Versions Compared

Old Version 75

changes.mady.by.user Elin Lindeberg

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Robert Svensson

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Excerpt
nameAtt tänka på
Info

Formulär som behöver vara öppna för externa målgrupper

Den 30 juni stängdes Infoglue för gott. De verksamheter som använde GUs ”formulär-webb” (forms.gu.se ) i Infoglue kommer därför behöva placera sina formulär någon annanstans.

Arbetet pågår med att förbereda för formulär i Drupal. Ambitionen är att ta fram en lösning som är hållbar över tid, datasäker och kan skicka inkomna svar till en rad olika mottagande system efter behov.

Detta kommer dock inte vara på plats till den 30 juni. Rekommendationen är därför att använda Sharepoint-lösningen Microsoft Forms för formulär under tiden.

Microsoft Forms-formulär kan skapas av alla med ett x-konto och går att göra externt åtkomliga.

Vi på webbförvaltningen på KE återkommer med uppdateringar i frågan gällande formulär i Drupal under hösten så fort vi vet mer om hur det hela kommer att fungera i praktiken.

Koppla formulär till funktionsmejl

Vill du kunna koppla svaren till en funktionsmejl och inte din egen mejladress, behöver man använda ett så kallat Flöde (det heter Power Automate i Sharepoint). där du kopplar på en specifik mejladress och kan även styra hur innehållet i ett anpassat mejl ser ut. Har du behov av detta, så mejla till mp@gu.se. Ange vilken funktionsmejladress svaren ska gå till.

Koppla formulär till STIG

Vill du koppla formuläret till STIG behöver du också koppla det till ett Flöde i Sharepoint. Kontakta mp@gu.se så kopplar vi ihop formuläret med STIG. En Detta är en aktivitet som sker gemensamt med STIG-förvaltningen.

Ska bifogade filer kunna skickas till STIG, följ nedan instruktion.

...

Excerpt
nameSteg 3-6

  1. När du är klar med ditt formulär, välj inställningar i sidans högra kant.

forms3.JPG

  1. Nu kan du välja vem som ska kunna svara på ditt formulär. Rekommendationen är personer inom GU, men om externa målgrupper behöver kommer åt formuläret, välj då “Alla kan svara”. OBS. Bifogade filer kan inte användas om formuläret är öppet för externa målgrupper.

    Om du som formulär-ägare vill ha ett “standardsvar” från Microsoft varje gång någon har fyllt i och skickat ett formulär: Kryssa i alternativet få e-postavisering om varje svar.

forms4.JPG

Annars kan du själv gå in i ditt formulär i redigeringsläget för att se svaren, och även få en excel-fil med alla inkommande svar.

image-20240119-122707.png

Om du vill att den som fyller i formuläret ska kunna välja om hen vill ha ett e-postkvitto. Gå in på Inställningar och markera rutan enligt nedan. Då får den som fyller i formuläret en fråga innan hen skickar in.

image-20240321-205244.png

OBS! E-post-kopior kan också göras med Sharepoints Flödesfunktion. Se informationsrutan längst upp i denna instruktion.

  1. Om du vill dela formuläret med andra personer i din organisation, välj de tre punkterna till höger och sedan samarbeta eller duplicera. Lägg till de medarbetare du vill ska kunna redigera formuläret.

image-20240116-134433.png

  1. Tryck påsamla in svar i sidans högra kant. Tryck sedan på kopiera länk.

forms5.JPG

...

  1. Om formuläret är ett öppet formulär där externa målgrupper ska svara, använd länken på din externa yta och länka till formuläret.
    Annars, gå till Medarbetarportalen i Sharepoint. Du kan nu antingen välja att skapa en länk till formuläret från din sida, eller bädda in formuläret direkt på sidan. För det senare alternativet, välj redigera, tryck på “+” i det avsnittet du vill ha formuläret och välj webbdelen Microsoft Forms. Kom ihåg att vilken yta du placerar formuläret på styr vilka som kan se resultatet senare.

...