Uppdateringar

Här informerar vi löpande om vad som händer kring Medarbetarportalen. Det kan gälla allt ifrån rättningar av befintliga fel, uppdateringar av grafiska element och nya funktioner.

Release 18 okt 2024

I nuläget är det fokus på några större tekniska utvecklingsområden. Det innebär att det inte har släppts några större förändringar i nya versionen av Medarbetarportalen vid release i förra veckan. Det beror på att vi arbetar mycket med att se över tre olika funktioner:

Webbanalys och statistik

Efter utredning är det nu bestämt att vi kommer använda webbanalysverktyget Clarity (Microsoft-produkt) för att se webbstatistik, värmekartor mm. Vi håller just nu på att lära känna verktyget för att sen kunna skapa tillgång till verktyget för er som redaktörer. 

Överblick centrala informationssidor + lokala tillägg

I relation till det håller vi även på att ta fram lösningar för en så kallad dashboard för redaktörer. I nuläget fokuserar vi på att inkludera statistik för centrala webbsidor som är taggade med ett ämne, och även alla lokala tillägg som är kopplade med ett ämne. Syftet är att skapa en överblick, och ett verktyg för att jobba vidare med central och lokal information på våra sidor på MP. Detta kommer sen behöva testas av er som jobbar inom redaktörsgruppen. Vi återkommer med mer information kring testning. 

Trasiga länkar

Därtill arbetar vi på att utreda hur trasiga länkar kan presenteras i relation till dashboarden för redaktörer. Vi vet dock att vi kommer behöva utveckla detta på egen hand då Clarity inte har den funktionen. Vår utvecklare och lösningsarkitekt arbetar på en lösning nu. 

Fortsatta justeringar av sökfunktionen

Eftersom sökfunktionen är en av de viktigaste funktionerna på Medarbetarportalen har vi avstämningar varannan vecka med förbättringar. 

• Vi har utvecklat en filtreringsfunktion av institution/enhet i samband med sökningar:

Open

Nu är fokus på att utreda huruvida det är möjligt att vikta sökresultatet för olika typer av träffar. T ex om träffar på webbsidor alltid kan/bör komma före träffar på dokument etc. 

Vi kommer också att publicera en nyhet på MP med tips hur man kan använda sökfunktionen. Syftet är att alla ska få en ökad förståelse. 

Uppdateringar och buggfixar

Vi arbetar bland annat med felsortering av fastställda handlingar som inte visas i kronologisk ordning, kontaktkort som inte uppdaterades i samband med att medarbetare har bytt tjänster, dubblering av nyheter, korrigeringar av innehållssida som av misstag blivit en nyhet, nyhetsfunktioner etc. 

Uppdatering megamenyn

En uppdatering av megamenyn gjordes i mitten av september utifrån de önskemål om förändringar som inkommit. Nästa uppdatering kommer att ske i början av december, vi återkommer med information ett par veckor innan. 

Microsoft-uppdateringar

Microsoft gjorde ett par uppdateringar som skapat lite frågetecken. Det gäller dels notifikationer via Teams och dels en ändring i samband av utskick av nyhet. Vi följer diverse Microsoftforum samt diskuterar internt vad som är möjligt att genomföra på ett centralt plan för GU. Pernilla som produktägare kommer se närmare på vad som är möjligt att göra gällande dessa under hösten.  

För mer info om hur du eller andra medarbetare kan skräddarsy notifikationer via Teams, se nyhet publicerad av Robert Svensson den 20 september. 

När det skapas ett nytt nyhetsinlägg får en som redaktör numera frågan om en vill skicka ut den som e-post. Det är en missvisande informationsruta. Det går att klicka bort denna ruta med X i högra hörnet utan att påverka publicering av nyheten. Nyhetsinlägget publiceras ändå. Vi rekommenderar att ni skippar detta steg. 

