Formulär på Studentportalen
- Frida Rudebo
Behörighet Admin kan hantera formulär.
Alla behörigheter kan länka till formulär.
Sidans innehåll
Om formulär i Studentportalen
Studentportalen använder sig av formulärverktyget Drupal forms, där det går att bygga ganska avancerade formulär. Formulären är alltid kopplade till ärendehanteringssystemet STIG – allt som skickas in via formulären skickas till en handläggargrupp i STIG (aldrig till en e-post).
På Studentportalen finns två kontaktformulär, ett generellt supportformulär och ett formulär för att kontakta sektionen för examen.
De två formulären har “bakat ihop” vad som kunde ha varit en mängd olika formulär, genom att de delas in i ett antal olika kategorier (studentkonto, studieintyg, tillgodoräknande osv). En student måste välja en kategori för att kunna skicka in sin fråga. Beroende på vald kategori ser formulärets innehåll och utformning olika ut.
Vill du ha en kategori i formuläret Support för studenter vid Göteborgs universitet?
Skicka ett mail till webbredaktion@gu.se, så bokar huvudredaktören in ett möte för avstämning.
För en inloggad student är det möjligt att välja att få svar till studentmejladressen, eller att manuellt fylla i kontaktuppgifter. Ej inloggade måste alltid fylla i sina kontaktuppgifter.
Riktlinjer
Länka till kategorier i formulären
Viktigt att veta är att URL:en för formuläret inte ändras för en besökare när hen väljer en kategori. Därför kan en besökare bara kopiera länk till formulärets “förstasida”.
Det går dock att länka direkt till en kategori om formuläret - om du vet URL:en till kategorin.
Det finns däremot URL:er som leder direkt till alla kategorier i formuläret.
Så gör du för att länka:
På den här sidan listar vi URL-adresser som leder till de två formulären på Studentportalen.
Välj rätt formulär och leta sen reda på rätt kategori.
Kopiera URL:en till kategorin, tänk på att välja rätt språkversion (svenska eller engelska).
Använd länken i din kommunikation på webb nyhetsbrev eller annan plats.
URL till kategorier i formulär
Hantera formulären
Behörighet: För att kunna redigera innehållet i ett formulär krävs särskild behörighet. Kontakta huvudredaktören via webbredaktion@gu.se om du har behov av detta.
Redigera kategorier, innehåll och inställningar: Formuläret hanteras på två platser i Studentportalens redaktörsgränssnitt.
Kategorier hanteras i taxonomin: hanteras under ‘Struktur > Taxonomi’.
Innehåll och inställningar (text, fält där besökaren kan fylla i information, URL, export till STIG etc) hanteras under 'Struktur > Webbformulär'.
Hantera kategorier i ett formulär
Lägga till kategori
Du måste veta vilken handläggargrupp och vilka tjänstekategorier som gäller i STIG för den kategori som du ska lägga till i kontaktformuläret. Detta är bra (men inte nödvändigt) att veta redan när du skapar den nya kategorin.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.
Välj ‘Lägg till termer’.
Ange korrekta inställningar för formuläret (mer om detta under rubriken Inställningar för kategori).
Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier i formuläret.
Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.
Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.
Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.
Nu är kategorin skapad.
För att besökare ska kunna skicka in till kategorin behöver du nu koppla innehåll till den enligt instruktioner under Hantera innehåll i kategori längre ner på sidan.
För att rätt innehåll ska skickas vidare till STIG behöver du även Ange vilken info som ska skickas till STIG enligt instruktioner längre ner på den här sidan.
Inställningar för kategori
Innehåll | Vad |
|---|---|
Namn | Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret. |
Publicerad | Välj om kategorin ska synas i formuläret (ikryssad) eller inte. |
Managergroup | Namnet på Handläggargruppen i STIG |
Category 1, Category 2, Category 3 | Tjänstekategorier i STIG, fylls i enligt den ordning som visas i STIG. Se bild.  |
Relationer | Används inte |
Översättningar | Används inte |
Redigera kategori
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.
Klicka på ‘Redigera’ för den kategori du vill redigera.
Du kan nu ändringar inställningar för kategorin.
När du har gjort dina ändringar klickar du på ‘Spara och gå tillbaka till listan’. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.
Radera kategori
Om du tar bort en kategori kan du inte ångra dig i efterhand, termen raderas helt.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.
Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.
En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin).
Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori.
Hantera innehåll i en kategori
Innehållet i formuläret består av olika element
Innehållet i formuläret (text, textfält, kryssruta, knappar osv) heter Element. Dessa hanteras under ‘Bygg’ i Webbformuläret.
