Sidans innehåll

Om formulär när infoglue stänger

Den 30 juni stänger Infoglue för gott. De verksamheter som fortfarande använder GUs ”formulär-webb” (forms.gu.se ) i Infoglue kommer därför behöva placera sina formulär någon annanstans.

Arbetet pågår nu sent omsider med att förbereda för formulär i drupal. Ambitionen är att ta fram en lösning som är hållbar över tid, datasäker och kan skicka inkomna svar till en rad olika mottagande system efter behov.

Detta kommer dock inte vara på plats till den 30 juni. Rekommendationen är därför att använda Sharepoint-lösningen Microsoft Forms för formulär under tiden.

Microsoft Forms-formulär kan skapas av alla med ett x-konto och går att göra externt åtkomliga.

Vi på webbförvaltningen på KE återkommer med uppdateringar i frågan gällande formulär i drupal under hösten så fort vi vet mer om hur det hela kommer att fungera i praktiken.

Att tänka på inför att skapa formulär i forms

För att bifogade filer i ett formulär ska kunna skickas till STIG behöver det centrala tjänstekontot ”GU_Medarbetarportal”, som används för Flöden, behörighet i den grupp/samarbetsyta där gruppformuläret med de bifogade filerna ligger.

OBS. Denna konfiguration ger tjänstekontot åtkomst till samarbetsytan i SharePoint, men det delas inte ut åtkomst till ev. Teams-chattar i samarbetsytan.

Steg 1: Navigera till landningssidan för den samarbetsyta/grupp det gäller

Exempel på landningssida där formuläret bor.

Steg 2: Navigera till behörighetsinställningar

Klicka på kugghjulet och sedan på “Webbplatsbehörigheter”:

Navigering till webbplatsbehörigheter.

Klicka sedan på “Inställningar för avancerade behörigheter”. OBS. Ser du inte denna inställning, vänd dig till ägaren av gruppen/samarbetsytan.

Inställningar för avancerade behörigheter.

Steg 3: Lägg till tjänstekontot i gruppen för medlemmar

Klicka på den grupp som heter “Medlemmar på <samarbetsytans namn>”, se exempelbild nedan:

Behörighetsgrupper i samarbetsytan.

Klicka på “Nytt” - “Lägg till användare” för att lägga till en användare i gruppen:

Lägg till användare i behörighetsgrupp.

Ange namn på tjänstekontot (GU_Medarbetarportal) och kryssa ur rutan “Skicka en e-postinbjudan”. Därefter klicka på “Dela” för att slutföra tilldelningen: