1. Logga in i POP med ditt x-konto och lösenord
Arbetar du på distans behöver du vara uppkopplad till universitetets nätverk via VPN (Arbeta på distans - VPN).
2. Kontrollera om personen redan finns
Kontrollera alltid om personen redan finns i POP och eller Aida innan du påbörjar nyregistreringen för att undvika dubbletter.
3. Välj "Ny person" i toppmenyn
4. Fyll i uppgifterna i dialogrutan "Skapa ny person"
4.1 Personnummer
4.1.1 Person med svenskt personnummer
Fyll i det svenska personnumret med 12 siffror i fält 1.
4.1.2 Person utan svenskt personnummer
4.1.2.1 Personen finns inte redan i POP eller Aida
Generera ett tillfälligt personnummer genom att fylla i födelsedatum i fält 1. och klicka i rutan "Generera tillfälligt personnummer" (fält 2.).
4.1.2.2 Personen har ett konto i Aida men inte i POP
Fyll i personens tillfälliga personnummer från Aida i fält 1.
4.2 Namn och anknytning
4.2.1 Personen finns inte redan i POP eller Aida
Fyll i förnamn i fält 3.
Fyll i efternamn i fält 4
Klicka i rutan "Skapa kontonamn" (5.)
Klicka i rutan "Generera e-postadress i GU-konto" (6.) för att skapa en GU-mailadress (se FAQ om personen inte ska ha en GU-mailadress)
Fyll i Annan arbetsgivare/företag i fält 7.
Välj Anknytningsbenämning i fält 9.
Välj organisatorisk tillhörighet i fält 10.
Fyll i hur länge personen ska verka på GU i fält 11. och fält 12. Den tidsperiod du fyller i styr giltighetstiden för personens GU-konto (x-konto). (se ” Anknytningens giltighetstid” för ytterligare information)
Klicka i ” Visa i personalkatalogen på webben” (13.) för att visa personen på gu.se
Klicka på ”Spara” (14.). Observera att det ibland kan det ta tid från det att du trycker på Spara till dess att den nya profilsidan kommer upp.
4.2.2 Personen har ett konto i Aida men inte i POP
Fyll i förnamn i fält 3.
Fyll i efternamn i fält 4.
Fyll i Annan arbetsgivare/företag i fält 7.
Fyll i e-post i fält 8.
Välj Anknytningsbenämning i fält 9.
Välj organisatorisk tillhörighet i fält 10.
Fyll i hur länge personen ska verka på GU i fält 11. och fält 12. Den tidsperiod du fyller i styr giltighetstiden för personens GU-konto (x-konto). (se ” Anknytningens giltighetstid” för ytterligare information)
Klicka i ” Visa i personalkatalogen på webben” (13.) för att visa personen på gu.se
Klicka på ”Spara” (14.). Observera att det ibland kan det ta tid från det att du trycker på Spara till dess att den nya profilsidan kommer upp.
5. Det skapas nu en profilsida i POP som kan redigeras
Redigera profilsida i POP
1. Anknytningar
Anknytningar visar vilka anställningar och uppdrag en person har inom universitetet. Det är den lokala POP-administratören som har behörighet att lägga till nya anknytningar och göra justeringar i anknytningar.
Exempel: En persons primära anknytning kan till exempel vara administratör på ett fakultetskansli. Personen kan även vara utlånad 30% som handläggare på en annan del av universitetet. Därutöver kan personen ha ett uppdrag som forskare. Alla dessa tre anknytningar går att lägga in i POP, tillsammans med de kontaktuppgifter som hör till respektive anknytning.
1.1 Hantera anknytningar
För de flesta anknytningar för GU-anställd personal kommer uppgifterna under anknytningsbenämning och organisation från Primula och kan inte redigeras i POP.
Som POP-administratör kan du redigera Anknytningar för ej anställda personer som du administrerar samt de anknytningar som är tillagda i POP.
1.2 Filtrera anknytningar
Genom att kryssa i en eller flera av kryssrutorna kan du välja vilka anknytningar du ser.
1.3Lägg till anknytning
För att skapa en ny anknytning klicka på knappen ”+ Lägg till anknytning”
Om en person har fler uppdrag på universitetet går det att lägga till ytterligare anknytningar genom att klicka på knappen ”+ Lägg till anknytning).
1.4 Spara anknytning
För att spara ändringar du gjort under en anknytning, eller för att spara en ny anknytning, måste du klicka på "Spara anknytning" längst ned i rutan. Om du bara klickar på "Spara person" kommer inte ändringar som gjorts i en anknytning att sparas.
1.5 Arbetsbeskrivning
I rutan arbetsbeskrivning går det att lägga in en beskrivning av de arbetsuppgifter som hör till anknytningen.
Observera att Arbetsbeskrivning för närvarande inte visas på gu.se.
1.6 Anknytningens giltighetstid
Fyll i giltighetstiden för anknytningens varaktighet, d.v.s hur länge personen ska vara aktiv med denna anknytning.
