Menystruktur för utbytesstudier

Utbytesstudier presenteras redaktionellt på gemensamma informationssidor under Internationella möjligheter > Utbytesstudier.

Utbytesstudier
- Vart du kan åka (information per ämne)
  - Världsdel X (geografisk plats)
  - Världsdel Y (geografisk plats)
  - Och så vidare
- Ansökan
- Antagen
- Hemkomst

Informera för fakultet och institution

Alla sidor om utbytesstudier är gemensamma informationssidor. Den universitetsgemensamma informationen hanteras av medarbetare vid International Centre. Vem eller vilka på fakultet och institution som ska publicera information om utbytesstudier beslutar ni själva. Hur studenterna möjligheter för, och arbetet med, utbytesstudier ser ut skiljer sig stort över universitetet.

Fakultet eller institution?

Ibland kan det uppstå gråzoner kring om information ska ligga i fakultetens lokala innehåll eller institutionens. Om studenter vid tre av fem institutioner på en fakultet berörs av ett avtal, hur gör vi då? Om det bara är två institutioner då?

Tumregeln här är att hitta minsta gemensamma nämnare, och undvika dubbelpublicering. Om ett avtal ligger på institutionsnivå så faller det sig naturligt att informationen hamnar i institutionens lokala innehåll. Men är det fler institutioner som berörs, under samma fakultet, så bör innehållet hamna i fakultetens lokala innehåll. Med hjälp av rubriknivåer och andra redaktionella avdelare går det fint att dela upp texten så att det blir tydligt för studenterna vilken information som är relevant för just dem.

Placering av olika information sida för sida

Innehåller övergripande och initial information om:

Vad utbytesstudier är
Hur det går till att söka
Vad som åligger studenten som vill åka utomlands.

Komplettera med lokal information om sådant som enbart gäller för studenterna på just din fakultet eller institution.

“Jag studerar ämne X på institution Y, vilka utbytesmöjligheter finns då för mig?”

På sidan Vart du kan åka på utbytesstudier finns först universitetsgemensam information om hur avtal på GU fungerar och att det är viktigt att man som student tar reda på exakt vad som gäller.

På sidans lokala innehåll rekommenderas ni att:

Presentera en komplett lista över alla egna avtal som finns.
Om info sker på fakultetsnivå bör ni även säkerställa att ämne framgår per avtal.
Varje rad i denna lista ska vara en länk, inget mer. Länkarna leder till mer information, antingen i Mobility Online, eller på någon av sidorna med information per världsdel.

Detta gör att studenten snabbt få en överblick över samtliga utbytesmöjligheter hos sin hemorganisation, och vilka som hen själv har möjlighet att söka.

“Jag är intresserad av Asien, finns det några utbytesmöjligheter för mig där?”

Vissa studenter är intresserade av ett visst land, eller en viss stad, och vill omedelbart orientera sig dit för att se om det finns några möjligheter för dem att resa dit. Därför har vi byggt sidor för respektive världsdel*, och presenterar mer utförlig information om både GU-gemensamma och lokala avtal där. Mer information om detta under rubriken “Tre sidor”.

Sidorna i menystrukturen som är indelade efter världsdel och land är hemvisten för all information om utbytet och avtalet som vi har. På dessa sidor presenterar vi i det GU-gemensamma innehållet både inspirerande och informativt innehåll om varje avtal.

I det lokala innehållet på dessa “världsdels- eller land”-sidor presenteras lokala avtal i sin helhet.

I det lokala tillägget har fakultet och institution möjlighet att göra det samma.

Menystrukturen under Vart du kan åka på utbytesstudier utgår från geografi, inte ämne. Detta då en geografisk kategorisering är universellt begriplig och intuitiv. En menystrukturen som istället utgått från ämne hade inte fungerat lika bra med konceptet för gemensamma informationssidor, och inneburit väldigt många informationssidor.

Menystrukturen går ner på världsdelsnivå med undantag från Europa, som också har sidor för enskilda länder. Detta för att det finns överlägset flest avtal i länder i Europa, och det behöver finnas en rimlig möjlighet att få plats med informationen på sidorna.

Den universitetsgemensamma informationen berättar steg för steg hur det går till att ansöka till utbytesstudier.

Komplettera med lokal information om:

Det finns fler steg som gäller för era studenter
Ni vill lyfta extra viktiga datum
Det är annan information som enbart gäller era studenter om hur ansökan går till.

Den universitetsgemensamma informationen består av en checklista med olika saker som student behöver tänka på inför avresa.

Komplettera med lokalt innehåll om:

Det finns något mer student hos er behöver tänka på inför utbytet
Det finns något student hos er behöver tänka på/veta under utbytet.

Kort om vart studenter kan åka

Att ge redaktionell information om var studenter kan åka på utbytesstudier, som är korrekt och heltäckande, är en utmaning. Det finns ingen optimal lösning; alla studenter söker information olika, möjligheterna skiljer sig över universitetet och hur fakulteter och institutioner arbetar med utbytesstudier ser olika ut.

Under Studentportalsprojektet (när dagens Studentportal i GU:s Drupal-lösning utvecklades) diskuterades behov och lösning med både medarbetare och studenter. Då identifierades två huvudsakliga spår för hur studenter söker information; utifrån det egna ämnet eller utifrån geografiskt läge. Det är dessa spår som menystrukturen bygger på.

Alternativ som övervägdes under Studentportalsprojektet

I arbetet med att besluta hur vi ville presentera utbytesstudier i Studentportalen övervägdes tre huvudsakliga alternativ:

1: MobilityOnline

Det första alternativet var att koppla ihop Studentportalen med MobilityOnline, för att kunna visa upp information och göra sökningar och filtreringar i Studentportalen med hjälp av information som redan fanns i det systemet. Problemet vi blev varse om tidigt i processen var dock att det fanns mycket information i MobilityOnline som var inaktuell, inkorrekt och svårunderhållen. Vi insåg därför att det inte var värt insatsen att bygga en koppling mellan MO och Studentportalen, eftersom den ändå skulle ha behövt underhållas redaktionellt i hög utsträckning.

2: Sök- och filterfunktion direkt i Studentportalen

Att bygga en sökfunktion i Studentportalen för utbytesstudier skulle i mångt och mycket ha varit att försöka bygga en konkurrerande lösning till MobilityOnline – ett “likadant” verktyg som skulle ha ämnat lösa de problem vi identifierade under föregående alternativ. Detta skulle ha medfört både dubbelarbete och förvirring kring vilket system som egentligen skulle uppfylla vilken funktion.

3: Redaktionell lösning i Studentportalen

Det tredje alternativet var att bygga upp informationen i Studentportalen helt redaktionellt. Fördelen med detta var att vi snabbt kunde börja arbeta med och stegvis förbättra sidorna i takt med att de växte fram. Vi drog härmed också nytta av det faktum att även övriga Studentportalen fungerade efter principen “GU-gemensam information kompletterad med lokala tillägg”. Sidorna vi arbetade med var exakt likadana som övriga informationssidor på Studentportalen, vilket bidrog till att vi uppfyllde högt ställda krav på tillgänglighet, tydlighet och enhetlighet över hela portalen.