Redaktörsorganisation och behörigheter - Studentportalen

Owned by Elin Lindeberg
Last updated: Nov 05, 2024 by Frida Rudebo
10 min read

Sidans innehåll

Om roller i redaktörsorganisationen och behörigheter

I korthet

  • Redaktörsroll = Det ansvar du har i din organisation kopplat till arbetet med Studentportalen.

  • Redaktörskonto med behörighet = Vad du har möjlighet att redigera i Studentportalen.

För att kunna publicera innehåll i Studentportalen krävs ett redaktörskonto i Studentportalens CMS-system. Kontot är knutet till ditt xkonto, och tilldelas en eller flera behörigheter som styr vilket innehåll i Studentportalen som du kan redigera och publicera.

Alla som har behörighet att publicera innehåll på Studentportalen hör till Studentportalens redaktörsorganisation. Organisationen består av ett antal redaktörsroller, som tydliggör vilket ansvar den enskilde redaktören har för att arbeta strategiskt och operativt med den egna organisationens innehåll på Studentportalen. Även om ditt redaktörskonto har behörighet att redigera en sida, kan det vara så att du inte ska göra det utifrån det ansvar du har inom redaktörsorganisationen.

Ansöka om behörighet i Studentportalen

Ny webbredaktör i Studentportalen

  1. Chef skickar in anmälan
    Närmsta chef behöver anmäla att du ska ha behörighet att arbeta i Studentportalen. Det görs via kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

    1. På Typ av ärende väljer chef ‘Beställning’

    2. På Verktyg väljer chef ‘Drupal’.

    3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver chef ‘Behörighet Studentportal’.

    4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt anger chef:

      • Medarbetarens x-konto

      • Medarbetarens epostadress

      • Vilken/vilka behörighet medarbetaren ska ha på studentportal.gu.se (Studentmeddelande, Lokal webbredaktör, Central webbredaktör, Central lättredaktör, Administratör - mer info om behörigheten nedan)

      • Vilken/vilka fakultet, institutioner eller motsvarande webbredaktör ska publicera för (om tillämpligt)

  2. Logga in i Studentportalen (för att aktivera redaktörskonto)
    I samband med att chef skickar in anmälan ska du (medarbetaren som ska arbeta i Studentportalen) logga in i Studentportalen. Då skapas ett redaktörskonto, dock utan behörigheter. Efter att du genomfört din utbildning tilldelas behörigheterna, det är först då du kan arbeta i Studentportalen.

  3. Genomför utbildning
    VI mailar information och länkar till utbildningar som redaktören ska genomgå. Samtliga utbildningar finns i Canvas och kan genomföras på egen hand. Det är möjligt att pausa och återvända till utbildningarna vid ett senare tillfälle.
    Obs! Behörighet att hantera studentmeddelanden kräver ingen utbildning. Istället tar medarbetaren del av instruktioner på sidan Studentmeddelande.

  4. Tilldelning av behörighet
    När du har loggat in i Studentportalen och genomfört dina utbildningar ska du meddela oss detta. Det gör du genom kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

    1. På typ av ärende väljer du ‘Beställning’

    2. På verktyg väljer du ‘Drupal’.

    3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver du ‘Tilldelning behörighet Studentportal’.

    4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt skriver du att du är färdig med din utbildning.

Obs! Ingen utbildning nödvändig för Studentmeddelande
Om ansökan gäller behörighet att publicera Studentmeddelande aktiverar vi behörigheten så fort som medarbetaren har aktiverat sitt redaktörskonto genom att logga in i Studentportalen.

Ändring av behörighet i Studenportalen

  1. Chef skickar in anmälan
    Närmsta chef behöver anmäla att du ska ha en ny behörighet för att arbeta i Studentportalen. Det görs via kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

    1. På Typ av ärende väljer chef ‘Beställning’

    2. På Verktyg väljer chef ‘Drupal’.

    3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver chef ‘Ändring av behörighet i Studentportal’.

    4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt anger chef:

      • Medarbetarens x-konto

      • Medarbetarens epostadress

      • Vilken/vilka nya behörigheter webbredaktören ska ha
        och/eller

      • Om webbredaktören ska ha behörighet för annan fakultet, institution eller motsvarande

  2. Tilldelning av behörighet
    Ofta kan vi tilldela behörighet direkt, men om behov finns av kompletterande utbildning mailar vi information om detta.

