Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 33 Next »

Sidans innehåll

Om roller i redaktörsorganisationen och behörigheter

För att kunna publicera innehåll i Studentportalen krävs ett redaktörskonto i Studentportalens CMS-system. Kontot är knutet till ditt xkonto, och tilldelas en eller flera behörigheter som styr vilket innehåll i Studentportalen som du kan redigera och publicera.

Alla som har behörighet att publicera innehåll på Studentportalen hör till Studentportalens redaktörsorganisation. Organisationen består av ett antal redaktörsroller, som tydliggör vilket ansvar den enskilde redaktören har för att arbeta strategiskt och operativt med den egna organisationens innehåll på Studentportalen. Även om ditt redaktörskonto har behörighet att redigera en sida, kan det vara så att du inte ska göra det utifrån det ansvar du har inom redaktörsorganisationen.

Sammanfattningsvis:

  • Redaktörsroll = Det ansvar du har i din organisation kopplat till arbetet med Studentportalen

  • Redaktörskonto med behörighet = Vad du har möjlighet att redigera i Studentportalen.

Behörigheter, ansökan och tilldelning

Studentmeddelanden

Alla som har behov av att snabbt publicera ett kort meddelande till studenter på program- eller programtillfällesnivå kan aktivera ett redaktörskonto som ges behörigheten Hantera Studentmeddelanden. Det gäller exempelvis studievägledare, programansvariga och programadministratörer. Observera att behörigheten inte ingår i någon annan behörighetsroll, övriga webbredaktörer måste också ansöka om den.

 Ansökan om behörighet att hantera studentmeddelande

  1. Anmälan: Det är närmsta chef som anmäler att en ny redaktör ska arbeta i nya Studentportalen. Detta görs via webbsupportens formulär på Medarbetarportalen. Chef behöver uppge:

    1. Medarbetarens x-konto

    2. Medarbetarens epostadress.

    3. Att behörighet gäller för studentmeddelanden

  2. Logga in i Studentportalen: I samband med att chef skickar in om behörighet ska medarbetaren logga in i Studentportalen för att aktivera ditt användarkonto, så att webbsupporten kan tilldela behörighet.

  3. Ingen utbildning nödvändig: Behörighet att hantera studentmeddelanden kräver ingen utbildning. Istället tar medarbetaren del av instruktioner på sidan Studentmeddelande.

  4. Tilldelning behörighet: Webbsupporten aktiverar behörigheten att hantera Studentmeddelande och meddelar detta direkt till medarbetaren.

Kontakta webbsupport

Webbsupporten kan du kontakta via kontakformulär på Drupals verktygssida i Medarbetarportalen.

 Ingår i behörigheten hantera studentmeddelande

  • Publicera, ändra och avpublicera Studentmeddelanden.

Webbredaktör för fakultet, institution eller motsvarande

Alla som ska publicera innehåll för fakulteter, institutioner eller motsvarande får ett redaktörskonto med behörigheten lokal webbredaktör. Detta gäller för alla roller i redaktörsorganisationen; ansvarig webbredaktör, biträdande ansvarig webbredaktör och lättredaktör.

Dessutom tilldelas webbredaktören en eller flera organisatoriska tillhörigheter, redaktören kan bara publicera innehåll för dessa. Det går att ha tillgång till hur många organisationers innehåll som helst, så länge som arbetet kräver detta.

 Ansökan om behörighet lokal webbredaktör

  1. Anmälan: Det är närmsta chef som anmäler att en ny redaktör ska arbeta i nya Studentportalen. Detta görs via webbsupportens formulär på Medarbetarportalen. Chef behöver uppge:

    1. Medarbetarens x-konto

    2. Medarbetarens epostadress.

    3. Vilken eller vilka organisationer medarbetaren ska kunna publicera för.

  2. Utbildning: Webbsupporten mailar länkar till utbildningar som redaktören ska genomgå. Samtliga utbildningar finns i Canvas och kan genomföras på egen hand. Det är möjligt att pausa och återvända till utbildningarna vid ett senare tillfälle.