Open

Release 4 sep 2024

• Förbättring av visning av brödsmulor
  Många k-ytor (dvs. Förvaltning och fakulteters ytor samt underliggande ytor) saknar idag visning av brödsmulor. Webbdelen Brödsmulor har förbättrats med hur brödsmulorna visas. Det ger en bättre tillgänglighet och möjlighet att navigera på MP.
  Huvudredaktören för MP kommer att gå igenom ytorna och lägga till brödsmulor löpande.

• Några mindre bugg-fixar har gjorts kring webbdelen för Blanketter, och visning av Blanketter som inte syntes för användare.
  Även förbättrad språkhantering för engelska redaktörer för Blanketter
  
  

• Förbättrad språkhantering i webbdelen "Information från min organisation" på startsidan
  Tidigare problemet med att översatta engelska nyheter inte visade sig på den engelska webbplatsen, är nu löst.

• Justering av Bannerfunktion: Förbättrad språkhantering och hur bannern ska laddas in på sidor när den visas.

• Fortsatta justeringar av sökfunktionen
  Tidigare visades avpublicerade versioner av handlingar från närarkivet i sökträfflistan. Detta visas nu inte längre.
  Vi har filtrerat bort några konfigurations-sidor från Sharepoint som inte bör visas i ett sökresultat.
  Vi kommer titta vidare på möjligheterna att vikta sökresultatet för olika typer av träffar. T ex om träffar på webbsidor alltid kan/bör komma före träffar på dokument.
  Vi kommer titta vidare på möjligheterna kring sökträffar på innehåll som ligger inom ett dragspelsblock/utfällbar webbdel på sida.

• Webbanalys och statistik
  Efter utredning är det nu bestämt att vi kommer använda webbanalysverktyget Clarity (Microsoft-produkt) för att se webbstatistik, värmekartor mm. Clarity är inkopplat i testmiljö, där vi tittar på funktioner och lär oss verktyget. Clarity kommer snart kopplas på i MP för vidare testning, då vi kan se betydligt mer datatrafik. Vi återkommer därefter kring hur vi går vidare med t ex hur ni redaktörer vill ha statistik presenterat. 

• En Dashboard för redaktörer är också på gång, där man t ex kan se vilka centrala webbsidor som är taggade med ett ämne, och även alla lokala tillägg som är kopplade med ett ämne. En överblick helt enkelt, och ett verktyg för att jobba vidare med central och lokal information på våra sidor på MP.
  Vi utreder också trasiga länkar mm. i dashboard, så redaktörer har allt samlat på ett ställe. Vi kommer sannolikt behöva utveckla något eget för kontroll av trasiga länkar. Clarity har inte den funktionen.

• Övrigt

  • En uppdatering av megamenyn planeras nästa vecka (9-13 sep), utifrån de önskemål om förändringar som inkommit.

• Under sommaren har Microsoft gjort en del centrala uppdateringar. Bland annat har Formulär (Forms) fått ett uppdaterat gränssnitt.

Mer information för den som är intresserad: Collect information like a pro New Microsoft Lists forms experience in Microsoft 365

• Vi kommer se över inställningar och möjligheter för visningar av ”Mina verktyg”, ”Mina samarbetsytor” och ”Mina favoriter” på startsidan.

Ny uppdatering på sidor i Sharepoint 23/7

Nu ser man sidans titel i redigeringspanelen på kommunikationsytor och informationssidor. Klickar man på rubriken får man upp titel, plats och versionshistorik. Uppdateringen gäller inte på startsidan eller landningssidor för kommunikationswebbplatser.

Release 4 juni 2024

 Utveckling och förbättring

• Förbättrad webbtillgänglighet på startsidan:
  Rubrikerna ”Mina verktyg” och ”Mina samarbetsytor” på förstasidan är nu kodade som rubriker.

