du sen kan filtrera på (se vidare punkt 4-5)
      
      

       

      Tips. När du fyller i fältet Företagsnyckelord: Skapa ett eget nyckelord eller välj bland förslagen. Se till så att ordet syns i rutan (du behöver trycka Enter vid skapande av nytt ord). Tryck sen Enter för att ordet ska sparas.

4. Gå till den webbsida där du vill visa upp blanketten/blanketterna.
   Lägg till webbdelen “MP-Blanketter”:

   Blanketten/blanketterna syns i webbdelen.
   
   

    

5. Filtrera på vilka blanketter som ska visas i webbdelen.
   
   

    

6. Publicera sidan.
   En besökare till webbsidan kan nu spara/ladda ner blanketten till dator, alternativt skriva ut den på papper. Hur man sparar ner beror både på vilken webbläsare man använder. Ett tips är markera blanketten, högerklicka och Välja “Spara länk/fil som …”.

Uppdatera blanketter

När du uppdaterar blanketter som har lagts upp i webbdelen (“MP Blanketter”) kan det i vissa fall förekomma störningar i informationen om blanketten, exempelvis att företagsnyckelordet eller titeln försvinner. Detta gäller särskilt för Word eller Exceldokument. Dubbelkolla därför gärna att allt står rätt till (och fyll i/ändra om det inte gör det) när en blankett har uppdaterats.

Att lägga upp blanketter i PDF-format är att rekommendera, då vi märkt att informationen om dem inte störs lika lätt när de uppdateras. Om du har exakt samma namn på den uppdaterade blanketten får du en fråga om du vill ersätta originalfilen eller ha kvar båda filerna med olika namn, välj det alternativ som känns bäst.