  3. Logga in i Studentportalen: Efter utbildningarna ska du logga in i Studentportalen för att aktivera ditt användarkonto, så att webbsupporten kan tilldela din behörighet.

  4. Tilldelning behörighet: Sista steget i utbildningen är att du själv kontaktar webbsupporten via deras formulär och meddelar att du är klar med kursen. De kommer då att aktivera dina behörigheter i Studentportalen.

Kontakta webbsupport

Webbsupporten kan du kontakta via kontakformulär på Drupals verktygssida i Medarbetarportalen.

 Ansökan om ny organisatorisk tillhörighet

  1. Anmälan: Om en webbredaktör som redan har behörighet att publicera för en fakultet, institution eller motsvarande behöver möjlighet att publicera för en ny organisation ska närmsta chef anmälda detta via webbsupportens formulär på Medarbetarportalen. Chef behöver uppge:

    1. Medarbetarens x-konto

    2. Medarbetarens epostadress.

    3. Vilken eller vilka organisationer ändringen gäller

  2. Tilldelning behörighet: Webbsupporten uppdaterar den organisatoriska behörigheten direkt.

 Ingår i behörigheten lokal webbredaktör

  • Redigera, publicera och avpublicera den egna organisationens lokala tillägg på dynamiska informationssidor.

  • Redigera, publicera och avpublicera innehåll på den egna organisationens organisationssida.

  • Redigera, publicera och avpublicera innehåll på den egna organisationens eventuella programsidor.

  • Skapa, redigera, publicera och avpublicera nyheter och evenemang.

Webbredaktör för universitetsgemensamt innehåll

Alla som publicerar innehåll som är universitetsgemensamt får ett redaktörskonto med en central behörighet. Det finns två centrala behörigheter, Central lättredaktör och Central webbredaktör, som är kopplade till redaktörsorganisationens roller lättredaktör respektive ansvarig webbredaktör.

 Ansökan och tilldelning

  1. Anmälan: Det är närmsta chef som anmäler att en ny redaktör ska arbeta i nya Studentportalen. Detta görs till huvudredaktören. Chef behöver uppge:

    1. Medarbetarens x-konto.

    2. Medarbetarens epostadress.

    3. Om medarbetaren ska ha behörighet Central ansvarig webbredaktör eller Central lättredaktör.

  2. Utbildning: Huvudredaktören kontaktar den nya centrala webbredaktören via mail och bokar tid för en utbildning via Teams som huvudredaktören håller i. Utbildningen beräknas ta cirka en timme.

  3. Tilldelning behörighet: I slutet av utbildningen via Teams tilldelas behörighet.

Kontakta huvudredaktören

Huvudredaktören kontaktas via webbredaktion@gu.se.

 Ingår i behörigheten central lättredaktör

Webbredaktör med behörigheten kan:

  • Redigera och publicera informationssidor och genomgångssidor.

  • Skapa, redigera, publicera och avpublicera nyheter och evenemang.

Denna behörighet tilldelas i undantagsfall även vissa webbredaktörer från fakultet, institution eller motsvarande - enbart i de situationer där det gjorts en bedömning att ett innehåll behöver en egen informationssida.

 Ingår i behörigheten central webbredaktör

Webbredaktör med behörigheten kan:

  • Skapa, redigera, publicera och avpublicera informationssidor och genomgångssidor.

  • Skapa, redigera, publicera och avpublicera nyheter och evenemang.

  • Promota nyheter och evenemang till startsidan.

 Ingår i behörigheten Administratör

Webbredaktör med behörighet kan utföra alla administration av webbplatsen som inte kräver utveckling, bland annat:

  • Ändra formulär

  • Tilldela behörigheter

  • Ändra i taxonomin

Redaktörsorganisations syfte

Syftet med vår redaktörsorganisation är att:

  • Tydliggöra ansvar, befogenheter och behörigheter som finns kopplat till innehållsarbetet och publicering på Studentportalen.

  • Skapa samsyn och samarbete kring webb och kommunikation.