Behörigheter i Studentportalen

Alla som ska publicera innehåll för fakulteter, institutioner eller motsvarande ska ha behörigheten lokal webbredaktör. Behörigheten tilldelas oavsett vilken roll webbredaktören har i redaktörsorganisationen.

Dessutom tilldelas webbredaktören en eller flera organisatoriska tillhörigheter (fakultet, institution och motsvarande), redaktören kan bara publicera innehåll för dessa. Det går att ha tillgång till hur många organisationers innehåll som helst, så länge som arbetet kräver detta.

Ingår i behörigheten:

  • Lokalt innehåll på gemensamma informationssidor: Redigera, publicera och avpublicera den egna organisationens lokala tillägg på dynamiska informationssidor.

  • Organisationssida: Redigera, publicera och avpublicera innehåll på den egna organisationens organisationssida.

  • Programsida: Redigera, publicera och avpublicera innehåll på den egna organisationens eventuella programsidor.

  • Nyhet och evenemang: Skapa, redigera, publicera och avpublicera nyheter och evenemang.

Webbredaktörer som är huvudansvariga för att skapa och redigera innehåll för organisation med ett universitetsgemensamt innehåll (ex. gemensamma förvaltningen, UB, ASK och PIL) får behörighet central webbredaktör.

Ingår i behörigheten:

  • Genomgångssida: Skapa, redigera, publicera och avpublicera

  • Informationssida: Skapa, redigera, publicera och avpublicera

  • Nyhet: Skapa, redigera, publicera och avpublicera + lyfta in på startsidans flöde

  • Evenemang: Skapa, redigera, publicera och avpublicera + lyfta in på startsidans flöde

Webbredaktörer från organisation med ett universitetsgemensamt innehåll som är sidansvarig för vissa sidor får behörighet central webbredaktör.

Denna behörighet tilldelas i vissa fall även webbredaktörer från fakultet, institution eller motsvarande. Detta görs av i de situationer där det gjorts en bedömning att ett innehåll behöver en egen informationssida som ska hanteras av webbredaktör från fakultet, institution eller motsvarande.

Ingår i behörigheten:

  • Genomgångssida: Redigera och publicera

  • Informationssida: Redigera och publicera

  • Nyhet: Skapa, redigera, publicera och avpublicera + lyfta in på startsidans flöde

  • Evenemang: Skapa, redigera, publicera och avpublicera + lyfta in på startsidans flöde

Detta är en behörighet som enbart tilldelas medarbetare inom webbsurpport, huvudredaktör och dem med andra roller inom utveckling/support.

Webbredaktör med behörigheten kan utföra alla administration av webbplatsen som inte kräver utveckling, bland annat:

  • Ändra formulär

  • Tilldela behörigheter

  • Ändra i taxonomin

Redaktörsorganisations syfte

Syftet med vår redaktörsorganisation är att:

  • Tydliggöra ansvar, befogenheter och behörigheter som finns kopplat till innehållsarbetet och publicering på Studentportalen.

  • Skapa samsyn och samarbete kring webb och kommunikation.

  • Säkerställa att innehållet utgår från målgruppens behov.

  • Öka kompetens och kunskap om webbarbete i redaktörsorganisationen och på Göteborgs universitet.

Redaktörsorganisationens utformning

Redaktörsorganisationen leds av en huvudredaktör, som är sammankallande till möten, säkerställer kvaliteten för hela webbplatsen och stöttar samtliga redaktörer.

Varje organisation har en ansvarig webbredaktör. Denne leder sin organisations arbete med Studentportalen, genom att delta i redaktionsmöten, ta ansvar för struktur och kvalitetssäkring av den egna organisation innehåll och stötta organisationens lättredaktörer (alla övriga redaktörer) i deras arbete.

 

Redaktörsrollernas ansvar och befogenheter

Huvudredaktör

Huvudredaktören har ett ansvar för Studentportalen som helhet, och ska säkerställa kvaliteten på allt innehåll. Rollen innebär både ett strategiskt och operativt ansvar.

I arbetsuppgifterna ingår:

  • Att leda redaktörsorganisationen.

  • Att ge support till alla webbredaktörer i deras arbete med planering, kvalitetssäkring och utveckling av innehåll, inkl. viss utbildning i Drupal-lösningen.