Anknytningar i POP avslutas automatiskt det datum som står på raden "Giltigt t.o.m." Om anknytningen är en tillsvidaretjänst står inget datum på raden. Anknytningen avslutas då automatiskt i samband med att tjänsten avslutas i Primula.
Den tidsperiod du fyller i styr även giltighetstiden för personens GU-konto (x-konto). Om giltighetstiden behöver ändras, till exempel förlängas, kan du göra det här.
När giltighetstiden går ut är personen inte längre synlig på gu.se.
1.7 Primär anknytning
För de som har flera anknytningar går det att välja vilken anknytning som ska vara den primära.
1.8 Visas på webben
För att personen ska synas på GU:s webbplatser behöver rutan "Skall visas på webben?" vara iklickad.
Om en person har flera anknytningar och bara vissa ska synas på webben: Klicka ur rutan "Skall visas på webben" på de anknytningar som inte ska synas.
1.9 Telefonnummer
Telefonnummer i POP kommer från källsystemet CMG/telefoni. Ärenden som gäller telefonnummer, till exempel om ett nummer behöver ändras, läggas till eller tas bort, skickas till telefonväxeln: vaxeln@gu.se Dessa ärenden behöver inte gå via POP-administratören utan kan göras direkt av användarna.
1.10 E-post
Det går att ändra e-postadressen under en anknytning genom att klicka på e-postraden och välja från den lista som kommer upp. Det går också att skriva in en e-postadress manuellt, men den måste då ha en giltig domän. Genom att hovra på infoikonen kan du se vilka domäner som är giltiga.
1.11 Besöksadress och postadress
Besöksadress och postadress hämtas från organisationsdatabasen (OrgDB). Ändringar och tillägg, till exempel rumsnummer, går att skriva in manuellt.
1.12 Avsluta en anknytning
Anknytningar i POP avslutas automatiskt det datum som står på raden "Giltigt t.o.m." Om anknytningen är en tillsvidaretjänst står inget datum på raden. Anknytningen avslutas då automatiskt i samband med att tjänsten avslutas i Primula.
Om du råkar lägga in en felaktig anknytning på en person kan den tas bort genom att skriva in samma datum på raden "Giltig fr.o.m." och "Giltig t.om." Använd då ett datum som redan har passerat.
Anknytningar som är avslutade finns kvar i POP, men du kan behöva klicka i rutan "Förfallna" för att kunna se dem.
2 Övriga uppgifter
2.1 Spara ändringar
För att spara ändringar som inte ligger under en anknytning klickar du på "Spara person".
2.2 Förnamn och efternamn
För ej anställd personal skapas och hanteras dessa uppgifter i POP. Om du har behörighet (personen är en av dem som du administrerar) kan du redigera uppgifterna.
För GU-anställd personal kommer dessa uppgifter från Primula och går inte att ändra i POP.
2.3 Skyddsvärd
OBS. Personer som har skyddad identitet eller liknande kommer aldrig att komma från Primula in till POP och hanteras således inte här.
Rutan ”Är personen skyddsvärd” klickas endast i om det finns en hotbild mot personen som innebär att personuppgifterna ska ha extra skydd. Om rutan är markerad syns inga uppgifter om personen på universitetets webbplatser. För markering eller avmarkering av rutan ”Är personen skyddsvärd” kontakta POP Support.
Om en persons uppgifter inte ska visas på GU:s webbplatser görs det vanligen genom att klicka ur rutan "Skall visas på webben" under Anknytningar.
2.4Kontonamn
Kontonamn är personens x-konto. Det skapas i Aida.
2.5 Publikationer
Om personen har publikationer i databasen Göteborgs universitets publikationer (GUP) ska dessa skickas automatiskt från GUP till POP. Därefter vidare för publicering på personens sida på webben.
2.6 Profilbild
Profilbild laddas upp av respektive medarbetare. Bilden måste vara i formatet jpeg/jpg och kan beskäras i samband med uppladdningen.
I de första sökträffarna under "Hitta person" på gu.se visas profilbilder i litet format med rund ram. Därför är det bra att undvika närbilder och en fördel om det finns luft runt porträttet, framför allt i ovankant.
2.7 CV
CV laddas upp av respektive medarbetare. Formatet måste vara PDF och filen får inte vara större än 2 MB.
2.8 Personlig beskrivning
Personlig beskrivning läggs in av respektive medarbetare. Det är en presentation av vad personen arbetar med och kan även innefatta tidigare arbetslivserfarenhet. Denna beskrivning exponeras på personsidan på gu.se.
2.9 Kompetens
Under samma flik som Personlig beskrivning finns även "Kompetens". Här kan olika kompetenser och kompetensområden läggas in.
Observera att Kompetenser för närvarande inte visas på webben.
2.10 Sök
För att söka personer i POP skriver du in namnet i sökrutan i toppmenyn.
2.11 Beskrivning av enhet
Beskrivningar av enheter läggs inte in i POP utan i organisationsdatabasen (OrgDB).