  • Säkerställa att innehållet utgår från målgruppens behov.

  • Öka kompetens och kunskap om webbarbete i redaktörsorganisationen och på Göteborgs universitet.

Redaktörsorganisationens utformning

Redaktörsorganisationen leds av en huvudredaktör, som är sammankallande till möten, säkerställer kvaliteten för hela webbplatsen och stöttar samtliga redaktörer.

Varje organisation har en ansvarig webbredaktör. Denne leder sin organisations arbete med Studentportalen, genom att delta i redaktionsmöten, ta ansvar för struktur och kvalitetssäkring av den egna organisation innehåll och stötta organisationens lättredaktörer (alla övriga redaktörer) i deras arbete.

Redaktörsrollernas ansvar och befogenheter

Huvudredaktör

Huvudredaktörens har ett ansvar för Studentportalen som helhet, och ska säkerställa kvaliteten på allt innehåll. Rollen innebär både ett strategiskt och operativt ansvar.

I arbetet ingår:

  • Att leda redaktörsorganisationen.

  • Att ta fram, utvärdera och uppdatera riktlinjer för Studentportalen.

  • Långsiktig planering för utveckling och förvaltning av innehåll och rutiner för samarbete.

  • Att stötta alla webbredaktörer i deras arbete med planering, kvalitetssäkring och utveckling.

  • Uppdatering av startsida, genomgångssidor, vissa informationssidor och publicering av banners.

  • Att svara på frågor om innehåll från studenter, medarbetare och allmänhet.

Vem: Frida Rudebo

 Ansvar och befogenheter

Ansvar att:

  • Ytterst ansvarig för att säkerställa att hela Studentportalens struktur och innehåll möter målgruppens behov och är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare).

  • Ta stöd hos ansvarig myndighet/medarbetare på GU om det finns frågetecken kring lagkrav.

  • Kontakta ansvarig webbredaktör eller innehållsägare om innehåll inte är kvalitetssäkrat, så att innehållet kan uppdateras.

  • Samarbeta med:

    • Studentportalens produktägare (PO) för att se till att denne får del av målgruppens och GU:s behov och för att säkerställa att viktig utveckling prioriteras upp och sker.

    • Övriga huvudredaktörer för centrala webbplatser för att samordna riktlinjer, kommunikation etc.

    • Andra medarbetare inom det universitetsövergripande webbarbetet, ex Canvasförvaltning, webbsupport

    • Medarbetare med ansvar för universitetsmensamt innehåll, främst ansvariga webbredaktörer och deras närmsta chefer.

    • Medarbetare med ansvar för kärnverksamhetens innehåll, främst ansvariga webbredaktörer och deras närmsta chefer.

    • Alla Studentportalens webbredaktörer.

  • Leda Studentportalens redaktörsorganisation och ge support till alla webbredaktörer.

  • Delta i utpekade forum för samarbete inom GU:s webborganisation (webbredaktion universitetsövergripande, central webbredaktion, lokal webbredaktion).

  • Säkerställa att utbildningar för nya redaktörer är aktuella och korrekta och vid behov skapa nya eller uppdatera utbildningar. Arbetet sker tillsammans med webbsupport och övriga huvudredaktörer.

  • Uppdatera sidor av typen 404, tillgänglighetsredogörelse och dylikt.

  • Svara på besökares frågor om webbplatsen, främst genom webbredaktion@gu.se.

Befogenheter

  • Har full administratörsbehörighet i Drupal och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens.

  • Uppdatera/ändra syfte, effektmål, målgrupp och innehållsstrategier för Studentportalen.

  • Ta fram regler och riktlinjer för innehåll på Studentportalen.

  • Besluta årshjul och vilket innehåll som ska lyftas när på olika sidor (ex. startsida, relaterad-sektion och genomggånssidor).

  • Ta fram och uppdatera redaktörsutbildningar för Studentportalen.

  • Uppdatera innehåll på hela Studentportalen, om innehållet bryter mot lagkrav.

