Under uppbyggnad

Lokal webbredaktör, central webbredaktör och central lÀttredaktör har tillgÄng till Drupals dokumentbibliotek

Sidans innehÄll

Om dokument

Om du har information som ska publiceras som ett dokument pÄ webben ska du alltid först övervÀga om du kan publicera informationen som text istÀllet. HTML-text Àr standardformat pÄ webben och det bÀsta valet för anvÀndarens upplevelse, i och med att den Àr tillgÀnglig för alla besökare, oavsett om besökaren anvÀnder sig av mobiltelefon eller dator, har behov av att fÄ webbens innehÄll upplÀst för sig eller behöver kunna zooma in och förstora texten.

Om dokumentet inte gÄr att göra om till HTML-text kan du skapa en innehÄllstyp som heter dokument, som du laddar upp en fil (ditt dokument) till. Dokumentet gÄr sen att bÀdda in i Studentportalens texteditor.

Riktlinjer

  • Dokument som Ă€r tĂ€nkta att redigeras av anvĂ€ndaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.

  • Dokument som enligt lag mĂ„ste se ut pĂ„ ett specifikt sĂ€tt.

  • Statiska dokument sĂ„som universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgĂ€ngliggöra för besökaren.

  • Dokument som Ă€r vĂ€ldigt lĂ„nga och som i första hand Ă€r tĂ€nkta att lĂ€sas i utskrivet format.

  • För att presentera matematiska formler.

PÄ Studentportalen finns en sida som samlar alla styrdokument som kan vara relevanta för studenter, Lagar och regler som styr utbildningen. Sidan, inklusive de styrdokument som publicerats hÀr, administreras av Studentportalens huvudredaktör.

Om du pÄ en annan informationssida vill lÀnka till ett centralt styrdokument ska du bÀdda in det redan skapade dokumentet pÄ sidan. Saknas styrdokumentet? Kontakta huvudredaktören för att tillsammans titta pÄ om det ska laddas upp pÄ Studentportalen.

Lagen om digital tillgÀnglighet stÀller krav pÄ oss att de dokument som finns pÄ webben ska vara tillgÀngliga. Som utgÄngspunkt Àr det bra att du anvÀnder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgÀngliga pdf-dokument. Dock sÀkerstÀller inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgÀngligt, vilket visar hur svÄrt det Àr att faktiskt skapa tillgÀngliga dokument.

Om din organisation har dokument i Sharepoint som ni vill lÀnka till, hellre Àn att ladda upp dokumentet i Drupal, Àr detta ok. I dokumentets instÀllningar för delning behöver du dÄ skapa en öppen lÀnk, med instÀllningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta Àr att nÀr besökaren har klickat pÄ er lÀnk till dokumenten kommer den lÀnk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna lÀnken. SÄ om en student kopierar lÀnken och mejlar den till en annan student sÄ fÄr mottagaren en lÀnk som Àr lÄst.

VÄr rekommendation Àr dÀrför:

  • Ladda upp viktiga dokument, som med stor sannolikhet kommer att delas vidare, som dokument i Drupals dokumentbibliotek. Dokumentet publiceras pĂ„ alla relevanta sidor pĂ„ webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av laddas den nya filen upp i existerande dokument.

  • LĂ€nka till dokument i Sharepoint om det Ă€r en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hĂ„lla dokument aktuella pĂ„ vĂ„ra webbplatser.

Rekommendationen Ă€r att du anvĂ€nder texteditorn för att lĂ€gga upp dokument. LĂ€gg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lĂ€gga dessa i en punktlista.

PÄ de innehÄllstyper dÀr innehÄll redigera med en Layout-builder finns Àven en komponent som heter Dokument. Undvik att anvÀnda denna, pÄ grund av:

  • NĂ€r besökaren klickar pĂ„ dokumentet laddas det automatiskt ner. NĂ€r dokumentet bĂ€ddas in i texteditorn öppnas dokumentet upp direkt i webblĂ€saren, och besökaren kan dĂ„ vĂ€lja sjĂ€lv om hen vill ladda ner dokumentet.

  • Komponenten dokument tar stor plats

Screenshot 2024-04-08 at 10.46.11.png

FörstÄ dokumentbiblioteket i Studentportalen

I Studentportalen finns ett dokumentbibliotek som bestÄr av innehÄllstypen dokument. I innehÄllstypen dokument ger du ditt innehÄll en titel (namnet pÄ ditt dokument sÄ som du vill att det ska synas för en besökare) och laddar upp en fil (PDF-, Word- och Excel) som kopplas till dokumentet.