• Webbdelen POP-organisation är nu transparent:
  Det gör att man kan välja olika färg på bakgrunden i ett avsnitt på en webbsida och webbdelen får samma färg.
  Tidigare låg denna webbdel alltid med en vit platta, vilket försämrade den visuella upplevelsen

• Filtrering på företagsnyckelord i webbdelen Fastställda handlingar:
  Det går nu betydligt snabbare att ladda nyckelord som blanketter kan ha taggats med.
  OBS. Som redaktör behöver du skriva in minst tre bokstäver för att aktivera en sökning på nyckelord.

• Verktyget Plandisc (Årshjul) går nu att bädda in på en webbsida. Dvs. på samma sätt som t ex för GU Play.

Buggfixar

• Sortering i webbdelen Blanketter:
  Det var tidigare problem att spara en gjord sortering på Blankettyp. Detta är nu åtgärdat.

• Fel mappning av Blanketter:
  Det har varit vissa problem för en del enheter på GU att filtrera på rätt enhet i webbdelen Blanketter.
  Man har fått upp även andra enheters blanketter. Detta är nu åtgärdat.

• Justering av mappning av Fastställda handlingar:
  En motsvarande lösning har gjorts som för Blanketter, se punkten ovan.

• Lokala tillägg:
  Detta gäller webbsidor med mallen ”Central informationssida med lokalt tillägg”.
  Ett problem upptäcktes nyligen med att sidor som inte har blivit taggade med ett ämne plockar upp alla lokala tillägg.
  Detta är nu åtgärdat, dvs. sidor som inte blivit taggade med ett ämne visar inte heller några lokala tillägg.
  Däremot får redaktören nu en upplysning om att sidan inte är taggad med ett ämne.
  Tanken är ju att denna sidmall ska användas för koppling ämne/lokala tillägg.

Sökfunktionen

• Justerat utseende på sökresultatsidor:
  Justering av ikoner som visas på sökresultatsidan. Detta har gjorts för att få en likartad, mer konsekvent och renare lista.
  Ikoner har uppdaterats för de typer av webbsidor som vi har, samt ny ikon för nyheter.
  Vi kommer att titta vidare på utseende för kalenderhändelser.
  
  

Release 14 maj 2024

Utveckling och förbättring av webbdelen Fastställda handlingar

• Det går nu att filtrera på flera ansvariga enheter, och även i kombination med många handlingstyper
  
  

• Sortering av namn på fastställda handlingar fungerar nu i webbdelen
  
  

• Det går också att filtrera på företagsnyckelord (om man har använt nyckelord för de fastställda handlingarna)

  • OBS. Det tar lång tid att ladda nyckelord (20-30 sek). Utvecklarna tittar på om det går att snabba upp denna filtreringsdel. Man får alltså just nu vänta en stund innan nyckelordet dyker upp.
    
    

• Man kan på befintliga webbdelar av Fastställda handlingar eventuellt behöva gå in och "spara om" webbdelen för att de nya förbättringarna ska få genomslag.

Buggfix: Komplettering av organisatoriska enheter som saknats från POP

Vissa organisatoriska enheter på fakultet- och institutionsnivå har tidigare saknas. Dessa kan nu väljas i webbdelen “MP-POP Kontaktkort organisation”.

Release 23 april 2024

Buggfix: Filtrering webbdel Fastställda handlingar

Det har varit en del problem med att filtrera på kombinationen “Handlingstyp” och “Ansvarig enhet” för Fastställda handlingar. Detta är nu åtgärdat.
OBS. Webbdelen Fastställda handlingar är under fortsatt utveckling (filtrering på företagsnyckelord, flera ansvariga enheter ska kunna väljas mm.)

Justering av Bannerfunktion för driftstörning/varningar mm.

Centrala bannrar som läggs ut - syns enbart på ytor som tillhör Medarbetarportalen, dvs. centrala webbsidor och kommunikationswebbplatser. Tidigare syntes varningarna på alla delar av Samarbetsverktyget

Säkerhetsuppdatering

Uppdatering i Microsoft/Sharepoint.