Biträdande huvudredaktör

För att ta bort personberoendet är det viktigt att det finns minst en redaktör som har samma befogenheter som huvudredaktören, som kan redigera innehåll och stötta webbredaktörer vid huvudredaktörens frånvaro.

Vem: Elin Lindeberg

 Ansvar och befogenheter

Ansvar

  • Tillgänglig för att svara på frågor och stötta i redaktörernas innehållsarbete, främst genom funktionsbrevlåda studentportal@gu.se.

  • Tillgänglig för att svara på besökares frågor om webbplatsen, främst genom funktionsbrevlåda studentportal@gu.se.

Befogenheter

  • Full administratörsbehörighet i Drupal och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens.

Webbsupport

Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering i Drupal, Studentportalens CMS.

Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.

 Ansvar och befogenheter

Ansvar:

  • Utifrån beställningar uppdatera/ta bort behörigheter i Drupal för Studentportal.

  • Kontakta huvudredaktör om det råder tveksamheter kring om en redaktör ska ha en behörighet.

  • Svara på frågor kring hur publicering går till i Studentportalen.

  • Vidarebefordra frågor gällande innehåll till huvudredaktör.

  • Lyfta önskemål om utveckling med produktägare och huvudredaktör.

Befogenheter:

  • Har full administratörsbehörighet i Drupal och kan därmed redigera allt som inte kräver utvecklarkompetens, inkluderar behörighetshantering.

Ansvarig webbredaktör

För varje organisation på Göteborgs universitet som har innehåll i Studentportalen (universitetsgemensamt innehåll eller information för institution, fakultet eller motsvarande) ska det finnas en ansvarig webbredaktör.

Den ansvarige webbredaktören har ansvar för kvaliteten på sin organisations innehåll i Studentportalen som en helhet och är den som står som kontaktperson vid eventuella frågor kring innehållet. Vi rekommenderar även att ansvarig webbredaktör leder eventuella övriga redaktörer i den egna organisationen.

Vem: Ansvariga webbredaktörer finns publicerade på sidan Kontakt - Studentportalen

 Ansvar och befogenheter

Ansvar:

  • Säkerställa att informationen på den egna organisationens alla sidor är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare)

  • Långsiktig planering för innehållet.

  • Ta stöd hos huvudredaktör eller innehållsägare om det finns frågetecken kring lagkrav och innehåll.

  • Kontakta lättredaktör om dennes innehåll inte är kvalitetssäkrat, så att innehållet kan uppdateras.

  • Samordna och ge support till den egna organisationens lättredaktörer (rekommenderas, men är inget krav).

  • Delta i utpekade forum för samarbete inom webborganisationen.

Befogenheter ansvarig webbredaktör på institution/fakultet/motsvarande:

  • Har lokal redaktörsbehörighet för publicering för den egna organisations innehåll i Studentportalen.

  • Tillgång till att analysera innehåll i Siteimprove.

  • Uppdatera den egna organisationens innehåll, i syfte att säkerställa att de följer viktiga lagkrav.

Befogenheter ansvarig webbredaktör för universitetsgemensamt innehåll:

  • Har behörighet central webbredaktör.

  • Tillgång till att analysera innehåll i Siteimprove.

  • Uppdatera den egna organisationens innehåll, i syfte att säkerställa att de följer viktiga lagkrav.

Biträdande ansvarig webbredaktör

Inom varje organisation bör det finnas en eller flera biträdande webbredaktörer för att stötta eller träda in i webbredaktörens ställe vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Denna ska kortsiktigt kunna stötta sin organisations lättredaktörer, men behöver inte ansvara för övrig planering och kvalitetssäkring av innehåll.

Vem: Biträdande ansvarig webbredaktör finns publicerade på sidan Kontakt

Lättredaktör

Varje organisation kan utöver ansvarig webbredaktör även ha ett antal lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll.

Vem: Respektive organisation (fakultet, institution eller motsvarande samt central enhet) har koll på vilka som är lättredaktörer. Kontakta Ansvarig webbredaktör om du vill veta mer.

