Dokumenthantering

Owned by Elin Lindeberg
Last updated: Jun 05, 2024
5 min read

Webbredaktör och lättredaktör kan hantera dokument.

Sidans innehåll

Om dokument

Utgångspunkten är att vi ska undvika dokument på gu.se. Besökare föredrar att läsa innehåll direkt på en webbsida istället för att ladda ner eller öppna en pdf. Det är också svårt att skapa tillgängliga dokument, vilket gör att vi i många fall inte följer lagen om tillgänglighet när vi laddar upp ett dokument på gu.se. Dokument försämrar alltså användarvänligheten och det är därför vi i första hand ska undvika dokument och istället skriva direkt på webben.

I Drupal har du bara möjlighet att ladda upp dokument i pdf-format. Detta kan vara aktuellt vid vissa situationer, till exempel vid större dokument såsom styrdokument eller rapporter. Men kom ihåg att alltid fundera på:

  • Är innehållet relevant för målgruppen?

  • Kan jag skriva ut innehållet direkt på webben?

  • Kan jag göra dokumentet tillgängligt?

Tips på att skriva direkt på webben

Ibland kan det vara svårt att veta hur du på bästa sätt skriver om innehåll från en pdf till text direkt på webben. När och hur skiljer sig åt från fall till fall. Men här kommer några goda exempel på hur du kan skriva har om innehåll från en rapport till text direkt på webben.

Från årsredovisning till webbsidan Hållbar utveckling

På sidan Hållbarhetsresultat 2023 har redaktören tagit innehållet från Årsredovisning 2023 och skrivit det direkt på webben. Med hjälp av dragspel lyfts fördjupningen av de saker som universitetet gjorde under 2023. Dragspel är ett bra sätt att på liten yta få in mycket innehåll och passar därför bra när du ska skriva om innehåll från en pdf till text på webben.

Navigera till dokumentbiblioteket

På gu.se finns ett dokumentbibliotek där du behöver ladda upp dokument i pdf-format som du vill ska publiceras på din yta. Varje webbyta har ett eget dokumentbibliotek. I dokumentbiblioteket kan du ange vilken titel som ska synas för besökaren samt lägga till ett försättsbild.

  1. I redaktörsgränssnittets meny klickar du på “Innehåll”.

  2. Välj fliken “Dokumentbibliotek”. Beroende på din skärm kan fliken ligga bakom de tre punkterna bredvid fliken Innehåll.

  3. Nu har du kommit till din webbytas dokumentbibliotek där du kan filtrera på befintliga dokument samt lägga till nya dokument.

image-20240425-062221.png

Riktlinjer

Trots att vi ska undvika att lägga upp dokument på gu.se finns det vissa typer av dokument som kan behöva laddas upp på gu.se. Rekommendationen är att det är denna typ av dokument:

  • Styrdokument: i de fall där det inte räcker att hänvisa till registrator@gu.se

  • Stora rapporter: där innehållet inte går att lägga direkt på webbplatsen

För att besökaren ska slippa att automatiskt ladda ner dokumentet är rekommendationen att du länkar till dokumentet i dokumentbiblioteket på gu.se. Rekommendationen är att du använder editorn för att lägga upp dokument. Lägg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lägga dessa i en punktlista.

För att uppmärksamma att det är ett dokument skriver du länktexten så här:

  • Årsredovisning 2023 (pdf)

Instruktioner för att lägga till dokument i editorn

Lagen om tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf. Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

Skapa dokument (första gången en fil laddas upp)

  1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du “Innehåll” och sedan fliken “ Dokumentbibliotek”.

  2. Dubbelkolla så att dokumentet inte redan ligger uppladdat genom att söka i dokumentbiblioteket. Finns inte dokumentet klickar du på “Lägg till dokument”.

  3. Fyll i uppgifterna i dokumentet:

a) Titel: Titeln på dokumentet. Försök skriva en så tydlig titel som möjligt som förklarar vad det är för dokument.

b) Fil: Ladda upp pdf-filen. Namnet på filen syns inte på webbsidan, men är namnet på filen om den laddas ner av besökaren. Tänk på att namnge filen innan du laddar upp den, titel och version bör tydligt framgå (datum, diarienummer eller annan unik uppgift), till exempel GU 2014:630 Policy för forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet.

c) Sammandrag: Behöver inte fyllas i. Eftersom rekommendationen är att länka till dokumentet kommer det inte synas.

d) Försättsbild: Behöver inte fyllas i. Eftersom rekommendationen är att länka till dokumentet kommer det inte synas.

  1. Klicka på “Spara”.

Publicera dokument i editor

Vill du veta hur du skapar en editor? Kolla in manualen för editor.

  1. Ta fram två flikar, en till sidan du ska lägga in dokumentet på och en till dokumentbiblioteket (Under Innehåll väljer du fliken Dokumentbibliotek)

  2. Har du redan lagt in ditt dokument letar du upp detta. Instruktioner för hur du lägger in ett nytt dokument hittar du ovan.

  3. I dokumentbiblioteket klickar du upp ditt dokument och sedan väljer du att öppna filen i en ny flik.

 

  1. Kopiera url:en för filen. Den börjar på: https://www.gu.se/sites/default/files/

  2. Gå tillbaka till sidan där du vill lägga in dokumentet. Gå till editorn och skriv in titeln för dokumentet, till exempel Göteborgs universitets organisation (pdf).

  3. Markera texten och klicka på symbolen för länk och klistra in url:en. Klicka på Spara.

Publicera dokument i länklista

  1. Ta fram två flikar, en till sidan du ska lägga in dokumentet på och en till dokumentbiblioteket (Under Innehåll väljer du fliken Dokumentbibliotek)

  2. Har du redan lagt in ditt dokument i dokumentbiblioteket letar du upp detta. Instruktioner för hur du lägger in ett nytt dokument hittar du ovan.

  3. I dokumentbiblioteket klickar du upp ditt dokument och sedan väljer du att öppna filen i en ny flik.

 

  1. Kopiera url:en för filen. Den börjar på: https://www.gu.se/sites/default/files/

  2. Gå tillbaka till sidan där du vill lägga in dokumentet.

  3. Gå till länklistan och klistra in url:en till dokumentet samt skriv en länktext till dokumentet, till exempel Göteborgs universitets organisation (pdf).

  4. Klicka på “Uppdatera”.

Ny version av dokument

Om du har en ny version av ett dokument kan du redigera det befintliga dokumentet.

  1. Under Innehåll går du till fliken Dokumentbibliotek. Beroende på din skärm kan fliken ligga bakom de tre punkterna bredvid fliken Innehåll.

  1. Sök på det dokument som du vill redigera och klicka på Redigera när du hittat det.

  2. Ta bort den befintliga filen genom att klicka på Ta bort.

  3. Ladda upp den nya filen genom att klicka på Välj fil.

  4. Klicka på Spara.

Har du skapat en länk till ditt dokument? Just nu behöver du uppdatera länken eftersom url:en ändras när du lägger till en ny version av dokument.