Release 26 mars 2024

Översyn av grafiskt tema och helhetsgrepp för design

Ett gemensamt tema har tagits fram för hela Medarbetarportalen, dvs. inget separat tema för fakultet/institution. Detta för att ge en sammanhållen upplevelse av MP för slutanvändaren och att det ska vara tydligt att allt är Medarbetarportalen.

Översyn av alla egenutvecklade webbdelar för att säkerställa en enhetlig design som också följer Sharepoint standard.

Uppdatering av sidfot

Avser grundkonfiguration av sidfot och utskriptning till alla webbplatser. Gäller även engelsk webb.
OBS. Länken till Tillgänglighetsredogörelse kommer att uppdateras.

“Standardtext/ersättningstext” för POP-anknytningar som blivit inaktiva

Gäller webbdelen POP - Kontaktkort anknytning.

Om man konfigurerat webbdelen med en anknytning och anknytningen sedan blir "inaktiv" vid en uppdatering (t.ex. en prefekt slutar och ny prefekt börjar inte förrän senare) - då ska en standardtext visas i webbdelen istället för att det visas blankt.
Standardtexten är "Aktuell kontaktinformation för denna anknytning saknas för tillfället".

Förbättrad språkhantering av Banner-funktion

För att kunna hantera flerspråkighet.

Rättning av bugg lokala tillägg

Felsökning, utredning och rättning kring visning av lokala tillägg, svenska och engelska, som försvunnit för redaktörer.

Justering av webbdel för Blanketter

Redaktören ska ej kunna redigera originalblanketten från webbdelen.

Justering lokala tillägg

På sidor som innehåller lokala tillägg för både fakultet och institutioner, ska fakulteternas tillägg visas överst.

Rättning av språkhantering för webbdelar lokala tillägg.

Undermeny för Lokal information borttagen

Undermeny “Lokal information” för kommunikationsytor institution/enhet är nu borttagen.

Release 6 mars 2024

Bannerfunktion för Drift/Varningsmeddelanden

Funktion finns för att kunna lägga ut banner för Information/Driftstörning/Akutmeddelande på Medarbetarportalen. Funktionen hanteras via redaktörsroll och är behörighetsstyrd. Mer information kommer till berörda redaktörer (kommer vara ett fåtal som hanterar denna typ av information).

Blankettbibliotek

Nu finns det Blankettbibliotek för centralt administrerade blanketter, Blankettbibliotek för respektive Fakultet och för Gemensamma förvaltningen. OBS. Det kvarstår lite utveckling för optimal blanketthantering (kategorisering och filtreringsmöjligheter), men det går bra nu att ladda upp, kategorisera och lägga in blanketter på en webbsida. Läs mer om hur du laddar upp blanketter.

Bädda in filmer från GU Play

Innehåll från GU Play (https://play.gu.se kan nu bäddas in på alla centrala kommunikationswebbplatser och kommunikationsytor. Inbäddning sker med inbäddningskoden (det räcker inte med länk till en GU Play-film).

Designjusteringar

Startsidan har fått ett mer enhetligt utseende. Mina verktyg och Mina samarbetsytor ligger nu bredvid varandra.

Övriga designjusteringar

Webbdelar POP Organisation och Anknytning har justerats designmässigt.

Release 13 februari 2024

Justerad sökfunktion

När du söker görs nu en så kallad global sökning. Det innebär att, oavsett var du står (på sidor som tillhör Medarbetarportalen) och söker, visas sökresultat på samma sätt.

Exempel: Du får samma träffar om du söker på “friskvård” från startsidan som när du söker från t ex en fakultetssida.

Sökningar ger i dagsläget träff på innehåll i följande delar av MP:

• Centrala webbsidor (sidor under Megamenyn)

• Kommunikationsytor (fakulteter, institutioner, enheter och underliggande sektioner)

• Organisationsytor som du själv tillhör. Söker du däremot i en organisationsyta, ändras sökrutan till “Sök på den här webbplatsen”. Då söker du alltså inom din organisationsyta.

