Page Comparison

Formulär som behöver vara öppna för externa målgrupper

Den 30 juni stängdes Infoglue för gott. De verksamheter som använde GUs ”formulär-webb” (forms.gu.se ) i Infoglue kommer därför behöva placera sina formulär någon annanstans.

Arbetet pågår med att förbereda för formulär i Drupal. Ambitionen är att ta fram en lösning som är hållbar över tid, datasäker och kan skicka inkomna svar till en rad olika mottagande system efter behov.

Detta kommer dock inte vara på plats till den 30 juni. Rekommendationen är därför att använda Sharepoint-lösningen Microsoft Forms för formulär under tiden.

Microsoft Forms-formulär kan skapas av alla med ett x-konto och går att göra externt åtkomliga.

Vi på webbförvaltningen på KE återkommer med uppdateringar i frågan gällande formulär i Drupal under hösten så fort vi vet mer om hur det hela kommer att fungera i praktiken.

Koppla formulär till funktionsmejl

Vill du kunna koppla svaren till en funktionsmejl och inte din egen mejladress, behöver man använda ett så kallat Flöde (det heter Power Automate i Sharepoint). där du kopplar på en specifik mejladress och kan även styra hur innehållet i ett anpassat mejl ser ut. Har du behov av detta, så mejla till mp@gu.se. Ange vilken funktionsmejladress svaren ska gå till.

Koppla formulär till STIG

Vill du koppla formuläret till STIG behöver du också koppla det till ett Flöde i Sharepoint. Kontakta mp@gu.se så kopplar vi ihop formuläret med STIG.

Formulärtyp: Privat formulär

Ett privat formulär är ett Forms-formulär som har skapats av en enskild användare, där denne är ägare av formuläret.

Data och eventuella bilagor som laddas upp till ett sådant formulär kommer att lagras i användarens OneDrive.

• Excelfil med alla svar skapas i mappen Mina filer på din personliga OneDrive.

• Ev. bifogade filer läggs Mina Filer/Appar/Microsoft Forms/Namn på formulär/namn på fråga för bifogade filer.

Formulärtyp: Gruppformulär (rekommenderas)

Ett gruppformulär är ett Forms-formulär som har delats med en Microsoft 365-grupp (t.ex. en samarbetsyta eller organisationsyta med Teams).

Data och eventuella bilagor som laddas upp till ett sådant formulär kommer att lagras i dokumentbiblioteket för gruppens samarbetsyta (istället för i OneDrive för den användare som skapade formuläret). Data som skapas är en excelfil med alla svar. Excelfilen fylls löpande på med nya svar.

• Excelfilen skapas under mappen Dokument i en organisationsyta.

• Eventuella bifogade filer läggs upp i mappen Dokument/Appar/Microsoft Forms/namnet på formuläret/namnet på frågan där de bifogade filerna läggs till.

För att dela ett formulär (som initialt skapade som privat) med en grupp kan man utgå från landningssidan i Forms och välja “Flytta till en grupp”:

Image Modified

Formuläret kommer därefter att vara delat med alla medlemmar av gruppen, och kan således också redigeras av gruppens alla medlemmar.

Det går också att via Forms skapa formuläret direkt i gruppen, genom att från landningssidan i Forms välja önskad grupp och där klicka på “Nytt gruppformulär”:

Image Modified