...

Om roller i redaktörsorganisationen och behörigheter

För att kunna publicera innehåll i Studentportalen krävs ett redaktörskonto i Studentportalens CMS-system. Kontot är knutet till ditt xkonto, och tilldelas en eller flera behörigheter som styr vilket innehåll i Studentportalen som du kan redigera och publicera.

Alla som har behörighet att publicera innehåll på Studentportalen hör till Studentportalens redaktörsorganisation. Organisationen består av ett antal redaktörsroller, som tydliggör vilket ansvar den enskilde redaktören har för att arbeta strategiskt och operativt med den egna organisationens innehåll på Studentportalen. Även om ditt redaktörskonto har behörighet att redigera en sida, kan det vara så att du inte ska göra det utifrån det ansvar du har inom redaktörsorganisationen.

Sammanfattningsvis:

• Redaktörsroll = Det ansvar du har i din organisation kopplat till arbetet med Studentportalen

• Redaktörskonto med behörighet = Vad du har möjlighet att redigera i Studentportalen.

Behörigheter, ansökan och tilldelning

Studentmeddelanden

Alla som har behov av att snabbt publicera ett kort meddelande till studenter på program- eller programtillfällesnivå kan aktivera ett redaktörskonto som ges behörigheten Hantera Studentmeddelanden. Det gäller exempelvis studievägledare, programansvariga och programadministratörer. Observera att behörigheten inte ingår i någon annan behörighetsroll, övriga webbredaktörer måste också ansöka om den.

...

...

Ansöka om behörighet i Studentportalen

Ny webbredaktör i Studentportalen

1. Chef skickar in anmälan
   Närmsta chef behöver anmäla att du ska ha behörighet att arbeta i Studentportalen. Det görs via kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

   1. På Typ av ärende väljer chef ‘Beställning’

   2. På Verktyg väljer chef ‘Drupal’.

   3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver chef ‘Behörighet Studentportal’.

   4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt anger chef:

      • Medarbetarens x-konto

      • Medarbetarens epostadress

...

...

1. 1. • Vilken/vilka behörighet medarbetaren ska ha på studentportal.gu.se (Studentmeddelande, Lokal webbredaktör, Central webbredaktör, Central lättredaktör, Administratör - mer info om behörigheten nedan)

      • Vilken/vilka fakultet, institutioner eller motsvarande webbredaktör ska publicera för (om tillämpligt)

2. Logga in i Studentportalen

...

1. (för att aktivera redaktörskonto)
   I samband med att chef skickar in

...

1. anmälan ska

...

1. du (medarbetaren som ska arbeta i Studentportalen) logga in i Studentportalen

...

1. . Då skapas ett redaktörskonto, dock utan behörigheter. Efter att du genomfört din utbildning tilldelas behörigheterna, det är först då du kan arbeta i Studentportalen.

2. Genomför utbildning
   VI mailar information och länkar till utbildningar som redaktören ska genomgå. Samtliga utbildningar finns i Canvas och kan genomföras på egen hand. Det är möjligt att pausa och återvända till utbildningarna vid ett senare tillfälle.
   Obs! Behörighet att hantera studentmeddelanden kräver ingen utbildning. Istället tar medarbetaren del av instruktioner på sidan Studentmeddelande.

3. Tilldelning

...

Webbredaktör för fakultet, institution eller motsvarande

Alla som ska publicera innehåll för fakulteter, institutioner eller motsvarande får ett redaktörskonto med behörigheten lokal webbredaktör. Detta gäller för alla roller i redaktörsorganisationen; ansvarig webbredaktör, biträdande ansvarig webbredaktör och lättredaktör.

Dessutom tilldelas webbredaktören en eller flera organisatoriska tillhörigheter, redaktören kan bara publicera innehåll för dessa. Det går att ha tillgång till hur många organisationers innehåll som helst, så länge som arbetet kräver detta.

...

...

1. av behörighet
   När du har loggat in i Studentportalen och genomfört dina utbildningar ska du meddela oss detta. Det gör du genom kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

   1. På typ av ärende väljer du ‘Beställning’

   2. På verktyg väljer du ‘Drupal’.

   3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver du ‘Tilldelning behörighet Studentportal’.

   4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt skriver du att du är färdig med din utbildning.

Ändring av behörighet i Studenportalen

1. Chef skickar in anmälan
   Närmsta chef behöver anmäla att du ska ha en ny behörighet för att arbeta i Studentportalen. Det görs via kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

   1. På Typ av ärende väljer chef ‘Beställning’

   2. På Verktyg väljer chef ‘Drupal’.

   3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver chef ‘Ändring av behörighet i Studentportal’.

