Under uppbyggnad

Lokal webbredaktör, central webbredaktör och central lättredaktör har tillgång till Drupals dokumentbibliotek

Sidans innehåll

Om dokument

Om du har information som ska publiceras som ett dokument på webben ska du alltid först överväga om du kan publicera informationen som text istället. HTML-text är standardformat på webben och det bästa valet för användarens upplevelse, i och med att den är tillgänglig för alla besökare, oavsett om besökaren använder sig av mobiltelefon eller dator, har behov av att få webbens innehåll uppläst för sig eller behöver kunna zooma in och förstora texten.

Om dokumentet inte går att göra om till HTML-text kan du skapa en innehållstyp som heter dokument, som du laddar upp en fil (ditt dokument) till. Dokumentet går sen att bädda in i Studentportalens texteditor.

Riktlinjer

Undvik dokument - skriv hellre innehåll som text

Utgångspunkten är att vi ska undvika dokument på våra webbplatser. Besökare föredrar att läsa innehåll direkt på en webbsida istället för att ladda ner eller öppna en pdf. Det är också svårt att skapa tillgängliga dokument, vilket gör att vi i många fall inte följer lagen om tillgänglighet.

Dokument försämrar alltså användarvänligheten och det är därför vi i första hand ska undvika dokument och istället skriva direkt på webben.

Tillfällen när dokument kan användas

Dokument som är tänkta att redigeras av användaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.
Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.
Statiska dokument såsom universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgängliggöra för besökaren.
Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.
För att presentera matematiska formler.

Centrala styrdokument hanteras av huvudredaktören

På Studentportalen finns en sida som samlar alla styrdokument som kan vara relevanta för studenter, Lagar och regler som styr utbildningen. Sidan, inklusive de styrdokument som publicerats här, administreras av Studentportalens huvudredaktör.

Om du på en annan informationssida vill länka till ett centralt styrdokument ska du bädda in det redan skapade dokumentet på sidan. Saknas styrdokumentet? Kontakta huvudredaktören för att tillsammans titta på om det ska laddas upp på Studentportalen.

Se till att dokumentet möter kraven på tillgänglighet

Lagen om digital tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

Ladda upp eller länka till dokument i Sharepoint?

Om din organisation har dokument i Sharepoint som ni vill länka till, hellre än att ladda upp dokumentet i Drupal, är detta ok. I dokumentets inställningar för delning behöver du då skapa en öppen länk, med inställningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta är att när besökaren har klickat på er länk till dokumenten kommer den länk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna länken. Så om en student kopierar länken och mejlar den till en annan student så får mottagaren en länk som är låst.

Vår rekommendation är därför:

Ladda upp viktiga dokument, som med stor sannolikhet kommer att delas vidare, som dokument i Drupals dokumentbibliotek. Dokumentet publiceras på alla relevanta sidor på webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av laddas den nya filen upp i existerande dokument.
Länka till dokument i Sharepoint om det är en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hålla dokument aktuella på våra webbplatser.

Använd främst texteditorn för att bädda in dokument

Rekommendationen är att du använder texteditorn för att lägga upp dokument. Lägg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lägga dessa i en punktlista.

På de innehållstyper där innehåll redigera med en Layout-builder finns även en komponent som heter Dokument. Undvik att använda denna, på grund av:

När besökaren klickar på dokumentet laddas det automatiskt ner. När dokumentet bäddas in i texteditorn öppnas dokumentet upp direkt i webbläsaren, och besökaren kan då välja själv om hen vill ladda ner dokumentet.
Komponenten dokument tar stor plats

Förstå dokumentbiblioteket i Studentportalen

I Studentportalen finns ett dokumentbibliotek som består av innehållstypen dokument. I innehållstypen dokument ger du ditt innehåll en titel (namnet på ditt dokument så som du vill att det ska synas för en besökare) och laddar upp en fil (PDF-, Word- och Excel) som kopplas till dokumentet.

Innehållstypen dokumentet bäddar du sen in direkt i Studentportalens text-editor. Det inbäddade dokumentet kommer att fungera och se ut som en länk, med en dokument-ikon framför länktexten och info om filtyp och storlek inom parentes. Länken leder till din uppladdade fil.

Du kan alltid gå till inställningarna för dokumentet och byta titel eller namn på den uppladdade filen. Då kommer namnet att ändras / dokumentet att länka till den nya filen på alla platser där dokumentet är inbäddat. Detta gör det möjligt att placera samma fil på flera olika sidor, men att bara göra ändringar på en plats.

Skapa dokument (första gången en fil laddas upp)

I redaktörsgränssnittets meny klickar du på 'Innehåll'.
Du ser nu ett antal flikar, välj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.
Klicka på ‘+ Lägg till dokument'.
Nu öppnas en sida Lägg till dokument.
Fyll i uppgifterna:
1. Dokumentets titel ska fungera över tid. Den ska inte innehålla några uppgifter om version, datum eller annat som indikerar versionshantering, utan bara ha dokumentets generella namn, exempelvis Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet.
2. Ladda upp en fil där du har namngivit filen så att version tydligt framgår (datum, diarienummer eller annan unik uppgift), exempelvis Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632.
3. Sammanfattning är inget krav att fylla i.
4. Försättsbild är inget krav att fylla i. När du bäddar in dokumentet i text-editorn kommer dokumentet enbart visas med text.
Klicka på ‘Spara’.

Publicera dokument på relevanta sidor

Du använder dig av texteditorn för att bädda in ett dokument, på sidor med layutfunktion kan du även använda komponenten dokument (men detta rekommenderas inte).

Gör så här i texteditorn:

Klicka du på ikonen med ett dokument.
Nu öppnas en dialogruta Välj mediaobjekt att bädda in. Sök efter det dokument du ska bädda in genom att skriva i ‘Sök’. (Du kan även välja att skapa ett nytt dokument. Klicka då på ‘Ladda upp dokument’ och följ instruktionerna under 'Skapa dokument (första gången en fil laddas upp).
Klicka i ditt dokument och klicka därefter på knappen ‘Välj dokument’ längst ner.
Nu öppnas en dialogruta Bädda in mediaobjekt. Klicka på ‘Klar’.
Dokumentet är nu inbäddat i texteditorn. Kom ihåg att spara texten i editorn.

Byt ut fil i dokument

Kom ihåg att döpa den nya filen med ett namn som visar på innehåll och version, exempelvis genom datum eller diarienummer.

I redaktörsgränssnittets meny klickar du på 'Innehåll'.
Du ser nu ett antal flikar, välj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.
Sök efter ditt dokument genom att skriva in titeln under ‘Titelsök’ och klicka på 'Filtrera.
Klicka på ‘Redigera’ på raden för ditt dokument.
Nu öppnas sidan Redigera Dokument upp. Direkt under Fil klickar du på ‘Ta bort’.
Nu kan du ladda upp en ny fil genom att klicka på ‘Choose File’.
Klicka på ‘Spara’.

Språkhantering

Det är inte möjligt att översätta innehållstypen dokument. Om du har ett dokument som finns i både svensk och engelsk version behöver du skapa två separata dokument i dokumentbiblioteken

Dokumenthantering på Studentportalen