Hanteringen av element liknar hur du arbetar med komponenter i Layout-builder, bara det att den inte är lika visuellt enkelt. Alla elementen ligger i en lista (se bild nedan). Listan med element i korthet:
I listan syns ALLA element som finns i ditt formulär, men du kan ange att ett element enbart ska visas för en eller flera kategorier.
Du styr ordningen på elementen genom att dra dem upp eller ner i listan.
Ansvarsfördelning element
Grundläggande element (titel, skickaknapp etc.) ansvarar huvudredaktören för och element kopplade till kategorier ansvarar andra redaktörer för.
Alla redaktörer kan redigera de elementet som kopplas till en kategori i formuläret. Det vill säga element som:
Är placerade under element ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’).
Är placerade ovan element ‘authenticated’ (nyckel ‘autehnticated’).
Lägga till element
I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.
Det finns en mängd element att välja mellan. Hovra med muspekaren över för mer info om respektive element.
Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.
Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.
OBS! Välj titel på nyckel noggrant, den går inte att ändra sen. Nyckel används bland annat när du anger vad som ska skickas vidare till STIG.
Klicka på ‘Spara’.
Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för:
Elementets innehåll
Vilken/vilka kategorier som elementet ska visas
I vilken ordning elementet ska synas (hur det ska viktas).
Redigera inställningar för elementet
OBS! Vissa grundläggande element får enbart huvudredaktören redigera (även om alla administratörer har behörighet att ändra). Redigera enbart element under ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’) och ovan element ‘authenticated’ (cat ‘authenticated’).
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.
Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:
Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.
Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.
Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.
Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.
Klicka på 'Spara” när du är färdig.
Ställa in hur ett element visas för besökare
När du redigerar inställningar för ett element (enligt instruktioner ovan) anger du för vilken eller vilka kategorier som elementet ska synas, men även om elementet vara ska visas för vissa besökare (exempelvis enbart inloggade besökare).
Klicka på ‘Redigera’ för det element som du ska koppla till en kategori.
Klicka på ‘Villkor’.
Fyll i enligt nedan bild för att koppla elementet till en kategori. Klicka sen på ‘Spara’.
När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt.
Om de av någon orsak inte gör det kan du:
Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’.
Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för.
I URL:en kan du se numret.
Du kan ändra vilka som ser ett element genom att ändra åtkomsten till elementet:
Klicka på ‘Redigera’ för det element som du ska koppla till en kategori.
Klicka på ‘Åtkomst’.
Under ‘Create submission’ kan du ange vem som ska se (och kunna skicka in) elementet. Kryssa i dem som ska se (i nedan exempel ser inloggade användare elementet, men inte anonyma).
Elementens ordning i formuläret (rangordna element)
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
Du kan antingen arbeta med att dra och släppa elementen, eller flytta dem genom att ange en siffra. Klicka på ‘Spara element’ när du är färdig.
Håll inne ikonen längst till väntser (pilar som pekar upp och ner 
Regler för viktning
Redigera alltid element så att de placeras under ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’) och ovan element ‘authenticated’ (cat ‘authenticated’). Detta är grundläggande element som måste visas på rätt plats i formuläret.
Det finns i övrigt inga regler för exakt hur viktningen ska ske i formuläret. Viktig är att du ser till att elementen kopplade till en viss kategori kommer i en logisk ordning för besökaren. För att underlätta administrationen av element kopplade till en vissa kategori bör du placera alla element som hör ihop i direkt följd.
Radera element
Om du tar bort ett element kan du inte ångra dig i efterhand, elementet raderas helt. Om du inte är säker på att du vill ta bort elementet kan du även göra inställningar så att elementet aldrig syns.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.
En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.
Om du är säker på att du vill ta bort element klickar du på ‘Tabort’.
Ange vilken info som skickas till STIG
De två formulären kopplas till STIG genom att du anger rätt handläggargrupp och kategorier i taxonomin, men du behöver även ange vilka inkomna svar som ska skickas till STIG.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera. Klicka på ‘Inställnignar’ > ‘Emails / Handlers’.
Här finns enbart en handler, handler STIG. Klicka på ‘Redigera’ längst till höger.
Under flik Allmän skrollar du ner till Submission data och kryssar du i de element som ska skickas till STIG.
Under flik Utökad behöver du även ange elementet under Additional Settings, Custom data. Efter content “ (på rad 32): anger du [webform_submission:valus:elementets_nyckel]
Klicka på ‘Spara’.
Övriga inställningar för formuläret
Huvudredaktören ansvarar för övriga inställningar, exempelvis formulärets:
Titel
URL
Svarsmeddelande
Synlighet
Instruktioner för detta kommer längre fram.