FAQ

Här sammanställs vissa av de frågor som inkommit till projektet under arbetets gång. Sidan uppdateras regelbundet i takt med att nya frågor kommer in som kan beröra många som arbetar med nya Medarbetarportalen.

Kalender
Kanaler
Menyer
Målgrupper
Nyheter
Språk
Sök
Tillgänglighet
Utrullning
Ytor
Schemaläggning
Kopiera/duplicera sidor
Notiser
Backup/säkerhetskopiering på Sharepoint
Övrigt

Kanaler

FRÅGA: Vår organisation har idag många sidor som behöver nås av externa parter som inte kommer ha x-konto och kan därmed inte logga in på Medarbetarportalen. Vad har ni för förslag på hur vi på bästa sätt löser detta?

SVAR: Informationen behöver placeras på en annan yta. Rekommendation på yta beror på vad för typ av behov ni vill tillgodose. Alternativen som finns är exempelvis externwebben, Studentportalen, en hotellsajt eller öppen samarbetsyta.

På nuvarande medarbetarportal finns information om hotellsajter.

Målgrupper

FRÅGA: Som administratör och även som chef har man ibland behov av att se information till olika målgrupper som man själv inte tillhör. Hur hittar man den informationen?

SVAR: Via sökfunktionen eller så använder man megamenyn om informationen är synlig där.

FRÅGA: Vilka målgrupper tänker ni er att information ska riktas mot förutom chef och utifrån organisatorisk tillhörighet?

SVAR: Endast de rollerna avses till en början men teknik finns för att släppa på fler målgrupper.

FRÅGA: Hur gör jag så att jag ser fler institutioners nyheter på min kommunikationsyta?

SVAR: Läs den här instruktionen

Kalender

FRÅGA: Kan man tagga vilken slags kalenderuppgifter man vill ha i sitt personliga flöde?

SVAR: Nej, i nuläget finns ingen möjlighet till taggning av händelser.

FRÅGA: Är det bara interna evenemang som syns i kalendern? Ofta vill man puffa för event som även är öppna för externa besökare.

SVAR: Det är endast personer med x-konto som kan läsa den interna GU-kalendern, samt kalender för institution/fakultet. Om det är ett externt event behövs det även publiceras på exempelvis externwebben och länkas.

FRÅGA: Vilka roller kommer att kunna lägga till kalenderposter?
SVAR: Det beror på vilken yta som avses. På KOM-ytor lägger redaktörer upp kalenderhändelser. På ORG-ytor beror det på vem som arbetar med den.

FRÅGA: Hämtas kalenderinnehåll från externwebben eller är det en ny kalender som ska uppdateras separat?
SVAR: Inga kalenderhändelser hämtas från http://gu.se utan de läggs upp separat i Medarbetarportalen.

Ytor

FRÅGA: Kan information på en webbsida låsas så att enbart anställda inom enheten (fakultet eller institution) kan läsa?

SVAR: Nej, de enda låsta ytorna är ORG-ytorna.

FRÅGA: Är fakultetens ORG-yta bara tillgänglig för de som har sin anställning på själva fakultetsnivån, eller även för de som hör till organisationer "under" fakulteten?

SVAR: Endast tillgänglig för medlemmar inom den egna organisationen.

FRÅGA: Vad för typ av information kommer att synas i webbdelen “Mina nyheter” på startsidan? Kommer medarbetare exempelvis bli varse om att en webbsida uppdateras?

SVAR: Endast nyheter kommer att synas på startsidan, som “sugs upp” från institutioners och fakulteters (och motsvarande) KOM + ORG-ytor.

Tillgänglighet

FRÅGA: Hur fungerar nya Medarbetarportalen med stödprogram för funktionsnedsatta?

SVAR: Medarbetarportalen kommer testas så att den är så tillgänglighetsanpassad som möjligt utifrån Sharepoint standard enligt gängse regler och rekommendationer.

FRÅGA: Varför är Medarbetarportalen bakom inloggning?

SVAR: Det finns flera anledningar, bland annat så möjliggör inloggning att information kan målgruppsstyras och personaliseras.

Menyer

FRÅGA: Kommer megamenyn i Medarbetarportalen fungera på liknande sätt som Studentportalens motsvarighet med central information och sedan lokal information som fakulteter + institutioner lägger till?

SVAR: Det som ligger i megameny kommer till stor del vara central information med lokala tillägg.

FRÅGA: Kommer det att finnas möjlighet till menyer även på en enhets kommunikationsyta?

SVAR: Det kommer gå att skapa olika typer av navigeringselement med länklistor.

Språk

FRÅGA: Hur kommer det att fungera med spegling av svenska-engelska sidor?

SVAR: Det kommer finnas stöd för medarbetare att ta till sig information på båda språk förutsatt att informationen är översatt.

FRÅGA: Är det ok att bygga upp MP i huvudsak på engelska?

SVAR: Allt innehåll bör finnas på både svenska och engelska.

Utrullning

FRÅGA: Kommer alla medarbetare kunna se nya MP under tiden som vi bygger upp den? fram till den 8 april?

SVAR: Ja, via inloggning.

FRÅGA: Vilken tidsplan finns för centralt innehåll – när vet man vilken central info som är på plats som det kan göras tillägg på?

