Redigera produkt i Akeneo

Förändringar eller redigering av attribut, kategorier, attribute options, egenskaper på attribut, attributgrupper mm. ska göras enligt en särskild rutin.

Ämnesträdet
Central utbildningsredaktör skapar nya ämnen i ämnesträdet vid behov. Detta görs i Akeneo i kategoriträdet för att sedan synas under Hitta utbildning/Find courses/Find exchange courses.

Studieort
Ibland lägger vi till en ny studieort under det attributet (Ny studieort kan komma som en beställning från Ladok/ICC).

Under Settings/attribut går det att söka fram “Studieort” och lägga till ny ort med “add option” med option code.

Lägga in första datum för ansökan (och sen anmälan)

Varje tillfälle behöver uppdateras med Första datum för ansökan och Första datum för sen anmälan för att ansökningsknappen ska visas korrekt. Vilka datum som ska användas framgår av dokumentation från Sektionen för studieadministrativa system/team utbildningsadministration.

Eftersom datumfälten saknas i Ladok kan ingen integration mellan Ladok och Akeneo skapas än. Ladok utbildningsplanering har ställt krav/önskemål om att få in datumen som saknas i Ladok och Ladokkonsortiet har tagit emot önskemålet (men inte prioriterat det än 1/10-2024)

Gör så här

1. Efter den 15e varje månad delar Sektionen för studieadministrativa system en excelfil (i teamskanalen Månadsvis datumsättning i Akeneo) som listar följande:

• Tillfälleskod

• Sista datum för ansökan (finns redan i Akeneo)

• Första datum för ansökan

• Första datum för sen anmälan

• Datum för utannonseringsdatum

2. Gör följande filtrering i Akeneo:
   Sista datum för ansökan - lägg till det datum som finns i excelfilen
   Första datum för ansökan - Is empty
   Första datum för sen anmälan - Is empty
   Updated - lägg till utannonseringsdatum som finns i excelfilen
   Ladok utannonserat - ja
   (Ibland kan man även lägga till perioden det gäller)

3. Gör sedan en massredigering med Första datum för ansökan och/eller Första datum för sen anmälan.

4. Gör stickprov på gu.se efter en stund.

 
Första datum för ansökan

• Exakt datum beslutas av UHR.

• För majoriteten av utbildningstillfällena infaller detta datumet 1 månad innan Sista datum för ansökan, t.ex. 15 mars för utbildningar som söks 15 april.

• Datumet kan infalla en dag tidigare eller senare för att undvika helgdagar.

• För konstutbildningar kan ansökningsperioden vara längre än 1 månad.

• För internationella masterprogram är ansökningsperioden 3 månader, ungefär 15 oktober till 15 januari.

Första datum för sen anmälan

• Detta datum bestämmer vi själva på Göteborgs universitet.

• Tre alternativ för när sen anmälan öppnar:

  1. Mitten av juli

  2. Mitten av december

  3. Dagen efter sista dag för ansökan

• Alternativ 1 och 2 gäller för alla utbildningstillfällen som söks i de två stora ansökningsomgångarna 15 april och 15 oktober.

• Alternativ 3 gäller för resterande utbildningstillfällen, dvs. de som har sista dag för ansökan som inte är 15 april eller 15 oktober.

Bakgrund till det manuella arbetet

• I Ladok saknas möjligheten att lägga in dessa två datum på utbildningstillfälle.

• Vid publicering av tillfällen för ett nytt läsår, samarbetar Ladok utbildningsplanering och sektionen för antagning för att ange datum för första ansökningsdag, sista ansökningsdag (som läggs in maskinellt i Ladok) och datum för första dag för sen anmälan.

  När detta görs finns ingen datuminformation, utan först några månader innan ansökningsperioden startar bekräftas datumen för den kommande antagningsomgången. När UHR lagt upp antagningsomgången hos sig, meddelat detta till Ladok-konsortiet, läggs grundinformationen i Ladok. 

  I Ladok finns möjlighet att ange följande information på en antagningsomgång:

  ·       Kod för omgång

  ·       Sista dagen omgången annonseras på http://antagningen.se

  ·       Sista ansökningsdag

  ·       Benämningen på omgången

Import

För att manuellt importera in en mängd data i Akeneo kan sk importer genomföras.
Gör såhär:
1. Ta bort ej relevanta kolumner i din befintliga fil. Om tillfällesdata ska läggas till ska “sku” användas som kolumn för tillfällesid (den långa kodsträngen) + koden för fältet vi vill populera (tex. ladok_planforutbildning_uid_kuling-sv_SE)

2. Skapa en importprofil, den nuvarande är döpt Product Import, XLSX (gäller för excel)

3. Ladda upp excelfilen.

4. Klart!

Export

I Akeneo finns det även möjlighet att exportera en del data, samt göra totalexporter.