Blanketter

Owned by Robert Svensson
Last updated: Jul 02, 2024 by Ella Gruenberg
5 min read

Blanketter är generella dokument avsedda för medarbetare där användaren förväntas fylla i eller komplettera informationen. Sammanfattningsvis publicerar du en blankett i tre steg:

  1. Förbered blanketten

  2. Ladda upp och kategorisera blanketten

  3. Lägg in blanketten på webbsida via webbdelen.

Det finns Blankettbibliotek för centralt administrerade blanketter, Blankettbibliotek för respektive Fakultet och för Gemensamma förvaltningen.

Det är viktigt att alla blanketter hanteras via Blankettbiblioteket på Medarbetarportalen och tillgängliggörs via webbdelen Blanketter. Inga blanketter får länkas eller tillgängliggöras på annat sätt än via dessa funktioner.

Förberedelser

Innan du laddar upp en blankett till Blankettbiblioteket:

  • Döp blanketten till ett lämpligt namn, som beskriver blanketten.
    Till exempel “Reseräkning inrikes”, “ Ansvarsförbindelse för användning av Göteborgs universitets IT-resurser”

  • Om blanketten är ett Word/Excel/Powerpoint-dokument, rensa bort så kallad meta-data i dokumentet först. Metadata är personlig information om dokumentet, till exempel författare.

  • Om blanketten är en Pdf, behövs ingen rensning av metadata.

Om du jobbar med Mac och behöver hjälp med att rensa meta-data får du i nuläget be en kollega som har PC att hjälpa dig.


Instruktion rensa bort Meta-data (gäller Word/Excel/Powerpoint)

Öppna Word-filen lokalt på din dator

Klicka på “Arkiv”. Klicka sen på “Info”, sen “Kontrollera dokument” (eller “arbetsbok” om det är Excel) och därefter “Kontrollera dokument”.

image-20240222-145748.png

 

Låt förkryssade rutor vara ikryssade. Klicka på “Kontrollera” och sen “Ta bort alla” i sektionen.

image-20240222-150157.png

Klicka därefter på “Stäng”.

Om filen är i äldre Office-format, kan du behöva konvertera till senaste version.

Så laddar du upp blanketter och tillgängliggör dem på Medarbetarportalen

  1. Ladda upp blanketten genom att först gå till ett blankettbibliotek:
    Centrala blanketter under Stöd och Service
    Blankettbibliotek Gemensamma förvaltningen
    Blankettbibliotek Handelshögskolan
    Blankettbibliotek Humanistiska fakulteten
    Blankettbibliotek IT-fakulteteten
    Blankettbibliotek Konstnärliga fakulteten
    Blankettbibliotek Naturvetenskapliga fakulteten
    Blankettbibliotek Sahlgrenska akademin
    Blankettbibliotek Samhällsvetenskapliga fakulteten
    Blankettbibliotek Utbildningsvetenskapliga fakulteten
    Blankettbibliotek Universitetsbiblioteket

    Alla blanketter är samlade på en och samma sida i varje Blankettbibliotek. Det går att filtrera och ändra listningsordningen för blanketterna på olika sätt.

  2. Välj Ladda upp - Filer, och välj sen den fil du vill ladda upp. Om du inte ser knappen Ladda upp, kontakta mp@gu.se.


    Blanketten syns nu med filnamnet i Blankettbiblioteket:

     

  3. Nu ska du kategorisera blanketten så att den sen kan filtreras ut och visas på en webbsida. Klicka på de tre punkterna och välj “Information”. Följande fält finns för kategorisering:

    1. Namn: Namnet på filen. Det går att ändra filnamnet.

    2. Rubrik: Om du inte fyller en rubrik visas blanketten med dess filnamn. Om du sätter en rubrik, kommer blanketten att visas med rubrikens namn.

    3. Typ av blankett (välj mellan ett antal huvudkategorier)

    4. Organisation

    5. Beskrivning av blanketten.

    6. Fyll i “Företagsnyckelord” vid behov. Tips! Har du flera blanketter som är taggade med samma organisationsenhet och blankettyp, men bara vill visa upp en blankett på din webbsida ? Då kan du använda fältet “Företagsnyckelord” för att ge blanketten en unik taggning som du sen kan filtrera på (se vidare punkt 4-5)

       

       

  1. Gå till den webbsida där du vill visa upp blanketten/blanketterna.
    Lägg till webbdelen “MP-Blanketter”:

    Blanketten/blanketterna syns i webbdelen.

     

  2. Filtrera på vilka blanketter som ska visas i webbdelen.

     

  3. Publicera sidan.
    En besökare till webbsidan kan nu spara/ladda ner blanketten till dator, alternativt skriva ut den på papper. Hur man sparar ner beror både på vilken webbläsare man använder. Ett tips är markera blanketten, högerklicka och Välja “Spara länk/fil som …”.


Uppdatera blanketter

När du uppdaterar blanketter som har lagts upp i webbdelen (“MP Blanketter”) kan det i vissa fall förekomma störningar i informationen om blanketten, exempelvis att företagsnyckelordet eller titeln försvinner. Detta gäller särskilt för Word eller Exceldokument. Dubbelkolla därför gärna att allt står rätt till (och fyll i/ändra om det inte gör det) när en blankett har uppdaterats.

Att lägga upp blanketter i PDF-format är att rekommendera, då vi märkt att informationen om dem inte störs lika lätt när de uppdateras. Om du har exakt samma namn på den uppdaterade blanketten får du en fråga om du vill ersätta originalfilen eller ha kvar båda filerna med olika namn, välj det alternativ som känns bäst.