InnehÄllstypen dokumentet bÀddar du sen in direkt i Studentportalens text-editor. Det inbÀddade dokumentet kommer att fungera och se ut som en lÀnk, med en dokument-ikon framför lÀnktexten och info om filtyp och storlek inom parentes. LÀnken leder till din uppladdade fil.

Du kan alltid gÄ till instÀllningarna för dokumentet och byta titel eller namn pÄ den uppladdade filen. DÄ kommer namnet att Àndras / dokumentet att lÀnka till den nya filen pÄ alla platser dÀr dokumentet Àr inbÀddat. Detta gör det möjligt att placera samma fil pÄ flera olika sidor, men att bara göra Àndringar pÄ en plats.

Screenshot 2024-04-08 at 11.06.44.png

Skapa dokument (första gÄngen en fil laddas upp)

  1. I redaktörsgrÀnssnittets meny klickar du pÄ 'InnehÄll'.

  2. Du ser nu ett antal flikar, vĂ€lj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.

  3. Klicka pĂ„ ‘+ LĂ€gg till dokument'.

  4. Nu öppnas en sida LÀgg till dokument.

    Screenshot 2024-02-28 at 15.26.42.png

    Fyll i uppgifterna:

    1. Dokumentets titel ska fungera över tid. Den ska inte innehÄlla nÄgra uppgifter om version, datum eller annat som indikerar versionshantering, utan bara ha dokumentets generella namn, exempelvis Regler för examination pÄ grundnivÄ vid Göteborgs universitet.

    2. Ladda upp en fil dÀr du har namngivit filen sÄ att version tydligt framgÄr (datum, diarienummer eller annan unik uppgift), exempelvis Regler för examination pÄ grundnivÄ vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632.

    3. Sammanfattning Àr inget krav att fylla i.

    4. FörsÀttsbild Àr inget krav att fylla i. NÀr du bÀddar in dokumentet i text-editorn kommer dokumentet enbart visas med text.

  5. Klicka pĂ„ ‘Spara’.

Publicera dokument pÄ relevanta sidor

Du anvÀnder dig av texteditorn för att bÀdda in ett dokument, pÄ sidor med layutfunktion kan du Àven anvÀnda komponenten dokument (men detta rekommenderas inte).

Gör sÄ hÀr i texteditorn:

  1. Klicka du pÄ ikonen med ett dokument.

    Screenshot 2024-02-09 at 12.11.58.png

  2. Nu öppnas en dialogruta VĂ€lj mediaobjekt att bĂ€dda in. Sök efter det dokument du ska bĂ€dda in genom att skriva i ‘Sök’. (Du kan Ă€ven vĂ€lja att skapa ett nytt dokument. Klicka dĂ„ pĂ„ ‘Ladda upp dokument’ och följ instruktionerna under 'Skapa dokument (första gĂ„ngen en fil laddas upp).

  3. Klicka i ditt dokument och klicka dĂ€refter pĂ„ knappen ‘VĂ€lj dokument’ lĂ€ngst ner.

  4. Nu öppnas en dialogruta BĂ€dda in mediaobjekt. Klicka pĂ„ ‘Klar’.

  5. Dokumentet Àr nu inbÀddat i texteditorn. Kom ihÄg att spara texten i editorn.

Byt ut fil i dokument

Kom ihÄg att döpa den nya filen med ett namn som visar pÄ innehÄll och version, exempelvis genom datum eller diarienummer.

  1. I redaktörsgrÀnssnittets meny klickar du pÄ 'InnehÄll'.

  2. Du ser nu ett antal flikar, vĂ€lj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.

  3. Sök efter ditt dokument genom att skriva in titeln under ‘Titelsök’ och klicka pĂ„ 'Filtrera.

  4. Klicka pĂ„ ‘Redigera’ pĂ„ raden för ditt dokument.

  5. Nu öppnas sidan Redigera Dokument upp. Direkt under Fil klickar du pĂ„ ‘Ta bort’.

  6. Nu kan du ladda upp en ny fil genom att klicka pĂ„ ‘Choose File’.

  7. Klicka pĂ„ ‘Spara’.

SprÄkhantering

Det Àr inte möjligt att översÀtta innehÄllstypen dokument. Om du har ett dokument som finns i bÄde svensk och engelsk version behöver du skapa tvÄ separata dokument i dokumentbiblioteken