Dokumenthantering på Studentportalen

Owned by Frida Rudebo
Last updated: Sept 18, 2024
8 min read

Lokal webbredaktör, central webbredaktör och central lättredaktör har tillgång till Drupals dokumentbibliotek

Sidans innehåll

Om dokument

Om du har information som ska publiceras som ett dokument på webben ska du alltid först överväga om du kan publicera informationen som text istället. HTML-text är standardformat på webben och det bästa valet för användarens upplevelse, i och med att den är tillgänglig för alla besökare, oavsett om besökaren använder sig av mobiltelefon eller dator, har behov av att få webbens innehåll uppläst för sig eller behöver kunna zooma in och förstora texten.

Om dokumentet inte går att göra om till HTML-text kan du publicera det genom att skapa en innehållstyp som heter dokument och bädda in den på sidor i Studentportalen.

Riktlinjer

När ladda upp dokument:

Vi rekommenderar att ni länkar till den URL-adress där kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor presenteras på webben, snarare än att ladda upp dessa dokument som PDF:er på Studentportalen. Viktigt att tänka på är att ni inkluderar dessa länkar som en del i ert kontinuerliga kvalitetsarbete - dvs. har en plan för att säkerställa att ni länkar till de korrekta versionerna, exempelvis att ni regelbundet kontrollerar alla länkar på era programsidor.

Snart automatisk länkning i Studentportalen

Under 2024 sker ett utvecklingsarbete av Studentportalen som innebär att:

  • Aktuella utbildningsplaner, kursplaner och litteraturlistor med automatik visas på Min sida för inloggade studenter

  • Utbildningsplaner (en eller flera) kommer visas automatiskt på programsidorna i Studentportalen.

Mer information om detta skickas ut via mail i god tid inför release till Studentportalen.

Mer om länkar till kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor

Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor finns tillgängliga online, aningen som en webbsida med HTML-text eller som PDF. Dessa nås via sökfunktionen Hitta kursplan, utbildningsplan och litteraturlista på gu.se. På programmets informationssida på http://gu.se , under Hitta utbildning, finns även länk till det kommande tillfällets aktuella utbildningsplan.

Sen juni 2024 presenteras nyare kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor som webbsidor istället för pdf-dokument. Detta är en följd av att Gubas, universitetets gamla system för utbildningsdata såsom tillfällesinformation, kursplaner och litteraturlistor, stängs ned under 2024. Istället skapas nu kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor i Ladok utbildningsplanering.

Under en övergångsperiod kommer det på webben både att presenteras nyare dokument skapade i Ladok utbildningsplanering, och äldre (fortfarande gällande) dokument som skapats i Gubas. Gubas-dokumenten kommer fortsättningsvis att presenteras som pdf-dokument, men Ladok-dokumenten som HTML-text. I takt med att dokument revideras så går vi mer och mer över till att enbart använda Ladok utbildningsplanering.

Vår rekommendation är:

  1. Att ladda upp dokument till Studentportalens dokumentbibliotek (snarare än att länka till dokument som laddats upp på http://gu.se eller i Sharepoint). Dokumentet publiceras på alla relevanta sidor på webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av dokumentet laddas den nya filen upp i existerande dokument.

  2. Länka till dokument i Sharepoint om det är en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hålla dokument aktuella på våra webbplatser. I dokumentets inställningar för delning behöver du då skapa en öppen länk, med inställningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta är att när besökaren har klickat på er länk till dokument i Sharepoint kommer den länk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna länken. Så om en student kopierar länken och mejlar den till en annan student så får mottagaren en länk som är låst.

  • Dokument som är tänkta att redigeras av användaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.

  • Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.

  • Statiska dokument såsom universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgängliggöra för besökaren.

  • Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.

  • För att presentera matematiska formler.

Innehåll i dokumentet:

Lagen om digital tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

Ladda upp och publicera:

Förstå dokumenthantering i Studentportalen

I Studentportalen finns ett dokumentbibliotek som består av innehållstypen dokument. Innehållstypen dokument fungerar som en behållare för varje dokument som du laddar upp till dokumentbiblioteket; i denna laddar du upp dokumentfilen (PDF-, Word- och Excel) och anger vilken titel som ska synas för besökaren.