 Ansvar och befogenheter

Ansvar:

  • Säkerställa att informationen på de sidor redaktören har ansvar för är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare).

  • Ta stöd hos ansvarig webbredaktör, huvudredaktör eller innehållsägare om det finns frågetecken kring lagkrav och innehåll.

Befogenheter:

  • Lättredaktör från kärnverksamheten har behörighet att publicera som lokal webbredaktör.

  • Lättredaktör för universitetesmensamt innehåll har behörighet att publicera som central lättredaktör.

Innehållsägare (utan behörighet att publicera innehåll)

Innehållsägare är medarbetare på universitetet som förfogar över information och material på Studentportalen, men som inte har redaktörsbehörighet. De granskar och säkerställer att det publicerade innehållet är aktuellt och korrekt, men har ingen behörighet att redigera något. Dessa medarbetar istället huvudredaktör, webbredaktör eller lättredaktör om innehåll som inte är aktuellt/korrekt.

 Ansvar och befogenheter

Ansvar

  • Faktagranska de sidor som hen är innehållsägare för

  • Meddela den webbredaktör som är ansvarig för att uppdatera sidan om ändringar behöver göras.

Befogenhet

  • Har ingen behörighet att logga in i Studentportalens redaktörsmiljö eller uppdatera/publicera innehåll

  • Kan kräva att fakta på en sida ska uppdateras om denna är inkorrekt. Det är däremot sidans webbredaktör som ansvarar för struktur och textens utformning, då redaktören har kunskap i hur innehåll bör utformas för att mäta relevanta lagkrav, exempelvis lagen om digital tillgänglighet och språklagen.

Former för samarbete

Redaktion centrala ansvariga webbredaktörer

Publicering av det universitetsgemensamma innehållet sköts av en central redaktion, som består av webbredaktörer med ansvarar för universitetsgemensam information inom olika ämnen/områden. Arbetet hålls samman av huvudredaktören, men varje redaktör är huvudansvarig för “sitt” innehåll.

Syfte

Den centrala redaktionen skapar ett forum för samarbete mellan de redaktörer som publicerar merparten av den universitetsgemensamma informationen, där redaktörerna kan samarbeta kring utformning av innehåll och tillsammans säkerställa att innehållet är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare), möter målgruppens behov och underlättar universitetets studenters studievardag.

Effektmål

  • Den universitetsgemensamma informationen på Studentportalen är skrivet med “en röst” (samma tonalitet och utformning av innehåll)

  • Vägen från fråga till svar är kort

  • Vägen från förslag till genomförande är kort

Medlemmar

Representanter från universitetsgemensamma funktioner för studenter: Utbildningsenheten, Universitetsbiblioteket, Welcome Services, ASK, Servicecenter, International Centre, etc.

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

  • Besluta om riktlinjer för utformning av det universitetsgemensamma innehållet

  • Planera för vad som ska lyftas på startsida, genomgångsidor och informationssidor.

  • Planera för publicering av nytt innehåll.

  • Säkerställa att det finns en plan för när och hur det universitetsgemensamma innehållet ska kvalitets- och faktagranskas.

  • Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Redaktion lokala ansvariga webbredaktörer

OBS! Huvudredaktören undersöker just nu hur en lokal redaktion kan utformas samt när, var och hur möten kan ske.

Vi undersöker för tillfället möjligheten att sammanställa en lokal redaktion. Vilka som ska ingå behöver beslutas. Förslag är att alla ansvariga webbredaktörer för respektive institution/fakultet/motsvarande ingår. Redaktionen leds av huvudredaktören, varje redaktör är ansvarig för sitt innehåll.

Plan för framtagande av redaktionen:

  1. Huvudredaktör tar fram ett förslag som skickas till alla ansvariga webbredaktörer

  2. Ansvariga webbredaktörer tar del av förslag och stämmer av med relevanta kollegor i den egna organisationen.

  3. Ansvariga webbredaktörer skickar feedback till huvudredaktör.

  4. Hvudredaktören tar fram ett slutligt förslag och kallar till ett första möte.

  5. Det gemensamma arbetet utvärderas och utvecklas kontinuerligt.

Förslag som har skickats till ansvarig webbredaktör

Syfte

Redaktionen ska tillsammans säkerställa att struktur och innehåll på Studentportalen möter såväl studenter som kärnverksamhetens behov, att vi har samsyn på hur och var vi publicerar information samt att informationen är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare).

