Redaktörsorganisation

Alla som har behörighet att publicera innehåll i katalogen på gu.se hör till katalogens och Akeneos redaktörsorganisation. Här beskrivs hur redaktörsorganisationen ser ut, vilka roller som finns, samt förslag på samarbete mellan redaktörer.

Sidans innehåll:

Redaktörsorganisationens syfte

Syftet med vår redaktörsorganisation är att:

• Tydliggöra ansvar, befogenheter och behörigheter som finns kopplat till innehållsarbetet och publicering i katalogen på gu.se.

• Skapa samsyn och samarbete kring webb och kommunikation.

• Säkerställa att innehållet utgår från målgruppens behov.

• Öka kompetens och kunskap om webbarbete kopplat till Akeneo PIM, i redaktörsorganisationen och på Göteborgs universitet.

Redaktörsorganisation

Redaktörsorganisationen består av lokala webbredaktörer och lättredaktörer på institution/fakultet, webbsupport och central utbildningsredaktör som verksamhetsstöd på Kommunikationsenheten.

Redaktörsrollerna

Central utbildningsredaktör/systemförvaltare Akeneo PIM

Den centrala utbildningsredaktören har ett stöttande ansvar kring förvaltning av innehåll i katalogen på gu.se. Det inkluderar bland annat planering och utveckling framåt samt att säkerställa kvalitet på innehåll utifrån målgruppsanpassning och tillgänglighet. Den centrala utbildningsredaktören/produktägaren i Akeneo arbetar även med utveckling och förvaltning av Akeneo PIM.

Vem: Ingrid Karlsson

Ansvar

• Övergripande ansvar för att säkerställa att katalogens innehåll möter målgruppens behov. Behovet undersöks bland annat genom statistik, genomgång av innehåll i Siteimprove, användarstudier, utbildningsmaterial och samarbete med Akeneoredaktörer. Lösningen på behovet säkerställs genom att hålla webbplatsens struktur och innehåll relevant.

• Att samarbeta med produktägare för Drupal, för att se till att denne får ta del av målgruppens och organisationens behov och för att driva på att viktig utveckling prioriteras och sker.

• Att samarbeta med huvudredaktörer för externwebb, Studentportal och Medarbetarportal.

• Att samarbeta med och stötta Akeneos redaktörer, för att säkerställa att alla följer samma vision för katalogens innehåll (målgruppsanpassat, relevant och av hög kvalitet), och att alla får det stöd och hjälp de behöver både med tekniken och innehållsarbetet.

• Säkerställa (tillsammans med webbsupport) att utbildningen för nya redaktörer är aktuell och korrekt.

Befogenheter

• Har full administratörsbehörighet i Akeneo (Super Admin) och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens.

• Skapa regler i Akeneo

• Huvudansvar för att ”Hitta utbilding”, ”Find coursers”, ”Find courses for exchangestudents” fungerar som uttänkt. Skapa och underhålla kategorier under filter/facetter.

• Hjälpa till att hålla hög kvalitet på våra områdessidor under Hitta utbildning. Stötta och bidra med rekommendationer om sidans uppbyggnad och innehåll.

• Kategorisera utbildningar under område och ämne.

• Avpublicera utbildningar i Akeneo, så de inte presenteras i katalogen på gu.se..

• Ta fram och uppdatera redaktörsutbildningar för Akeneo.  
  

Webbredaktör

För varje organisation på Göteborgs universitet, med utbildningar i katalogen, ska det finnas en ansvarig webbredaktör som har det övergripande ansvaret för sin organisations innehåll på gu.se. Denne leder och stöttar den egna organisationens arbete med katalogen, ansvarar för planering av struktur, innehåll, uppföljning och kvalitetssäkring.

Ansvar

• Kvalitetssäkra den egna organisationens innehåll, inklusive säkerställa att vi möter olika lagkrav såsom lagen om digital tillgänglighet och språklagen.

• Samordna organisationens lättredaktörer, samt ge grundläggande support till dessa, genom att till exempel svara på enklare användarfrågor, teknikfrågor och ge råd kring innehåll. På en del institutioner har en lättredaktör mer ansvar och då krävs inte samordning på samma sätt.

Befogenheter ansvarig webbredaktör på institution/fakultet/motsvarande
Behörigheter:
Analysera innehåll i Siteimprove.