Screenshot 2024-09-18 at 22.36.05.png

Innehållstypen dokument bäddar du sen in direkt i Studentportalens texteditor. Det inbäddade dokumentet kommer att fungera och se ut som en länk, med en dokumentikon framför länktexten och info om filtyp och storlek inom parentes. Länken öppnar ditt dokument direkt i webbläsaren.

Du kan alltid byta titel eller byta ut den uppladdade filen för innehållstypen dokument. Ändringarna slår igenom på alla sidor där du har publicerat innehållstypen dokument. Detta gör det möjligt att placera samma dokument på flera olika sidor, men att bara göra ändringar på en plats.

Screenshot 2024-04-08 at 11.06.44.png

Skapa dokument (första gången en fil laddas upp)

Skapa bara ett nytt dokument om du ska ladda upp ett helt nytt dokument

Vi rekommenderar att du tar som vana att i första hand byta ut en fil i ett existerande dokument. Om inget passande dokument finn skapar du ett helt nytt dokument.

  1. I redaktörsgränssnittets meny klickar du på 'Innehåll'.

  2. Du ser nu ett antal flikar, välj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.

  3. Klicka på ‘+ Lägg till dokument'.

  4. Nu öppnas en sida Lägg till Dokument med ett adminformulär där du skapar ditt dokument. Fyll i formuläret. Vid behov hittar du instruktioner längre ner på sidan.

  5. Klicka på ‘Spara’.

Fylla i adminformuläret för dokument

När du vill skapa eller redigera ett studentmeddelande gör du det genom ett adminformulär för studentmeddelandet.

  • Titel = Den länktext som syns för besökaren.
    Det ska tydligt framgå vilket dokument som öppnas, exempelvis Sahlgrenska Akademins prioriteringsordning vid VFU.

  • Fil = Ladda upp dem fil som öppnas / laddas ner när besökare klickar på dokument-länken.
    Tänk på att namnge filen innan du laddar upp den, titel och version bör tydligt framgå (datum, diarienummer eller annan unik uppgift), exempelvis Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632. Namnet på filen syns inte på webbsidan, men blir namnet på filen om den laddas ner av besökaren.

  • Sammandrag = Behöver inte fyllas i
    Syns inte när dokumentet bäddas in via texteditorn.

  • Försättsbild = Behöver inte laddas upp
    Syns inte när dokumentet bäddas in via texteditorn.

Publicera dokument på relevanta sidor

Du använder dig av texteditorn för att bädda in ett dokumen. På sidor med layutfunktion kan du även använda komponenten dokument, men detta rekommenderas inte.

Gör så här i texteditorn:

  1. Klicka på ikonen med ett dokument.

    Nu öppnas dialogrutan Välj mediaobjekt att bädda in. Sök efter det dokument du ska bädda in genom att skriva en sökfras i sökrutan.
    (Du kan även välja att skapa ett nytt dokument. Klicka då på ‘Ladda upp dokument’ och följ instruktionerna ovan för att skapa dokument.

  2. Klicka i ditt dokument och klicka därefter på knappen ‘Välj dokument’ längst ner.

  3. Nu öppnas en dialogruta Bädda in mediaobjekt. Klicka på ‘Klar’.

  4. Dokumentet är nu inbäddat i texteditorn. Kom ihåg att spara texten i editorn.

Byt ut fil i dokument

Kom ihåg att döpa den nya filen med ett namn som visar på innehåll och version, exempelvis genom datum eller diarienummer.

  1. I redaktörsgränssnittets meny klickar du på 'Innehåll'.

  2. Du ser nu ett antal flikar, välj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.

  3. Sök efter ditt dokument genom att skriva in titeln under ‘Titelsök’ och klicka på ‘Filtrera’.

  4. Klicka på ‘Redigera’ på raden för ditt dokument.

  5. Nu öppnas sidan Redigera Dokument upp. Direkt under Fil klickar du på ‘Ta bort’.

  6. Nu kan du ladda upp en ny fil genom att klicka på ‘Choose File’.

  7. Klicka på ‘Spara’.

Språkhantering

Det är inte möjligt att översätta innehållstypen dokument. Om du har ett dokument som finns i både svensk och engelsk version behöver du skapa två separata dokument i dokumentbiblioteken