  • Långsiktig planering för utveckling och förvaltning av innehåll och rutiner för samarbete.

  • Att ta fram, utvärdera och uppdatera riktlinjer, både för Studentportalen och universitetets övriga webbplatser.

  • Innehållsarbete, såsom uppdatering av menystruktur, startsida, alla genomgångssidor, vissa informationssidor, microcopy, taxonomi och kontaktformulär samt publicering av banners.

  • Att svara på frågor om innehåll från studenter, medarbetare och allmänhet.

Vem: Frida Rudebo

Ansvar att:

  • Ytterst ansvarig för att säkerställa att hela Studentportalens struktur och innehåll möter målgruppens behov och är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare).

  • Ta stöd hos ansvarig myndighet/medarbetare på GU om det finns frågetecken kring lagkrav.

  • Kontakta ansvarig webbredaktör eller innehållsägare om innehåll inte är kvalitetssäkrat, så att innehållet kan uppdateras.

  • Samarbeta med:

    • Studentportalens produktägare (PO) för att se till att denne får del av målgruppens och GU:s behov och för att säkerställa att viktig utveckling prioriteras upp och sker.

    • Övriga huvudredaktörer för centrala webbplatser för att samordna riktlinjer, kommunikation etc.

    • Andra medarbetare inom det universitetsövergripande webbarbetet, ex Canvasförvaltning, webbsupport

    • Medarbetare med ansvar för universitetsmensamt innehåll, främst ansvariga webbredaktörer och deras närmsta chefer.

    • Medarbetare med ansvar för kärnverksamhetens innehåll, främst ansvariga webbredaktörer och deras närmsta chefer.

    • Alla Studentportalens webbredaktörer.

  • Leda Studentportalens redaktörsorganisation och ge support till alla webbredaktörer.

  • Delta i utpekade forum för samarbete inom GU:s webborganisation (webbredaktion universitetsövergripande, central webbredaktion, lokal webbredaktion).

  • Säkerställa att utbildningar för nya redaktörer är aktuella och korrekta och vid behov skapa nya eller uppdatera utbildningar. Arbetet sker tillsammans med webbsupport och övriga huvudredaktörer.

  • Uppdatera sidor av typen 404, tillgänglighetsredogörelse och dylikt.

  • Svara på besökares frågor om webbplatsen, främst genom webbredaktion@gu.se.

Befogenheter

  • Har full administratörsbehörighet i Drupal och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens.

  • Uppdatera/ändra syfte, effektmål, målgrupp och innehållsstrategier för Studentportalen.

  • Ta fram regler och riktlinjer för innehåll på Studentportalen.

  • Besluta årshjul och vilket innehåll som ska lyftas när på olika sidor (ex. startsida, relaterad-sektion och genomggånssidor).

  • Ta fram och uppdatera redaktörsutbildningar för Studentportalen.

  • Uppdatera innehåll på hela Studentportalen, om innehållet bryter mot lagkrav.

Biträdande huvudredaktör

För att ta bort personberoendet är det viktigt att det finns minst en redaktör som har samma befogenheter som huvudredaktören, som kan redigera innehåll och stötta webbredaktörer vid huvudredaktörens frånvaro.

Vem: Elin Lindeberg

Ansvar

  • Tillgänglig för att svara på frågor och stötta i redaktörernas innehållsarbete, främst genom funktionsbrevlåda studentportal@gu.se.

  • Tillgänglig för att svara på besökares frågor om webbplatsen, främst genom funktionsbrevlåda studentportal@gu.se.

Befogenheter

  • Full administratörsbehörighet i Drupal och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens.

 

Webbsupport

Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering i Drupal, Studentportalens CMS.

Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.

Ansvar:

  • Utifrån beställningar uppdatera/ta bort behörigheter i Drupal för Studentportal.

  • Kontakta huvudredaktör om det råder tveksamheter kring om en redaktör ska ha en behörighet.

  • Svara på frågor kring hur publicering går till i Studentportalen.

  • Vidarebefordra frågor gällande innehåll till huvudredaktör.

  • Lyfta önskemål om utveckling med produktägare och huvudredaktör.

Befogenheter:

  • Har full administratörsbehörighet i Drupal och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens, inkluderar behörighetshantering.

