Lagen om digital tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

Utgångspunkten är att vi ska undvika dokument på våra webbplatser. Besökare föredrar att läsa innehåll direkt på en webbsida istället för att ladda ner eller öppna en pdf. Det är också svårt att skapa tillgängliga dokument, vilket gör att vi i många fall inte följer lagen om tillgänglighet.

Dokument försämrar alltså användarvänligheten och det är därför vi i första hand ska undvika dokument och istället skriva direkt på webben.

• Dokument som är tänkta att redigeras av användaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.

• Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.

• Statiska dokument såsom universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgängliggöra för besökaren.

• Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.

• För att presentera matematiska formler.

På Studentportalen finns en sida som samlar alla styrdokument som kan vara relevanta för studenter, Lagar och regler som styr utbildningen. Sidan, inklusive de styrdokument som publicerats här, administreras av Studentportalens huvudredaktör.

Om du på en annan informationssida vill länka till ett centralt styrdokument ska du bädda in det redan skapade dokumentet på sidan. Saknas styrdokumentet? Kontakta huvudredaktören på webbredaktion@gu.se för att tillsammans titta på om det ska laddas upp på Studentportalen.

Vi rekommenderar att lokala dokument hanteras av respektive fakultet, institution och motsvarandes ansvarige webbredaktör.

Om din organisation har dokument i Sharepoint som ni vill länka till, hellre än att ladda upp dokumentet i Drupal, är detta ok. I dokumentets inställningar för delning behöver du då skapa en öppen länk, med inställningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta är att när besökaren har klickat på er länk till dokumenten kommer den länk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna länken. Så om en student kopierar länken och mejlar den till en annan student så får mottagaren en länk som är låst.

Vår rekommendation är därför:

• Ladda upp viktiga dokument, som med stor sannolikhet kommer att delas vidare, som dokument i Drupals dokumentbibliotek. Dokumentet publiceras på alla relevanta sidor på webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av laddas den nya filen upp i existerande dokument.

• Länka till dokument i Sharepoint om det är en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hålla dokument aktuella på våra webbplatser.

Rekommendationen är att du använder texteditorn för att lägga upp dokument. Lägg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lägga dessa i en punktlista.

På de innehållstyper där innehåll redigera med en Layout-builder finns även en komponent som heter Dokument. Undvik att använda denna, på grund av:

• När besökaren klickar på dokumentet laddas det automatiskt ner. När dokumentet bäddas in i texteditorn öppnas dokumentet upp direkt i webbläsaren, och besökaren kan då välja själv om hen vill ladda ner dokumentet.

• Komponenten dokument tar stor plats

När du namnger ditt dokument i dokumentbiblioteket ska du i så stor utsträckning som möjligt även lägga till fakultetens, institutionens eller programmets namn ingå, exempelvis:

• Sahlgrenska Akademins prioriteringsordning vid VFU

• VFU-samordnare i Grundlärareprogrammet med inriktning fritidshem

• Blankett för ansökan om studieuppehåll vid Institutionen för globala studier.

• Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet

Detta beror på att:

• Lagkrav: Även länkar till dokument måste möta lagkravet på att skriva tydliga länkar.

• Bättre användarupplevelse: Besökaren förstår exakt vilket dokument som öppnas om hen klickar på länken till dokumentet (att dokumentet till exempel är publicerat på en organisationssida eller som ett lokalt tillägg är inte tydligt nog).

• Enklare för dig som redaktör: Vi är många organisationer som delar på ett och samma dokumentbibliotek i Studentportalen, och genom att ge dokumentet en tydlig titel blir det enklare för dig att söka fram det i dokumentbiblioteket.

Namnet på den fil du laddar upp kommer även vara namnet på den fil som en besökare laddar ner. Tänk på att ge dokumentet rätt namn innan du laddar upp det, namnet går inte att ändra sen.

Namnet bör bestå av dokumentets titel och eventuell versionshantering bör tydligt framgå, datum, diarienummer eller annan unik uppgift, exempelvis:

• Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632

• VFU-samordnare i Grundlärareprogrammet med inriktning fritidshem VT24

Vi rekommenderar att du tar som vana att i första hand byta ut en fil i ett existerande dokument. I andra hand skapar ett helt nytt dokument för att ladda upp en ny fil.

Genom innehållstypen dokument kan du enkelt byta ut en fil på alla de sidor i Studentportalen där dokumentet är publicerat. Du kan nämligen radera och ladda upp en ny fil.