   4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt anger chef:

      • Medarbetarens x-konto

      • Medarbetarens epostadress

...

1. 1. • Vilken

...

Utbildning: Webbsupporten mailar länkar till utbildningar som redaktören ska genomgå. Samtliga utbildningar finns i Canvas och kan genomföras på egen hand. Det är möjligt att pausa och återvända till utbildningarna vid ett senare tillfälle.

...

Logga in i Studentportalen: Efter utbildningarna ska du logga in i Studentportalen för att aktivera ditt användarkonto, så att webbsupporten kan tilldela din behörighet.

...

Tilldelning behörighet: Sista steget i utbildningen är att du själv kontaktar webbsupporten via deras formulär och meddelar att du är klar med kursen. De kommer då att aktivera dina behörigheter i Studentportalen.

...

...

1. 1. • /vilka nya behörigheter webbredaktören ska ha
        och/eller

      • Om webbredaktören ska ha behörighet för annan fakultet, institution eller motsvarande

2. Tilldelning av behörighet
   Ofta kan vi tilldela behörighet direkt, men om behov finns av kompletterande utbildning mailar vi information om detta.

Behörigheter i Studentportalen

Webbredaktör för universitetsgemensamt innehåll

...

Webbredaktör med behörigheten kan:

...

Varje organisation har en ansvarig webbredaktör. Denne leder sin organisations arbete med Studentportalen, genom att delta i redaktionsmöten, ta ansvar för struktur och kvalitetssäkring av den egna organisation innehåll och stötta organisationens lättredaktörer (alla övriga redaktörer) i deras arbete.

...

Redaktörsrollernas ansvar och befogenheter

Huvudredaktör

Huvudredaktörens Huvudredaktören har ett ansvar för Studentportalen som helhet, och ska säkerställa kvaliteten på allt innehåll. Rollen innebär både ett strategiskt och operativt ansvar.

I arbetet ingår:

...

arbetsuppgifterna ingår:

• Att leda redaktörsorganisationen.

• Att ge support till alla webbredaktörer i deras arbete med planering, kvalitetssäkring och utveckling av innehåll, inkl. viss utbildning i Drupal-lösningen.

• Långsiktig planering för utveckling och förvaltning av innehåll och rutiner för samarbete.

• Att leda redaktörsorganisationen.

• Att stötta alla webbredaktörer i deras arbete med planering, kvalitetssäkring och utveckling.

• Uppdatering av startsida, genomgångssidor, vissa informationssidor och publicering av banners.

• Att svara på frågor om innehåll från studenter, medarbetare och allmänhet.

Vem: Frida Rudebo

Biträdande huvudredaktör

För att ta bort personberoendet är det viktigt att det finns minst en redaktör som har samma befogenheter som huvudredaktören, som kan redigera innehåll och stötta webbredaktörer vid huvudredaktörens frånvaro.

Vem: Elin Lindeberg

...

Ansvar

...

Tillgänglig för att svara på frågor och stötta i redaktörernas innehållsarbete, främst genom funktionsbrevlåda studentportal@gu.se.

...

• ta fram, utvärdera och uppdatera riktlinjer, både för Studentportalen och universitetets övriga webbplatser.

• Innehållsarbete, såsom uppdatering av menystruktur, startsida, alla genomgångssidor, vissa informationssidor, microcopy, taxonomi och kontaktformulär samt publicering av banners.

• Att svara på frågor om innehåll från studenter, medarbetare och allmänhet.

Vem: Frida Rudebo

Webbsupport

Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering i Drupal, Studentportalens CMS.

Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.

Ansvarig webbredaktör

För varje organisation på Göteborgs universitet som har innehåll i Studentportalen (universitetsgemensamt innehåll eller information för institution, fakultet eller motsvarande) ska det finnas en ansvarig webbredaktör.

Den ansvarige webbredaktören har ansvar för kvaliteten på sin organisations innehåll i Studentportalen som en helhet och är den som står som kontaktperson vid eventuella frågor kring innehållet. Vi rekommenderar även att ansvarig webbredaktör leder eventuella övriga redaktörer i den egna organisationen.

