Versions Compared

Version Old Version 76 New Version Current
Changes made by

Pernilla

Robert Svensson

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Infonote

Det är viktigt att alla blanketter hanteras via Blankettbiblioteken på Medarbetarportalen och tillgängliggörs via webbdelen Blanketter, så att de alltid laddas ner på användarens dator. Inga blanketter får länkas eller tillgängliggöras på annat sätt än via dessa funktioner.

Uppdatering 2025-01-24: Vi har upptäckt att det finns en “bakväg” (via sökförslag i Sharepoint) som medför en risk att en redaktör kan råka redigera en blankett direkt från biblioteket:

image-20250124-144605.pngImage Added

Som det ser ut nu går det inte att få bort denna förhandsvisning av filer mm. i Sharepoint.
Ett sätt att minska risken att någon ska råka redigera:
När du skapar blanketten/mallen, ställ in så att filen öppnas i ett visningsläge:
Gå till huvudmenyn, välj sen “Arkiv” - “Info” – “Skydda arbetsbok/dok” – “Öppna alltid med skrivskydd”.

Blanketterär generella dokument avsedda för medarbetare där användaren förväntas fylla i eller komplettera informationen. Sammanfattningsvis publicerar du en blankett i tre steg:

  1. Förbered blanketten

  2. Ladda upp och kategorisera blanketten

  3. Lägg in blanketten på en webbsida via webbdelen.

Det finns Blankettbibliotek för:

  • centralt administrerade blanketter

  • respektive fakultet

  • för

...

  • gemensamma förvaltningen.

Table of Contents

...

stylenone

Förberedelser

Innan du laddar upp en blankett till Blankettbiblioteket:

...

Expand
titleFäll ut för att se instruktion

Öppna Word-filen lokalt på din dator

Klicka på “Arkiv”. Klicka sen på “Info”, sen “Kontrollera dokument” fel” (eller “arbetsbok” om det är Excel) och därefter “Kontrollera dokument”.

image-20240222-145748.png

Låt förkryssade rutor vara ikryssade. Klicka på “Kontrollera” och sen “Ta bort alla” i sektionen.

image-20240222-150157.png

Klicka därefter på “Stäng”.

Om filen är i äldre Office-format, kan du behöva konvertera till senaste version.

...

Ladda upp och visa blanketter

...

på

...

MP

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

Rekommendation

  • För blanketter som är till för alla medarbetare på GU, dvs. centrala blanketter, lägg dessa i det centrala Blankettbiblioteket Stöd och Service.

  • Om det finns blanketter som enbart berör Gemensamma förvaltningen, lägg dessa i Blankettbiblioteket Gemensamma förvaltningen.

  • Om det finns blanketter som enbart berör en fakultet, läggs dessa i Blankettbiblioteket för just den fakulteten.

Det går att flytta blanketter mellan bibliotek. Om detta behöver göras, mejla till mp@gu.se

  • .

  1. Ladda upp blanketten genom att först gå till ett blankettbibliotek:
    Centrala blanketter under Stöd och Service
    Blankettbibliotek Gemensamma förvaltningen
    Blankettbibliotek Handelshögskolan
    Blankettbibliotek Humanistiska fakulteten
    Blankettbibliotek IT-fakulteteten (upphörde 2 jan 2025. Arbete pågår med överflyttning av blanketter)
    Blankettbibliotek Konstnärliga fakulteten
    Blankettbibliotek Naturvetenskapliga fakultetenFakulteten för naturvetenskap och teknik
    Blankettbibliotek Sahlgrenska akademin
    Blankettbibliotek Samhällsvetenskapliga fakulteten
    Blankettbibliotek Utbildningsvetenskapliga fakulteten
    Blankettbibliotek Universitetsbiblioteket

    Alla blanketter är samlade på en och samma sida i varje Blankettbibliotek. Det går att filtrera och ändra listningsordningen för blanketterna på olika sätt.

  2. Välj Ladda upp - Filer, och välj sen den fil du vill ladda upp. Om du inte ser knappen Ladda upp, kontakta mp@gu.sewebbsupporten.

    image-20240220-142208.pngImage Removedimage-20240220-142208.pngImage Added


    Blanketten syns nu med filnamnet i Blankettbiblioteket:

    image-20240220-142446.pngImage Removedimage-20240220-142446.pngImage Added

  3. Nu ska du kategorisera blanketten så att den sen kan filtreras ut och visas på en webbsida. Klicka på de tre punkterna och välj “Information”. Följande fält finns för kategorisering:

    1. Namn: Namnet på filen. Det går att ändra filnamnet.

    2. Rubrik: Om du inte fyller en rubrik visas blanketten med dess filnamn. Om du sätter en rubrik, kommer blanketten att visas med rubrikens namn.

    3. Typ av blankett (välj mellan ett antal huvudkategorier)

    4. Organisation

    5. Beskrivning av blanketten.

    6. Fyll i “Företagsnyckelord” vid behov. Tips! Har du flera blanketter som är taggade med samma organisationsenhet och blankettyp, men bara vill visa upp en blankett på din webbsida ? Då kan du använda fältet “Företagsnyckelord” för att ge blanketten en unik taggning som du sen kan filtrera på (se vidare punkt 4-5)

      image-20240220-143359.pngImage Added

      image-20240220-143359.pngImage Removed

      image-20240220-143740.pngImage Removedimage-20240220-143740.pngImage Added

      Tips. När du fyller i fältet Företagsnyckelord: Skapa ett eget nyckelord eller välj bland förslagen. Se till så att ordet syns i rutan (du behöver trycka Enter vid skapande av nytt ord). Tryck sen Enter för att ordet ska sparas.

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

Rekommendation

(Uppdaterat 2024-04-23)

Du kan välja mellan att behålla blanketten i listan eller placera dem i mappar för att sortera blanketterna. Vi rekommenderar att ha blanketterna i listan då filtreringen inte plockar upp de blanketter som ligger i mapparna. Filtreringen fungerar därmed bättre utan användningen av mappar.

  1. Gå till den webbsida där du vill visa upp blanketten/blanketterna.
    Lägg till webbdelen “MP-Blanketter”:

    image-20240220-144130.pngImage Removed

    image-20240220-144130.pngImage Added

    Blanketten/blanketterna syns i webbdelen.

    image-20240220-144244.png

  2. Filtrera på vilka blanketter som ska visas i webbdelen.

    image-20240426-122936.pngImage Removedimage-20240426-122936.pngImage Added

  3. Publicera sidan.
    En besökare till webbsidan kan nu spara/ladda ner blanketten till dator, alternativt skriva ut den på papper. Hur man sparar ner beror både på vilken webbläsare man använder. Ett tips är markera blanketten, högerklicka och Välja “Spara länk/fil som …”.


Uppdatera blanketter

När du uppdaterar blanketter som har lagts upp i webbdelen (“MP Blanketter”) kan det i vissa fall förekomma störningar i informationen om blanketten, exempelvis att företagsnyckelordet eller titeln försvinner. Detta gäller särskilt för Word eller Exceldokument. Dubbelkolla därför gärna att allt står rätt till (och fyll i/ändra om det inte gör det) när en blankett har uppdaterats.

...