Administratör kan hantera formulär.
Sidans innehåll
Om formulär i Drupal
Studentportalens Drupallösning använder sig av Drupal forms, ett formulärverktyg där formuläret byggs upp med olika delar (element). Det går att göra ganska avancerade formulär; det finns många olika element att välja på när formuläret byggs upp och det går att ange om innehåll ska visas för inloggade och/eller anonyma användare.
Alla formulär i Studentportalen är kopplade till ärendehanteringssystemet STIG, vilket innebär att allt som skickas in via formulären vidarebefordras till en handläggargrupp i STIG. Det är tyvärr inte möjligt att skapa formulär kopplade till en e-post, på grund av GDPR och krav på hur vi hanterar personuppgifter som skickas in via formuläret.
Två formulär i Studentportalen - flera kategorier
På Studentportalen finns enbart två kontaktformulär, ett generellt supportformulär och ett specifikt formulär för att kontakta sektionen för examen.
De två formulären har bakat ihop en mängd olika formulär; de består av olika kategorier som mappar mot olika tjänstekategorier i STIG. Beroende på vald kategori ser formulärets innehåll och utformning olika ut.
Studenten måste välja en kategori för att kunna skicka in sin fråga. För en inloggad student är det möjligt att välja att få svar till studentmejladressen, eller att manuellt fylla i kontaktuppgifter.
Länkar till kategorier i formulären
Det går att länka direkt in till kategorierna i formulären. Viktigt att veta är att URL:en inte ändras för en besökare när hen väljer en kategori. Därför kan en besökare kan bara kopiera länk till formulärets “förstasida”.
Publicera nytt formulär - ej möjligt
Under projektet som ledde fram till Studentpotalen i Drupal (lansering hösten 2023) togs det strategiska beslutat att det enbart ska finnas två formulär i Studentportalen. Motiveringen är att ett nytt formulär med koppling till STIG kräver en release, något som sker sällan för Studentportalen. Istället skapas nya kategorier på befintliga formulär, dessa kan kopplas till STIG utan release.
Vill du ha en kategori i formuläret Support för studenter vid Göteborgs universitet
Skicka ett mail till webbredaktion@gu.se, så bokar huvudredaktören in ett möte för avstämning.
Om det av någon orsak skulle anses vara omöjligt att använda sig av en ny kategori i befintliga formulär diskuteras detta med huvudredaktören för Studentportalen.
Förstå formulärens struktur och innehåll
Formulären byggs i funktion Webbformulär
Via menyvalen 'Struktur > Webbformulär' når du en lista med de formulär som finns på Studentportalen. Härifrån kan du välja att gå vidare till redigeringsläge för ditt webbformulär. Alla formulär har en adminmeny. Den består av ett antal flikar du arbetar i för att göra olika inställningar för formuläret.
Visa = Se formuläret som en besökare
Test = Testfunktion för formuläret
Resultat = Inskickade svar i formuläret. Det sker en regelbunden automatisk rensning (OBS! PO undersöker just nu hur ofta).
Bygg = Den plats där du väljer vilka element ditt formulär ska bestå av, när och i vilken ordning de ska synas.
Inställningar = inställningar för namn, URL, bekräftelsetext osv.
Exportera = Koden för ditt formulär
Översätt = Den engelska versionen av formuläret
Innehållet byggs upp av element
Under menyvalget ‘Bygg’ redigerar du innehållet i formuläret, genom att lägga till och rangordna olika element (textfält, kryssruta, htmltext osv). Detta är samma upplägg som när du redigerar layouten för informationssidor, men admingränssnittet ser annorlunda ut. Grundläggande element (rubrik, skickaknapp etc. ansvarar huvudredaktören för) och vissa element ansvarar andra redaktörer för.
Alla redaktörer kan redigera de elementet som kopplas till en kategori i formuläret. Det vill säga element som:
Är placerade under element ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’).
Är placerade ovan element ‘authenticated’ (nyckel ‘autehnticated’).
Kategorierna administreras i taxonomin (utanför Bygg)
Det enda som du inte kan ändra under funktionen webbformulär är vilka kategorier som besökaren kan välja mellan under “Vad kan vi hjälpa dig med?” (nyckel ‘cat’). Dessa hämtas från Studentportalens taxonomi. Kategorierna är därför den enda delen av formuläret som du lägger till, redigerar och raderar utanför adminmenyn för webbformulär.
