Landningssidor för organisation (kommunikationsytor)

En del i nya Medarbetarportalen är de lokala kommunikationsytorna för fakultet och institution. Där kan lokala redaktörer skapa innehåll kopplat till den egna organisationen. Landningssidorna för dessa kommunikationsytor skapades när Samarbetsverktyget lanserades och då de är befintliga sidor kan vi inte använda mallar på dessa sidor. För att de ändå ska upplevas som enhetliga för en besökare har vi rekommendationer för hur sidorna ska se ut och vilka webbdelar de ska innehålla. Bygg din sida utifrån dessa rekommendationer.

Om du behöver hjälp, hör av dig till mp@gu.se.

Även Gemensamma förvaltningen med underliggande enheter samt vissa andra organisatoriska enheter har egna kommunikationsytor. För dessa räcker det oftast med viss statisk information, till exempel webbdelarna POP Organisation och POP anknytning samt Fastställda handlingar.

Börja med att ta bort det befintliga innehållet på landningssidan

Det finns en kopia av den ursprungliga landningssidan i sidbiblioteket (Webbplatsinnehåll > Webbplatssidor), med namnet Samarbetsytor. Ta bort hela avsnittet genom att klicka någonstans i avsnittet och sedan på papperskorgen till vänster:

Lägg till rätt layout på sidan

Sidan ska ha ett bredare utrymme till vänster och en spalt med grå bakgrund till höger. Skapa därför ett nytt avsnitt och välj alternativet lodrätt avsnitt.

Redigera avsnittet genom att klicka på det och välj den grå bakgrunden (neutral) under skuggning av avsnittsbakgrund.

Webbdelar i det bredare utrymmet till vänster

Här finns instruktioner för hur du lägger till webbdelarna som ska finnas i det bredare utrymmet till vänster.

Lägg till ett nyhetsflöde

Längst upp på sidan skapar du ett nyhetsflöde med webbdelen nyheter. På fakultetsnivå eller motsvarande kommer webbdelen även att visa nyheter från underliggande organisationer.

Skriv in rubriken Nyheter från [fakultetens namn] och tillhörande institutioner i webbdelens rubrikfält.

Lägg till kontaktinformation POP organisation

Under nyhetsflödet ska en webbdel som visar kontaktinformation för organisationen placeras. Denna webbdel hämtar data direkt från POP och behöver inte administreras av en redaktör.

Webbdelen är fortfarande under utveckling. Information om uppdateringar sker löpande.

Lägg till genvägar till institutioner (OM det är en kommunikationsyta för en fakultet)

Längre ner på fakultetens landningssida lägger du till webbdelen webbplatser. Redigera sedan webbdelen och välj alternativet markera webbplatser. Bocka i alla utom fakulteten. Välj det layoutalternativ som kallas komprimerat.

Lägg till ett kalendarium

Längre ner på sidan lägger du till webbdelen händelser. För fakultet (eller motsvarande organisatoriska nivå) ska källa vara alla webbplatser i navet – då visas även händelser från underliggande organisationer. För institution (eller motsvarande organistoriska nivå) är källan händelselista på den här webbplatsen.

Denna webbdel kan utelämnas om er organisation inte använder Sharepoints funktionalitet för händelser.

Webbdelar i högerspalten

Här finns instruktioner för hur du lägger till webbdelarna som ska finnas i högerspalten.

Lägg till fastställda handlingar

Längst upp i högerspalten placerar du webbdelen fastställda handlingar (MP-FastställdaHandlingar). I den kan du filtrera ut fastställda handlingar publicerade i Samarbetsverktyget och visa upp i Medarbetarportalen. Exempelvis kan du välja att visa senaste dekan- eller prefektbeslut.

Lägg till kontaktinformation POP anknytning

Under fastställda handlingar ska webbdelen POP anknytning (MP-POP-Anknytning) läggas till. Den visar kontaktinformation utifrån anknytning. Det kan till exempel vara dekan, prefekt, kanslichef eller administrativ chef på en angiven organisation. Denna webbdel hämtar data direkt ifrån POP utifrån en utpekad anknytning och behöver inte administreras av en redaktör efter den initiala konfigurationen. När en uppdatering görs i POP kommer ändringen automatiskt att hämtas in i webbdelen.

Tips! Om du inte får träff på din anknytning kan du testa att ändra Organisation. Roller ligger olika inom GU och det kan försvåra urvalet. Exempelvis finner man anknytningen dekan på både fakultet, fakultetsstyrelse och fakultetskansli.

Lägg till genvägar

Nedanför kontaktrutan lägger du webbdelen snabblänkar. Från den länkar du till andra sidor inom den egna organisationens kommunikationsyta som medarbetare behöver kunna hitta till på ett enkelt sätt.

Välj layoutalternativ knapp, utan ikoner och med kontur, för dina genvägar som leder till andra sidor på medarbetarportalen. Om du har länkar som leder externt ska snabblänken ha layoutalternativ knapp, ikon till vänster och med kontur. Sök på extern och välj ikonen med en pil som visar att man lämnar sidan.

Du kan fylla på med det antal länkar du behöver, men tänk på att de ska vara relevanta för medarbetaren och att det lätt kan upplevas som rörigt med väldigt många länkar. Max åtta länkar är därför en lämplig övre gräns.

När du är klar med alla steg bör din kommunikationsyta se ut ungefär så här

Utöver de angivna webbdelarna går det förstås att lägga till ytterligare webbdelar vid behov. Tänk då på att inte frångå rekommendationen ovan utan lägga till innehåll nedanför dessa webbdelar – landningssidorna vänder sig inte enbart till de egna medarbetarna utan alla medarbetare på GU kan besöka kommunikationsytorna. För att användarupplevelsen ska bli så bra som möjligt är det därför viktigt att landningssidorna ser så enhetliga ut som möjligt.