Effektmål

  • Behov som kärnverksamheten ser blir till faktiska lösningar i Studentportalen.

  • Studenter som läser utbildningar där de byter institution och/eller fakultet kan hitta information på liknande vis och samma plats i Studentportalen. (Begränsning: det är inte allt som fungerar likadant i kärnverksamheten, och det går inte alltid att hitta en “one size fits them all”).

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

  • Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla studenter.

  • Lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas, raderas eller lyftas på startsida, och tillsammans diskutera möjliga lösningar och planera för genomförande av lösningar.

  • Stötta varandra i respektive organisations planering av kvalitets- och faktagranskning av innehåll.

  • Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Medlemmar

Redaktionen leds av Studentportalens huvudredaktör. I redaktionen ska alla fakulteter, institutioner och motsvarande representeras, genom något av alternativen:

  • Ansvarig webbredaktör från fakultet representerar fakultet och tillhörande institutioner

  • En mix av ansvarig webbredaktör från fakultet och ansvarig webbredaktör från vissa institutioner

  • Ansvarig webbredaktör från alla fakulteter och alla institutioner

Mötesformer och samarbete

  • Redaktionen möts 2 eller 4 gånger per år, via Teams eller fysiskt (input från redaktörer).

  • Medlemmar i redaktionen samarbetar främst via (input från redaktörer):

    1. Mail mellan möten. Huvudredaktör skickar ut information från webbredaktion@gu.se, redaktörer kan kontakta huvudredaktör på samma adress samt kontakta varandra direkt via mail.

    2. En gemensam Teams-chatt.

    3. En Teams-grupp med tillhörande chatt.

Arbetsgång

  1. Huvudredaktör ser behov av ett innehåll/en riktlinje på Studentportalen som behöver utvecklas, uppdateras eller skapas. Behovet har framkommit genom:

    1. Input från redaktör i kärnverksamheten

    2. Input från studenter

    3. Input från annan medarbetare inom kärnverksamheten

    4. Input från extern aktör inom högre utbildning eller webb

  2. Huvudredaktören lyfter behovet till redaktörer i den lokala redaktionen, ger ett eller flera alternativ för lösning och ber att få input i vad som fungerar bäst. Kommunikation sker genom:

    1. Muntlig information vid redaktionsmöte

    2. Via mail / Teams-chatt

  3. Medlemmarna i redaktionen undersöker vad den egna organisationen anser om det nya innehållet/riktlinjen. Vilka som ska involveras kan variera och beslutas i respektive organisation.

  4. Medlem i redaktionen återkommer till huvudredaktören på angiven väg (mail, chatt, möte).

  5. När huvudredaktören fått svar från samtliga beslutar denne en lösning, främst utifrån principen “majoriteten avgör” men ibland även utifrån “bäst argument avgör”.

Exempel på en arbetsgång:

  1. En ansvarig webbredaktör hör av sig till huvudredaktör med behov av en ny kategori för evenemang.

  2. Huvudredaktören tar fram ett eller flera förslag på vad en sådan kategori kan heta och skickar ett mail till medlemmar i den lokala redaktionen med frågan “Har även ni detta behov och vilken passar er bäst?”

  3. Redaktörerna undersöker och återkommer till huvudredaktör.

  4. Huvudredaktör tar beslut om vad den nya kategorin ska heta. Detta kommuniceras till medlemmar i redaktionen och eventuella ansvariga webbredaktörer som inte deltar i redaktionen. Därefter genomförs ändring på Studentportalen.

Redaktioner inom en organisation

Hur respektive institution/fakultet/motsvarande organiserar sitt redaktionella arbete ser olika ut över universitetet. Ansvarig för din organisation kan ge vidare instruktioner.

  • No labels