Lättredaktör

Varje organisation har utöver ansvarig webbredaktör även en eller flera lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll. En lättredaktör har även i många fall behörighet och befogenheter i systemen för utbildningsdata (Gubas och Ladok), data som skickas till Akeneo och som påverkar publiceringslogiken, ifall utbildningarna ska synas på gu.se eller inte.

Ansvar

• Se till att utbildningarna har den grunddata som behövs (tex tillfällesinformation)

• Se till att rätt utbildningar är publicerade, kontakta webbsupporten vid avpublicering av utbildning

• Ta stöd hos ansvarig webbredaktör eller central utbildningsredaktör om det finns frågetecken kring lagkrav och innehåll.

Befogenheter

Behörighet att:
Analysera innehåll i Siteimprove.

Webbsupport

Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering genom Akeneo till Drupal.

Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare (på Kommunikationsenheten) som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.

Ansvar:

• Utifrån beställningar ge medarbetare behörigheter i Akeneo.

• Kontakta central utbildningsredaktör/Produktägare för Akeneo, om det råder tveksamheter kring om en redaktör ska ha en behörighet.

• Svara på frågor kring hur publicering går till i Akeneo.

• Hjälpa till med teknisk stöttning.

• Vidarebefordra frågor gällande innehåll till central utbildningsredaktör.

• Lyfta önskemål om utveckling med produktägare/central utbildningsredaktör.

Befogenheter:

• Har full administratörsbehörighet i Akeneo och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens.

• Hantera behörigheter.

Lokal Akeneoredaktion

En rekommendation är att skapa en lokal Akeneoredaktion tillsammans med lättredaktör, webbredaktör och kommunikatör. Syfte med redaktionen är att tillsammans säkerställa och kvalitetssäkra innehållet för den egna organisationens utbildningar i katalogen.

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

• Tydligt dela upp arbetet kring olika ansvarsområden.

• Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla presumtiva studenter.

• Lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas, eller raderas på en utbildningssida.

• Säkerställa att informationen på utbildningssidan är aktuell och korrekt.

• Bestämma ifall utbildningar utan aktuella tillfällen ska visas i katalogen eller inte.

• Diskutera förslag på nya lösningar i Akeneo.

• Diskutera förslag på nya lösningar i katalogen på gu.se.

Kommunikation

1. Teamsgrupp “Kommunikationsarbet GU” under kanalen “Akeneo - Kurser och Program”.

När en redaktör läggs till i Akeneo (lättredaktör eller webbredaktör) ska de även läggas till som medlem under Kommunikationsarbete GU. Under kanalen Akeneo - Kurser och Program kommer den centrala utbildningsredaktören informera redaktörerna om aktuella uppdateringar som berör utveckling i Akeneo och katalogen på webben.

Kanalen är även till för att redaktörerna ska ha möjlighet att diskutera och byta erfarenheter med varandra, samt dela med sig av goda exempel, tipsa om smidiga lösningar eller lyfta förslag på utveckling.

När en ny redaktör läggs till i gruppen är det bra att även skicka ett mejl om att personen är tillagd så att det är tydligt att det är i teams som kommunikationen om Akeneo PIM sker.

(13/9-2024) Diskussioner förs angående en teamsgrupp för alla webbredaktörer på GU. I ett sådant team platsar Akeneoredaktörerna bättre än i “Kommunikationsarbete GU” eftersom många redaktörer inte jobbar med kommunikation i den bemärkelsen.

2. Redaktörsmanual Akeneo PIM - Aktuellt

Förutom att Akeneos systemförvaltare/centrala utbildningsredaktör informerar i teamsgruppen läggs även all information upp i Akeneos redaktörsmanual, under “Aktuellt”. På så sätt är all information samlat och försvinner inte i teamsflödet.

3. Supportstuga 2-3 gånger om året (beroende på behov)

Inför varje stor ansökningsperiod bjuder Kommunikationsenheten/central utbildningsredaktör in till fysisk supportstuga/informationsträff (ca 3 veckor innan ansökningsperiod).

Supportstugan kan vara en drop in-träff där redaktörer kommer och går under tex en förmiddag för att få hjälp med aktuella frågor och problem. Träffen kan även vara av mer informativ karaktär ifall vi har många nya redaktörer eller om det finns mycket ny information att diskutera/presentera.

3. Webbsupport

Alla supportärenden av tekniskt karaktär tas emot via webbsupporten.

4. Webbredaktion

Alla frågor som berör innehållet på våra sidor i kurs- och programkatalogen tas emot via webbredaktionen vars funktionsadress är webbredaktion@gu.se.