Ansvarig webbredaktör

För varje organisation på Göteborgs universitet som har innehåll i Studentportalen (universitetsgemensamt innehåll eller information för institution, fakultet eller motsvarande) ska det finnas en ansvarig webbredaktör.

I rollen ingår att:

  • Agera kontaktperson för sin organisation. Det är ansvarig webbredaktör som kontaktas via mail inför uppdateringar/ändringar som görs av menystruktur eller universitetsgemensamt innehåll. Eventuella frågor om organisationens innehåll på Studentportalen skickas alltid till ansvarig webbredaktör.

  • Sprida relevant information vidare i den egna organisationen.

  • Rekommendation: Ta ett ansvar för kvaliteten på sin organisations innehåll i Studentportalen som en helhet.

  • Rekommendation: Leda eventuella lättredaktörer i den egna organisationen.

Vem: Ansvariga webbredaktörer finns publicerade på sidan Kontakt - Studentportalen

Ansvar:

  • Säkerställa att informationen på den egna organisationens alla sidor är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare)

  • Långsiktig planering för innehållet.

  • Ta stöd hos huvudredaktör eller innehållsägare om det finns frågetecken kring lagkrav och innehåll.

  • Kontakta lättredaktör om dennes innehåll inte är kvalitetssäkrat, så att innehållet kan uppdateras.

  • Samordna och ge support till den egna organisationens lättredaktörer (rekommenderas, men är inget krav).

  • Delta i utpekade forum för samarbete inom webborganisationen.

Befogenheter ansvarig webbredaktör på institution/fakultet/motsvarande:

  • Har lokal redaktörsbehörighet för publicering för den egna organisations innehåll i Studentportalen.

  • Tillgång till att analysera innehåll i Siteimprove.

  • Uppdatera den egna organisationens innehåll, i syfte att säkerställa att de följer viktiga lagkrav.

Befogenheter ansvarig webbredaktör för universitetsgemensamt innehåll:

  • Har behörighet central webbredaktör.

  • Tillgång till att analysera innehåll i Siteimprove.

  • Uppdatera den egna organisationens innehåll, i syfte att säkerställa att de följer viktiga lagkrav.

Biträdande ansvarig webbredaktör

Inom varje organisation bör det finnas en eller flera biträdande webbredaktörer för att stötta eller träda in i webbredaktörens ställe vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Denna ska kortsiktigt kunna stötta sin organisations lättredaktörer, men behöver inte ansvara för övrig planering och kvalitetssäkring av innehåll.

Vem: Biträdande ansvarig webbredaktör finns publicerade på sidan Kontakt

Lättredaktör

Varje organisation kan utöver ansvarig webbredaktör även ha ett antal lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll.

Vem: Respektive organisation (fakultet, institution eller motsvarande samt central enhet) har koll på vilka som är lättredaktörer. Kontakta Ansvarig webbredaktör om du vill veta mer.

Ansvar:

  • Säkerställa att informationen på de sidor redaktören har ansvar för är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare).

  • Ta stöd hos ansvarig webbredaktör, huvudredaktör eller innehållsägare om det finns frågetecken kring lagkrav och innehåll.

Befogenheter:

  • Lättredaktör från kärnverksamheten har behörighet att publicera som lokal webbredaktör.

  • Lättredaktör för universitetesmensamt innehåll har behörighet att publicera som central lättredaktör.

Innehållsägare (utan behörighet att publicera innehåll)

Innehållsägare är medarbetare på universitetet som förfogar över information och material på Studentportalen, men som inte har redaktörsbehörighet. De granskar och säkerställer att det publicerade innehållet är aktuellt och korrekt, men har ingen behörighet att redigera något. Dessa medarbetar istället huvudredaktör, webbredaktör eller lättredaktör om innehåll som inte är aktuellt/korrekt.

Ansvar

  • Faktagranska de sidor som hen är innehållsägare för

  • Meddela den webbredaktör som är ansvarig för att uppdatera sidan om ändringar behöver göras.

Befogenhet

  • Har ingen behörighet att logga in i Studentportalens redaktörsmiljö eller uppdatera/publicera innehåll

  • Kan kräva att fakta på en sida ska uppdateras om denna är inkorrekt. Det är däremot sidans webbredaktör som ansvarar för struktur och textens utformning, då redaktören har kunskap i hur innehåll bör utformas för att mäta relevanta lagkrav, exempelvis lagen om digital tillgänglighet och språklagen.

