Definitionen av en kris är att det är en händelse som på grund av sin omfattning eller karaktär inte kan hanteras inom ordinarie besluts- och beredningsprocesser. Det kan vara en händelse eller serie av händelser som drabbar enskilda eller grupper, verksamheten eller organisationen som helhet. Kriser kan kännas igen genom behovet av exempelvis särskild resursallokering, stärkt kommunikation och snabba beslut.

Exempel på händelser som kan utlösa en kris är olyckor, dödsfall, hot och våld, skada på infrastruktur, skadegörelse/sabotage, brand och spridning av falsk information. Det kan också vara en allmän samhällsstörning som exempelvis förväntas till följd av så kallade vädervarningar. En annan typ av kris är situationer när myndighetens trovärdighet och anseende ifrågasätts. Exempel på händelser som kan utlösa en förtroendekris är bedrägerier, oaktsamhet med statens resurser, tvivelaktiga beslut, oegentlighet eller oredlighet.

Kriser kan utlösas i eller i närheten av någon av universitetets verksamheter och kan överskrida nationella och andra gränser. Det betyder att platsen för händelsen kan vara i en annan organisation, i närheten eller utomlands men påverka universitetet, dess anställda eller studenter på ett påtagligt sätt.

En kris kan infinna sig plötsligt exempelvis efter en olyckshändelse, men kan också komma smygande. En rad händelser med koppling till varandra kan framkalla en situation som behöver hanteras som en kris.

First line för publicering är på våra centrala webbplatser är huvudredaktörerna för externwebben (http://gu.se ), Medarbetarportalen och Studentportalen. Huvudredaktörerna har behörighet att publicera på samtliga webbplatser. På hotellsajterna är det respektive hotellsajtadministratör som har behörighet och ansvar för banners.

Dessutom finns ett antal webbredaktörer som är back up, bland annat pressekreterare vid Kommunikationsenheten och den webbredaktör vid KE som har ett extra ansvar för IT-enehtens webbnärvaro.

Under semestertider ansvarar Kommunikationsenheten för att det alltid finns minst en medarbetare med behörighet att publicera banners tillgänglig.

Det finns två vägar för att beställa en banner:

• Skicka ett mail till webbredaktion@gu.se, mailen bevakas av samtliga huvudredaktörer vid Kommunikationsenheten.

• Det finns en Teams-chat, Beställning av banners, där banners om olika driftfel beställs. Denna består bland annat av representanter från IT-supporten, Universitetsbiblioteket och Servicecenter, ansvariga för viktiga system, pressekreterare och webbredaktörer med behörighet att publicera banners.

Publicering ska ske så snabbt som möjligt. Samtidigt kan det i vissa fall finnas orsak att invänta mer info, framförallt vid mindre störningar, för att säkerställa att banner inte måste uppdateras inom kort.

Både text och färg kan uppdateras i takt med att den händelse som orsakar bannern ändras. Undvik att ändra texten för ofta, så att besökaren upplever en kontinuitet.

Ändringar av banners görs efter beställning av samma organisatoriska enhet som beställt banners, enligt rutin för beställning av banners.

Om det händer något i flera system eller sker flera incidenter kan det finnas behov av mer än en banner. Då behöver en värdering göras om hur vi bäst ger besökaren en översikt kring vad som sker. För IT-system görs detta i samråda med IT-supporten.

Riktlinjer:

1. Viktigast banner placeras längst upp. Viktigast = mest påverkan. Utgå från färg på banner, vid samma färg görs en bedömning av hur många som påverkas samt hur stor påverkan på dem är.

2. Klumpa ihop i en banner om möjligt. Om det finns gemensamma nämnare, exempelvis driftstörning för olika system kan detta informeras om i samma banner.

Beställning: Samma organisatoriska enhet som beställt banner beslutar om när den ska avpubliceras. Beställning av avpublciering görs enligt samma rutin som beställning av banner.

Ansvariga för avpublicering: De webbredaktörer som har ett ansvar för att publicera banners har också ett ansvar att ta emot beställning och avpublicera banners. Det behöver inte vara samma webbredaktör som publicerat en banner som avpublicerar.

Att tänka på: Ibland kan avpublicering behöva ske stegvis, det är en bedömningsfråga mellan ansvariga webbredaktörer och den organisatoriska enhet som beställt.

Istället för avpublicering direkt:

• Nedgradering av färg för att signalera “fara över”.

• Ändring av text “nu funger det igen”.

Banners finns i tre färger (blå, gul och röd) som ska symbolisera hur allvarlig informationen är. Det finns riktlinjer om vilken färg som ska användas för olika situationer, men varje situation är unik och behöver bedömas av den som ska publicera bannern.

Om ansvarig redaktör är osäker på val av färg kan detta diskuteras i Teams-chatten Beställning av banners, i samråd med huvudredaktörerna för de centrala webbplatserna eller i samråd med relevanta medarbetare vid Gemensamma förvaltningen.

Banners ska alltid finnas på svenska och engelska.

Den webbredaktör som ska publicera bannern ansvarar för att skriva texten. Beställaren är ansvarig för att lämna underlag.

Det finns texter att utgå från, men texten ska alltid anpassas utifrån behov och händelse. Texten ska vara densamma för samtliga webbplatser den publiceras på i den mån detta är möjligt.

Om textunderlaget är omfattande bör en driftnyhet eller krisinformationssida publiceras, och bannern länka till denna.

Störning i [systemets namn]: För tillfället [beskrivning av problem]. Felsökning pågår.

Disruption in [system]: At the moment, [beskrivning av problem]. Troubleshooting in progress.

Störningar i flera IT-system: Vi upplever för tillfället störningar i [namn], [namn] och [namn]. Det går bland annat inte [allmän beskrivning]. Felsökning pågår.

Disruptions in several IT systems: We are currently experiencing disruptions in [name], [name], and [name]. Among other things, [general description]. Troubleshooting in progress.

När - vad sker - hur påverkar det slutandänvare. Ex:

Onsdag den 3 april mellan klockan 18.00 och 19.00 uppgraderas universitetets nätverksutrustning. Under denna tid kan både det trådlösa och fasta nätet påverkas av kortare störningar.

On Wednesday April 3rd, between 18.00 and 19.00, the University's network equipment will be upgraded. During this time, both the wireless and fixed network may be affected by brief disruptions.

När - vad sker

Under jul och nyår har Servicecenter ändrade öppettider. <Länk Servicecenters sida>

During the holidays, Servicecenter has alternative opening hours. <Länk till engelsk sida>