Bygga innehåll i formuläret
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du ‘Bygg’.
Du kan nu:
Lägga till element (se instruktioner längre ner).
Redigera existerande element (se instruktioner längre ner).
Rangordna i vilken ordning elementen ska synas (se instruktioner längre ner).
Radera existerande element (se instruktioner längre ner).
Efter att du har genomför dina ändringar väljer du ‘Spara element’.
Lägga till element
I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.
På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.
Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.
Det finns en mängd element att välja mellan.
Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.
Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.
OBS! Välj titel på nyckel noggrant, den går inte att ändra sen.
Klicka på ‘Spara’.
Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för elementets innehåll, för vilken/vilka kategorier det ska visas och i vilken ordning de ska synas (hur det ska viktas). Se instruktionerna nedan.
Redigera element
OBS! Vissa grundläggande element får enbart huvudredaktören redigera (även om alla administratörer har behörighet att ändra). Redigera enbart element under ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’) och ovan element ‘authenticated’ (cat ‘authenticated’).
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.
Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.
Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:
Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.
Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.
Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.
Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.
Klicka på 'Spara” när du är färdig.
Om inställningar för hur ett element visas
När du redigerar ett element anger du under villkor när besökaren ska se elementet, exempelvis först efter valet av en viss kategori.
Fyll i enligt nedan för att koppla elementet till en kategori.
När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt.
Om de av någon orsak inte gör det kan du:
Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’.
Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för.
I URL:en kan du se numret.
Ändra åtkomsten till elementet under 'Åtkomst´ så att ingen kan se den.
Rangordna element
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.
Välj ‘Visa radernas vikt långt’ upp till höger (om det står ‘Dölj radernas vikt’ behöver du inget göra).
Under spalt ‘Vikt’ har alla rader en unik siffra. Det som viktas som 0 syns överst i formuläret, 1 därefter osv.
Klicka på siffran för det element du vill flytta upp eller ner. Välj siffra för den plats i formuläret du vill att elementet ska ha. Övriga element flyttas också automatiskt (det vill säga, alla siffrorna uppdateras automatiskt för alla element som berörs av din ändring).
Regler för viktning
Redigera alltid element så att de placeras under ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’) och ovan element ‘authenticated’ (cat ‘authenticated’). Detta är grundläggande element som måste visas på rätt plats i formuläret.
Det finns i övrigt inga regler för exakt hur viktningen ska ske i formuläret. Viktig är att du ser till att elementen kopplade till en viss kategori kommer i en logisk ordning för besökaren. För att underlätta administrationen av element kopplade till en vissa kategori bör du placera alla element som hör ihop i direkt följd.
Klicka på ‘Spara element’ när du är färdig.
Radera element
Om du tar bort ett element kan du inte ångra dig i efterhand, elementet raderas helt. Om du inte är säker på att du vill ta bort elementet kan du även göra inställningar så att elementet aldrig syns.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.
På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.
En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.
Om du är säker på att du vill ta bort element klickar du på ‘Tabort’.
Hantera kategorier
Lägga till ny kategori
Du måste veta vilken handläggargrupp och vilka tjänstekategorier som gäller i STIG för den kategori som du ska lägga till i kontaktformuläret. Detta är bra (men inte nödvändigt) att veta redan när du skapar den nya kategorin.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.
Välj ‘Lägg till termer’.
Fyll i uppgifterna:
Namn = Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret.
Managergroup = Namnet på Handläggargruppen i STIG
Category 1, Category 2, Category 3 = Tjänstekategorier I STIG, se exempel från STIG i bilden nedan.
Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier/ämner (termer) i formuläret.
Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.
Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.
Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.
Redigera kategori/ämne (term)
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.
Klicka på ‘Redigera’ för den kategori (term) du vill redigera. Du kan nu ändra namn, handläggargrupp och kategori för både den svenska och engelska versionen.
Klicka på ‘Spara och gå tillbaka till listan’ när du har gjort dina ändringar. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.
Radera kategori/ämne (term)
Om du tar bort en kategori/ämne (term) kan du inte ångra dig i efterhand, termen raderas helt.
I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.
Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.
En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin/ämnet (termen).
Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori/ämne (term).