Formulär

På den här sidan finns information om hur du via Microsoft Forms skapar ett formulär som du sedan kan länka till och/eller bädda in i Sharepoint. Formulären som skapas i Microsoft Forms kan kopplas till Sharepoint via webbdelen som heter Microsoft forms.

Att tänka på

Formulär som behöver vara öppna för externa målgrupper

Den 30 juni stängdes Infoglue för gott. De verksamheter som använde GUs ”formulär-webb” (forms.gu.se ) i Infoglue kommer därför behöva placera sina formulär någon annanstans.

Arbetet pågår med att förbereda för formulär i Drupal. Ambitionen är att ta fram en lösning som är hållbar över tid, datasäker och kan skicka inkomna svar till en rad olika mottagande system efter behov.

Detta kommer dock inte vara på plats till den 30 juni. Rekommendationen är därför att använda Sharepoint-lösningen Microsoft Forms för formulär under tiden.

Microsoft Forms-formulär kan skapas av alla med ett x-konto och går att göra externt åtkomliga.

Vi på webbförvaltningen på KE återkommer med uppdateringar i frågan gällande formulär i Drupal under hösten så fort vi vet mer om hur det hela kommer att fungera i praktiken.

Koppla formulär till funktionsmejl

Vill du kunna koppla svaren till en funktionsmejl och inte din egen mejladress, behöver man använda ett så kallat Flöde (det heter Power Automate i Sharepoint). där du kopplar på en specifik mejladress och kan även styra hur innehållet i ett anpassat mejl ser ut. Har du behov av detta, så mejla till mp@gu.se. Ange vilken funktionsmejladress svaren ska gå till.

Koppla formulär till STIG

Vill du koppla formuläret till STIG behöver du också koppla det till ett Flöde i Sharepoint. Kontakta mp@gu.se så kopplar vi ihop formuläret med STIG. Detta är en aktivitet som sker gemensamt med STIG-förvaltningen.

Ska bifogade filer kunna skickas till STIG, följ nedan instruktion.

För att bifogade filer i ett formulär ska kunna skickas till STIG behöver det centrala tjänstekontot ”GU_Medarbetarportal”, som används för Flöden, behörighet i den grupp/samarbetsyta där gruppformuläret med de bifogade filerna ligger.

OBS. Denna konfiguration ger tjänstekontot åtkomst till samarbetsytan i SharePoint, men det delas inte ut åtkomst till ev. Teams-chattar i samarbetsytan.

Steg 1: Navigera till landningssidan för den samarbetsyta/grupp det gäller

Exempel på landningssida där formuläret bor.

Steg 2: Navigera till behörighetsinställningar

Klicka på kugghjulet och sedan på “Webbplatsbehörigheter”:

Navigering till webbplatsbehörigheter.

Klicka sedan på “Inställningar för avancerade behörigheter”. OBS. Ser du inte denna inställning, vänd dig till ägaren av gruppen/samarbetsytan.

Steg 3: Lägg till tjänstekontot i gruppen för medlemmar

Klicka på den grupp som heter “Medlemmar på <samarbetsytans namn>”, se exempelbild nedan:

Klicka på “Nytt” - “Lägg till användare” för att lägga till en användare i gruppen:

Ange namn på tjänstekontot (GU_Medarbetarportal) och kryssa ur rutan “Skicka en e-postinbjudan”. Därefter klicka på “Dela” för att slutföra tilldelningen:

Förberedelser - skapa formulär

I Sharepoint kan man skapa ett privat formulär eller ett gruppformulär. Det är lämpligast med ett gruppformulär. Då undviker vi personberoende och att formulärdata kopplas till enskild individ.

Formulärtyp: Privat formulär

Ett privat formulär är ett Forms-formulär som har skapats av en enskild användare, där denne är ägare av formuläret.

Data och eventuella bilagor som laddas upp till ett sådant formulär kommer att lagras i användarens OneDrive.

Excelfil med alla svar skapas i mappen Mina filer på din personliga OneDrive.
Ev. bifogade filer läggs Mina Filer/Appar/Microsoft Forms/Namn på formulär/namn på fråga för bifogade filer.

Formulärtyp: Gruppformulär (rekommenderas)

Ett gruppformulär är ett Forms-formulär som har delats med en Microsoft 365-grupp (t.ex. en samarbetsyta eller organisationsyta med Teams).