SVAR: Central information ligger före i tidplanen för att ge tid för lokala redaktörer att jobba med sina tillägg när central information väl är på plats. All central information kommer dock inte vara på plats när lokala redaktörer börjar jobba.

Sök

FRÅGA: Kommer sökfunktionen vara ett "supersök", det vill säga sök bland centrala sidor, lokala tillägg, egna dokument, samarbetsytor, info för medarbetare, info för chefer, med mera. Eller går sökfunktionen att målgruppsanpassa/styra mer?

SVAR: Söket kommer kunna styras/filtreras. Exakt hur – på vilken nivå och med vilka filter – kommer projektet återkomma kring.

Nyheter

FRÅGA: Hämtas nyheterna från http://gu.se eller skriver man in nyheter direkt på Medarbetarportalen?

SVAR: Nyheter skrivs direkt i Medarbetarportalen av de redaktörer som har behörighet.

FRÅGA: Kan man välja att få nyheter/information från andra institutioner än de som tillhör min fakultet?

SVAR: Nej, ingen information visas på Medarbetarportalen startsida från andra organisationer än de du tillhör. Men informationen är öppen att läsa på respektive organisations KOM-yta.

Schemaläggning

FRÅGA: Kan jag schemalägga sidor i nya medarbetarportalen?

SVAR: Schemaläggning fungerar på sidor (webbplatssidor) och nyheter men inte på landningssidor för institutioner/fakulteter eller för händelser. För att schemalägga enskilda sidor eller nyheter behöver man slå på schemaläggningsfunktionen genom att gå in i redigeringsläge, välja sidinformation och sedan slå på schemaläggningen. Därefter kan man välja datum och tid för när sidan eller nyheten ska publiceras. Se bilder nedan.

Om man vill få en överblick över vad som är schemalagt kan man lägga till en kolumn som tydliggör detta. För att göra det går du in på inställningar (kugghjulet) → webbplatsinnehåll → webbplatssidor. Välj sedan Lägg till kolumn, Visa/dölj kolumner och sedan Startdatum för publicering. Nu ska du kunna se ett datum och tid för antingen när sidan är publicerad eller när den är schemalagd att publiceras (se bifogad bild).

När du är inne på webbplatssidor, välj Lägg till kolumn → Visa/dölj kolumner och leta till sist upp Startdatum för publicering. Scrolla upp igen och tryck på Använd.

Kopiera/duplicera sidor

FRÅGA: Kan jag göra en kopia av en sida jag skapat?

SVAR: Ja, du kan göra en kopia av en sida du skapat där du kan ändra innehållet i den kopierade sidan utan att detta förändrar originalet. För att kopiera/duplicera sidor går du in på Inställningar, välj Webbplatsinnehåll → leta upp sidan du vill kopiera i listan → tryck på symbolen med de tre prickarna → välj Kopiera till och tryck sedan på Kopiera hit. Nu ska du ha fått en kopia av sidan som ligger under den ursprungliga sidan. De som är kopior får en siffra efter sig i sitt namn (exempelvis test2.aspx)

Notiser

FRÅGA: Jag får ofta notiser från Sharepoint i min mejl. Oftast handlar dem om att en sida blivit översatt eller att någon har gillat/sparat min sida. Hur får jag bort dessa?

SVAR: Du kan justera vilka notiser du får genom att trycka på Sharepoint i den övre menyn på medarbetarportalen. OBS! Här är det viktigt att du trycker just på Sharepoint-rubriken och inte någon annanstans i den svarta kolumnen (se bild nedan).

När du kommit rätt ser sidan ut ungefär så här.

Väl inne på Sharepointsidan väljer du inställningar i högra hörnet (kugghjulet) → Inställningar för e-postaviseringar. Välj vilka notiser som ska vara av eller på.

Backup/säkerhetskopiering

FRÅGA: Hur ser det ut med backup för innehållet i Medarbetarportalen? Borde vi själva ha någon form av backup på vårt innehåll?

SVAR: Vi i medarbetarportalsprojektet äger ingen generell säkerhetskopiering för hela MP, då man i så fall kontaktar Microsoft för att återställa materialet. För att materialet i Sharepoint ska försvinna så ska det ha gått väldigt långt. Detta för att det ofta rör sig om saknade sidor eller saker som har råkat raderas, se gärna längre ner på denna sida för instruktioner hur du gör i första läget. Om du inte hittar din sida under webbplatsinnehåll finns en annan papperskorg som samlar material från 93 dagar tillbaka, samt en papperskorg till under den ifall man råkar radera från papperskorgen. Man når även tidigare material genom versionshistoriken på olika sidor. Våra webbutvecklare har behörighet att leta upp sidor som tycks vara helt försvunna: kontakta därför oss på mp@gu.se om du inte kan hitta dina sidor.

Övrigt

FRÅGA: Kommer nya Medarbetarportalen bli en obligatorisk startsida i webbläsare för medarbetare?

SVAR: Nej, inte obligatorisk startsida och du måste heller inte börja på Medarbetarportalens startsida när du loggar in. Som medarbetare kan du logga in till särskilda sidor som du exempelvis sparat bland dina favoriter.