Former för samarbete

Redaktion för universitetsgemensamt innehåll

Planering och samarbete kring det universitetsgemensamma innehållet sköts av en redaktion som består av ansvariga webbredaktörer för universitetsgemensam information inom olika ämnen/områden. Arbetet hålls samman av huvudredaktören, men varje redaktör är huvudansvarig för “sitt” innehåll.

Syfte

Redaktionen skapar ett forum för samarbete mellan de redaktörer som publicerar merparten av den universitetsgemensamma informationen, där redaktörerna kan samarbeta kring utformning av innehåll och tillsammans säkerställa att innehållet är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare), möter målgruppens behov och underlättar studievardagen för universitetets studenter.

Effektmål

  • Den universitetsgemensamma informationen på Studentportalen är skrivet med “en röst” (samma tonalitet och utformning av innehåll).

  • Vägen från fråga till svar är kort.

  • Vägen från förslag till genomförande är kort.

Medlemmar

Representanter från universitetsgemensamma funktioner för studenter: Utbildningsenheten, Universitetsbiblioteket, Welcome Services, ASK, Servicecenter, International Centre, etc.

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

  • Besluta om riktlinjer för utformning av det universitetsgemensamma innehållet

  • Planera för vad som ska lyftas på startsida, genomgångsidor och informationssidor.

  • Planera för publicering av nytt innehåll.

  • Säkerställa att det finns en plan för när och hur det universitetsgemensamma innehållet ska kvalitets- och faktagranskas.

  • Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Mötesformer och samarbete

Redaktionen möts 4 gånger per år, med fokus på den pågående terminen eller terminssavslut- och start. Däremellan sker samarbete genom en Teams-grupp, där en chatt används för att diskutera olika frågor och delge information.

Redaktion för kärnverksamheten

Vi håller för tillfället på att sammanställa en redaktion med representanter från kärnverksamheten. Redaktionen leds av huvudredaktören, men vissa beslut kring hur samarbetet ska se ut i övrigt behöver fortsatt fattas.

Plan för framtagande av redaktionen:

  1. Huvudredaktör tar fram ett förslag som skickas till alla ansvariga webbredaktörer

  2. Ansvariga webbredaktörer tar del av förslag och stämmer av med relevanta kollegor i den egna organisationen.

  3. Ansvariga webbredaktörer skickar feedback till huvudredaktör.

  4. Hvudredaktören tar fram ett slutligt förslag och kallar till ett första möte.
    Uppstartsmöte äger rum tillsammans med huvudredaktör och ansvariga webbredaktörer för gu.se den 12 september.

  5. Det gemensamma arbetet utvärderas och utvecklas kontinuerligt.

Syfte

Redaktionen för kärnverksamheten skapar ett forum för samarbete och erfarenhetsutbyte mellan webbredaktörer som publicerar information för fakulteter, institutioner och motsvarande på Studentportalen. Redaktionen ska säkerställa att struktur och innehåll på Studentportalen möter studenter och kärnverksamhetens behov, att informationen är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för webbplatsens målgrupper) och bidra till en samsyn om var information ska publiceras.

Effektmål

  • Behov som kärnverksamheten ser blir till faktiska lösningar i Studentportalen.

  • Studenter som läser utbildningar där de byter institution och/eller fakultet kan hitta likvärdig information på samma plats i Studentportalen, oavsett utbildning. (Begränsning: det är inte allt som fungerar likadant i kärnverksamheten, och det går inte alltid att hitta en “one size fits them all”).

Medlemmar

Ansvariga webbredaktörer från fakulteter och (vissa) institutioner

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

  • Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla studenter.

  • Lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas eller raderas samt visas på startsida.

  • Diskutera möjliga lösningar och planera för genomförande av dessa.

  • Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Mötesformer

Redaktionen möts 4 gånger per år, 2 fysiska möten och 2 möten via Teams.

Samarbete mellan möten

Att besluta inom redaktionen.

Redaktioner inom en organisation

Hur respektive institution/fakultet/motsvarande organiserar sitt redaktionella arbete ser olika ut över universitetet. Ansvarig för din organisation kan ge vidare instruktioner.