Data och eventuella bilagor som laddas upp till ett sådant formulär kommer att lagras i dokumentbiblioteket för gruppens samarbetsyta (istället för i OneDrive för den användare som skapade formuläret). Data som skapas är en excelfil med alla svar. Excelfilen fylls löpande på med nya svar.

Excelfilen skapas under mappen Dokument i en organisationsyta.
Eventuella bifogade filer läggs upp i mappen Dokument/Appar/Microsoft Forms/namnet på formuläret/namnet på frågan där de bifogade filerna läggs till.

För att dela ett formulär (som initialt skapade som privat) med en grupp kan man utgå från landningssidan i Forms och välja “Flytta till en grupp”:

Formuläret kommer därefter att vara delat med alla medlemmar av gruppen, och kan således också redigeras av gruppens alla medlemmar.

Det går också att via Forms skapa formuläret direkt i gruppen, genom att från landningssidan i Forms välja önskad grupp och där klicka på “Nytt gruppformulär”:

Det finns alltså olika vägar att skapa ett formulär:

Via Medarbetarportalen (längst upp till vänster, du letar fram Forms under Appar)
Direkt från en Teamsgrupp. Klicka på Appar i vänstermeny och leta fram Forms.
Går du till startsidan för Forms, Microsoft Forms - Free tool to create online surveys, forms, polls, and quizzes kommer du se alla formulär, både privata formulär som du gjort och formulär som ligger i grupper. Här kan du också skapa ett nytt formulär, eller flytta ett privat formulär till en grupp.

Instruktion skapa formulär

Skapa ditt formulär. Privat eller gruppformulär, se ovan beskrivningar.
Läs Microsofts egna instruktioner om du behöver hjälp med att skapa ditt formulär.
Översätt formuläret till engelska vid behov.

Klicka sen på det nya språket för att börja redigera den engelska sidan.

När formuläret är publicerat på en webbsida kan du enkelt växla mellan språken:

När du är klar med ditt formulär, välj inställningar i sidans högra kant.

Nu kan du välja vem som ska kunna svara på ditt formulär. Rekommendationen är personer inom GU, men om externa målgrupper behöver kommer åt formuläret, välj då “Alla kan svara”. OBS. Bifogade filer kan inte användas om formuläret är öppet för externa målgrupper.

Om du som formulär-ägare vill ha ett “standardsvar” från Microsoft varje gång någon har fyllt i och skickat ett formulär: Kryssa i alternativet få e-postavisering om varje svar.

Annars kan du själv gå in i ditt formulär i redigeringsläget för att se svaren, och även få en excel-fil med alla inkommande svar.

Om du vill att den som fyller i formuläret ska kunna välja om hen vill ha ett e-postkvitto. Gå in på Inställningar och markera rutan enligt nedan. Då får den som fyller i formuläret en fråga innan hen skickar in.

OBS! E-post-kopior kan också göras med Sharepoints Flödesfunktion. Se informationsrutan längst upp i denna instruktion.

Om du vill dela formuläret med andra personer i din organisation, välj de tre punkterna till höger och sedan samarbeta eller duplicera. Lägg till de medarbetare du vill ska kunna redigera formuläret.

Tryck på samla in svar i sidans högra kant. Tryck sedan på kopiera länk.

Om formuläret är ett öppet formulär där externa målgrupper ska svara, använd länken på din externa yta och länka till formuläret.
Annars, gå till Medarbetarportalen i Sharepoint. Du kan nu antingen välja att skapa en länk till formuläret från din sida, eller bädda in formuläret direkt på sidan. För det senare alternativet, välj redigera, tryck på “+” i det avsnittet du vill ha formuläret och välj webbdelen Microsoft Forms. Kom ihåg att vilken yta du placerar formuläret på styr vilka som kan se resultatet senare.

Välj lägg till befintligt formulär.

I rutan som dyker upp, klistra in länken till formuläret i webbadress för formulär. Tryck ok.

Nu ska ditt formulär dyka upp på sidan.

10. När någon fyller i ditt formulär får du som standard ett mejl från Microsoft. (Såvida du inte ställt in att du inte vill ha dessa svar, se punkt 4 i denna instruktion).
I mejlet, tryck på view the results för att komma till svaren. Du kan också då få svaren i en Excel-fil.