• Arbete pågår med att säkerställa sökning på nyheter

Sökning ska inte ge träff på: (fortsatt utvärdering och testning pågår här)

• Lokala tillägg

• Konfigurationsytor för webbplatser mm.

Automatisk uppdatering av Kontaktkort POP - anknytning

Nu finns en automatisk funktion som uppdaterar alla aktiva kontaktkort som finns på publicerade webbsidor.
Jobb körs dagligen. Det innebär att om uppgifter ändras i kontaktkortet för en person i kontaktkortet uppdateras webbdelen “MP-POP anknytning” automatiskt. Funktionen rensar även bort kontaktkort som inte längre används.

Automatisk uppdatering av POP - Kontaktkort - Organisation

Nu finns en automatisk funktion som uppdaterar alla aktiva kontaktkort för organisationer som finns på publicerade webbsidor.
Jobb körs dagligen. Det innebär att om uppgifter ändras i kontaktkortet för en organisation uppdateras webbdelen “MP-POP Kontaktkort organisation” automatiskt. Funktionen rensar även bort kontaktkort som inte längre används.

Blanketter

Nu finns en ny webbplats för Blanketter (Blankettbiblioteket) där du som redaktör kommer att kunna ladda upp olika typer av blanketter och kategorisera utifrån organisation, typ av blankett mm. På en webbsida kan du sen lägga in webbdelen “MP-Blanketter” och visa önskade blanketter.

OBS. Vi arbetar nu med att säkerställa flödet och rutinen för uppladdning av blanketter.

Bannerfunktion för varning- och driftmeddelanden

Möjlighet att kunna lägga upp banner längst upp på Medarbetarportalen för att visa information/driftstörningar/varningar. Funktion är implementerad i ett första steg, men kräver mer konfigurering innan den kan användas.

Release 23 januari 2024

Buggfix - navigering på sida

Det finns en “Uppåtpil” som kan användas för att besökare snabbt kunna navigera längst upp. Pil och bakgrund har på vissa sidor varit vit och därmed osynlig. Den ska ha en blå bakgrund med vit pil.

Buggfix: Administrativa chefer ska hittas i webbdel Kontaktkort anknytning

En rättning har gjorts så att alla administrativa chefer kan hittas och läggas i webbdelen “MP POP Kontaktkort anknytning”. OBS 2024-01-23: Det kommer ta nån dag eller ev. något mer innan denna ändring slår igenom på webben.

Justering av design, webbdel Webbinnehåll

Grafisk justering så att webbdelen som visar en sidas innehåll, inte får en annan färg än bakgrundsfärg som webbsidan har.

Justering av design - Lokalt innehåll

Justeringar av design utifrån UX-perspektiv samt övergripande design för hur lokala tillägg ska visas på centrala sidor.

Riktlinjer för hur man skapar länkar

Vi har uppdaterat riktlinjerna. En sammanfattande huvudregel: Alla länkar, såväl interna som externa länkar, ska öppnas i samma flik. Detta baserar sig på rekommendationerna från Digg – Myndigheten för digital förvaltning. Vi gör det också i syfte för att försöka skapa enhetlighet så långt det går.

OBS. Vi är medvetna om att Sharepoint inte fullt ut stöder detta, och ändå öppnar länkar i nya flikar (beror på vilket sätt som länken skapas). Vi arbetar på en lösning. Skapa länkar som öppnas i samma flik så långt det är möjligt.

Läs mer under Riktlinjer.

Skapa formulär

Att skapa formulär i nya Medarbetarportalen gör du via Sharepoints Forms. Vi har tagit fram en grundläggande instruktion för detta.

Se instruktion Formulär.

