Koncept och grundfunktionalitet

Medarbetarportalen är primär kanal för intern universitetsgemensam och lokal information för medarbetare. Medarbetarportalen är byggd i Sharepoint som är en del av Microsoft Office 365 och samma system som Samarbetsverktyget. Medarbetarportalen använder i största möjliga mån Sharepoint standardfunktionalitet. Vid behov utvecklas egenutvecklade funktioner och webbdelar.

Medarbetarportalen är bakom inloggning och det innebär att informationen kan målgruppsstyras och personaliseras. Genom att arbeta med central och lokal information på en och samma webbsida kan du som redaktör undvika dubblering av information.

Ytor och webbplatser

Medarbetarportalen är huvudsakligen uppbyggd av tre typer av behållare där redaktörer arbetar inom:

• Kommunikationsyta

• Kommunikationswebbplats

• Organisationsyta

Kommunikationsyta

• Alla fakulteter, institutioner, enheter och underliggande sektioner har en egen kommunikationsyta.

• Exempel på innehåll är information om den egna organisationen, kontaktuppgifter till chefer, fastställda dokument, lokala tillägg, samt nyheter och kalenderhändelser. Informationen på en KOM-yta kan vara relativt enkel och statisk utan att behövas uppdateras regelbundet.

• Alla medarbetare som har ett x-konto kan ta del av innehållet på en kommunikationsyta.

• Som redaktör har du åtkomst att redigera sidor för den fakultet och underliggande institutioner du tillhör. Alternativt aktuell enhet och underliggande sektioner. Nationella enheter, PIL, ASK och UB har åtkomst till sin egen yta.

Kommunikationswebbplats

Medarbetarportalen består av sex kommunikationswebbplatser:

• Min anställning

• Stöd och service

• Utbildning och forskning

• Organisation och styrning

• Aktuellt

• Verktyg

Open

• Informationen under dessa webbplatser är öppen för alla med ett x-konto, men det kan även ligga inbäddad information som är kopplad till din organisatoriska hemvist, genom så kallade lokala tillägg. Dessa sidor, som har information från både gemensamma förvaltningen och den egna organisationen, bor alltså på en kommunikationswebbplats.

• Alla redaktörer vid gemensamma förvaltningen, PIL, ASK och UB har behörighet till kommunikationswebbplatserna Min anställning, Stöd och service, Utbildning och Forskning samt Organisation och styrning.

Organisationsyta

• Organisationsytorna tillhör Samarbetsverktyget även om de också är en del av Medarbetarportalen. När en nyhet eller kalenderhändelse publiceras på en organisationsyta och taggas med målgrupp syns den för medarbetaren på Medarbetarportalens startsida. På så sätt hör organisationsytan ihop med Medarbetarportalen.

• Ytorna är låsta för den egna organisationen och endast personer med en koppling till organisationen kommer åt informationen.

• Organisationsytorna omfattas inte av Medarbetarportalens redaktörsorganisation då arbetssätt och tillämpning av ytan helt styrs utifrån hur varje organisation arbetar med den idag.

• Exempel på information som bor här är arbetsdokument och lokala rutiner, eller annat som endast ska vara synligt för den egna personalen.

Målgruppsstyrning

• Målgruppsstyrning används för att rikta information och göra den synlig för utvalda målgrupper.

• Målgrupper är utifrån organisatorisk tillhörighet – exempelvis Juridiska institutionen, Ekonomienheten, Humanistiska fakulteten. Målgrupp kan också vara chefer.

• Målgruppsstyrning innebär att redaktörer taggar information med målgrupp så att medarbetare t ex kan se målgruppsstyrd information på startsidan. Exempel på målgruppsstyrd information är nyheter och kalenderhändelser.

Central och lokal information

För att undvika att samma information finns på flera webbsidor (dubbelpublicering) är Medarbetarportalen uppbyggd med central och lokal information. Den lokala information är målgruppsanpassad och kompletterar den centrala informationen. Ett ämne (t ex “resor”) knyter samman den centrala och lokala informationen, så att samlad information visas på en webbsida.

Redaktörer på Gemensamma Förvaltningen ansvarar för den centrala informationen och redaktörer på fakultet/institution ansvarar för de lokala tilläggen.

Exempel på central information om resor som kompletteras med lokal information, i detta fall till målgruppen Kommunikationsenheten:

Open

Megameny

Megamenyn är en navigeringsmeny som visas på alla ytor som utgör Medarbetarportalen. Menyn innehåller länkar och ingångar till en stor del av Gemensamma förvaltningens innehåll på Medarbetarportalen.

Menyn består främst av navigeringslänkar som visas för alla medarbetare, men även av målgruppsstyrda länkar, dvs. navigeringslänkar som endast visas utifrån organisation.