Innehållsförteckning

Förberedelsefasen vid nya lösningar

Om beslut tas (G2) av verksamhetsansvarig (VA), portföljledningen för digitalisering (PFLD) eller ett av verksamhetsområdena inom digitaliseringsportföljen (VO) att man skall titta vidare på en möjlig lösning med utgångspunkt i framtaget koncept i konceptfasen, så arbetar verksamhetsutvecklaren tillsammans med verksamhetsansvarig och andra utpekade personer med att fördjupa analysen och skapa förutsättningar för att kunna realisera en lösning. 

Förberedelsefasen vid befintligt system

De olika stegen i förberedelsefasen

Steg 1 - Prioritera & planera

I det här steget har man redan kommit fram till en lösning på det problem eller behov som identifierades i den tidigare fasen, och nu behöver man prioritera och säkra resurser och stöd samt planera för att genomföra lösningen.

Säkra resurser:

För att genomföra lösningen behöver man säkra nödvändiga resurser. Detta kan innebära att man behöver skaffa finansiering, personal, utrustning eller andra resurser som behövs för att genomföra lösningen.

Säkra stöd: Det är också viktigt att säkra stöd för lösningen från relevanta intressenter, såsom ledning, anställda eller andra som kan påverkas av lösningen. Detta kan innebära att man behöver presentera och ”sälja in” lösningen för dessa intressenter och arbeta för att övervinna eventuellt motstånd.

Planering för genomförande: Slutligen, baserat på den valda lösningen och de säkrade resurserna och stödet, görs en plan för hur lösningen ska genomföras. Denna plan bör inkludera specifika steg, tidslinjer, ansvarsområden, och andra detaljer som behövs för att effektivt genomföra lösningen.

Steg 2 - Detaljera krav & lösning

Detta steg innebär att man tar de övergripande kraven och lösningen som har identifierats i de tidigare stegen och bryter ner dem i mer detaljerade och specifika delar. I detta steg är det viktigt att man ta hänsyn till om det finns lagar och interna styrdokument som är viktigt att beakta redan i detta skede, så som krav på arkivering och bevarande, informationssäkerhet, säkerhet, kontinuitetshantering. Här är några steg som kan ingå:

Detaljera krav: De övergripande kraven som identifierades i de tidigare stegen bryts ner i mer specifika och detaljerade krav. Detta kan innebära att man specificerar exakt vad varje krav innebär, vilka standarder som måste uppfyllas, och hur framgången kommer att mätas.

Detaljera lösning: På samma sätt bryts den övergripande lösningen ner i mer specifika och detaljerade delar. Detta kan innebära att man specificerar exakt hur varje del av lösningen kommer att fungera, vilken teknik eller metod som kommer att användas, och hur varje del bidrar till att uppfylla de övergripande kraven.

Steg 3 - Avtal, upphandling

Innebär att man formaliserar och säkrar de resurser, tjänster eller produkter som behövs.

Upphandling: Kan innebära att man genomför en offentlig upphandling eller förhandlar direkt med leverantörer.

Avtal: När upphandlingen är klar och en leverantör har valts, ingås ett avtal mellan organisationen och leverantören. Avtalet specificerar vad som ska levereras, när det ska levereras, hur mycket det kommer att kosta och andra viktiga detaljer.

2. Genomförandefasen: Om PFLD eller VO beslutar (G3), att man skall realisera den föreslagna lösningen, utses en tilltänkt systemägare som får ansvaret att realisera lösningen. Systemägaren kan driva arbetet själv eller delegera det till någon annan. Verksamhetsansvarig ansvarar för att nödvändiga verksamhetsförändringar genomförs så att verksamheten är redo att börja använda den framtagna lösningen och få ut full nytta av den. 

3. Användningsfasen: När VA beslutat (G4) att lösningen kan tas i drift, sätts systemet i drift. Beroende på driftsform samt storlek och komplexitet i lösningen kan det förvaltnings- och eventuellt utvecklingsarbete utföras av systemägaren själv, eller med hjälp av tex systemförvaltare eller produktägare och/ eller team.