Release 19 december

Blå bakgrund med vit logotyp

Vi har sett över bakgrunden för toppmenyn så att den ser likadan ut för alla kommunikationsytor. Blå bakgrund med vit logotyp:

Kontaktkort för organisation

Möjlighet att lägga in webbdel ”MP-POP Kontaktkort för Organisation” och välja hur man vill att följande uppgifter ska visas:
E-post, Besöksadress, Postadress, Leveransadress
Vi kommer framöver justera designen på denna webbdel.

Ny design av Sidansvarig

Sidansvarig finns som en webbdel längst ned på en sida. Det är en ny design av denna webbdel, där besökaren kan fälla ut/ihop, och skicka synpunkter till Sidansvarig.

Uppdaterad design och förklaring av webbdelar

När man ska lägga in en Webbdel på en sida finns nu tydligare design med förklaringar på vad varje webbdel gör. Du kan via ett list-alternativ få förklaring för respektive webbdel:

Fastställd handlingar - uppdatering av funktionalitet och design

• Träd med organisationerna visas när redaktören klickar på etikettikonen vid fältet "Välj ansvarig enhet".

• Träd med handlingstyperna visas när redaktören klickar på etikettikonen vid fältet "Välj handlingstyp".

• Redaktören kan lägga till en rubrik i webbdelen

Uppdaterad Megameny

I samband med denna release har vi också uppdaterat megamenyn avseende struktur och fler länkar till publicerade webbsidor.

Arbetet med megamenyn kommer att fortlöpa även efter nyår, men detta är en första version skapad av Gemensamma förvaltningens redaktörer.

Release 7 november

Webbdel POP anknytning

Webbdelen POP anknytning möjliggör visning av kontaktuppgifter till specifika roller i en organisations ledning. Genom konfiguration av webbdelen väljs vilken roll som ska visas och inom vilken organisation, exempelvis vem som är prefekt på angiven institution.

Webbdelen behöver inte uppdateras vid byte av person eller ändring av information, utan uppdateras automatiskt. Webbdelen finns tillgänglig på alla kommunikationswebbplatser och kommunikationsytor.

Release 17 oktober

POP datamodell och initial datasynk

Teknisk funktionalitet som förbereder för inhämtning av data från POP. Användningsområde är kommande webbdelarna POP anknytning och POP organisation.

Release 26 september

Målgruppsanvändning på alla ORG-ytor

Målgruppsanvändning möjliggörs även på ORG-ytor, det går nu att målgruppsstyra nyheter och händelser som publiceras på ORG-ytorna för visning på startsidan för medarbetare med den organisationstillhörigheten. Händelselista skapad på de ORG-ytor som saknade en sedan tidigare, för att möjliggöra publicering av kalenderhändelser för de organisationer som vill använda funktionen framöver.

Schemaläggning för publicering

Aktivering av schemaläggning vid publicering av sidor och nyheter på alla webbplatser och ytor.

Uppdatering av sökfunktion för verktyg

Sökfunktionen för verktyg har uppdaterats för att även ge träff på beskrivningen av verktyget, inte bara verktygets namn. Sökfunktionen finns på startsidan för kommunikationswebbplatsen Verktyg.

Korrekta navigeringslänkar under Min organisation

Länkarna under Min anställning > Min organisation i megamenyn är nu uppdaterade och målgruppsstyrda, visar nu de organisationer medarbetaren är knuten till.

Bannerfunktion

Funktion för att visa en banner längst upp på alla sidor på Medarbetarportalen, en så kallad sitewide alert. Bannern används vid krissituationer, driftstörningar eller planerat driftunderhåll. Kan endast administreras av huvudredaktör för Medarbetarportalen.

Webbdel fastställda handlingar

Webbdelen Fastställda handlingar möjliggör visning av fastställda dokument på en webbsida utifrån ett antal filtreringsalternativ som redaktören anger. Webbdelen finns tillgänglig på alla kommunikationswebbplatser och kommunikationsytor.