Vem: Ansvariga webbredaktörer finns publicerade på sidan Kontakt - Studentportalen

Biträdande ansvarig webbredaktör

Inom varje organisation bör det finnas en eller flera biträdande webbredaktörer för att stötta eller träda in i webbredaktörens ställe vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Denna ska kortsiktigt kunna stötta sin organisations lättredaktörer, men behöver inte ansvara för övrig planering och kvalitetssäkring av innehåll.

Vem: Biträdande ansvarig webbredaktör finns publicerade på sidan Kontakt

Lättredaktör

Varje organisation kan utöver ansvarig webbredaktör även ha ett antal lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll.

...

Biträdande huvudredaktör

För att ta bort personberoendet är det viktigt att det finns minst en redaktör som har samma befogenheter som huvudredaktören, som kan redigera innehåll och stötta webbredaktörer vid huvudredaktörens frånvaro.

Vem: Elin Lindeberg

Webbsupport

Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering i Drupal, Studentportalens CMS.

Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.

Ansvarig webbredaktör

För varje organisation på Göteborgs universitet som har innehåll i Studentportalen (universitetsgemensamt innehåll eller information för institution, fakultet eller motsvarande) ska det finnas en ansvarig webbredaktör.

I rollen ingår att:

• Agera kontaktperson för sin organisation. Det är ansvarig webbredaktör som kontaktas via mail inför uppdateringar/ändringar som görs av menystruktur eller universitetsgemensamt innehåll. Eventuella frågor om organisationens innehåll på Studentportalen skickas alltid till ansvarig webbredaktör.

• Sprida relevant information vidare i den egna organisationen.

• Rekommendation: Ta ett ansvar för kvaliteten på sin organisations innehåll i Studentportalen som en helhet.

• Rekommendation: Leda eventuella lättredaktörer i den egna organisationen.

Vem: Ansvariga webbredaktörer finns publicerade på sidan Kontakt - Studentportalen

Innehållsägare (utan behörighet att publicera innehåll)

Innehållsägare är medarbetare på universitetet som förfogar över information och material på Studentportalen, men som inte har redaktörsbehörighet. De granskar och säkerställer att det publicerade innehållet är aktuellt och korrekt, men har ingen behörighet att redigera något. Dessa medarbetar istället huvudredaktör, webbredaktör eller lättredaktör om innehåll som inte är aktuellt/korrekt.

Former för samarbete

Redaktion centrala ansvariga webbredaktörer

Publicering av det universitetsgemensamma innehållet sköts av en central redaktion, som består av webbredaktörer med ansvarar för universitetsgemensam information inom olika ämnen/områden. Arbetet hålls samman av huvudredaktören, men varje redaktör är huvudansvarig för “sitt” innehåll.

Syfte

...

Biträdande ansvarig webbredaktör

Inom varje organisation bör det finnas en eller flera biträdande webbredaktörer för att stötta eller träda in i webbredaktörens ställe vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Denna ska kortsiktigt kunna stötta sin organisations lättredaktörer, men behöver inte ansvara för övrig planering och kvalitetssäkring av innehåll.

Vem: Biträdande ansvarig webbredaktör finns publicerade på sidan Kontakt

Lättredaktör

Varje organisation kan utöver ansvarig webbredaktör även ha ett antal lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll.

Vem: Respektive organisation (fakultet, institution eller motsvarande samt central enhet) har koll på vilka som är lättredaktörer. Kontakta Ansvarig webbredaktör om du vill veta mer.

...

Effektmål

• Den universitetsgemensamma informationen på Studentportalen är skrivet med “en röst” (samma tonalitet och utformning av innehåll)

• Vägen från fråga till svar är kort

• Vägen från förslag till genomförande är kort

Medlemmar

Representanter från universitetsgemensamma funktioner för studenter: Utbildningsenheten, Universitetsbiblioteket, Welcome Services, ASK, Servicecenter, International Centre, etc.

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

• Besluta om riktlinjer för utformning av det universitetsgemensamma innehållet

• Planera för vad som ska lyftas på startsida, genomgångsidor och informationssidor.

• Planera för publicering av nytt innehåll.

• Säkerställa att det finns en plan för när och hur det universitetsgemensamma innehållet ska kvalitets- och faktagranskas.

• Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Redaktion lokala ansvariga webbredaktörer

Vi undersöker för tillfället möjligheten att sammanställa en lokal redaktion. Vilka som ska ingå behöver beslutas. Förslag är att alla ansvariga webbredaktörer för respektive institution/fakultet/motsvarande ingår. Redaktionen leds av huvudredaktören, varje redaktör är ansvarig för sitt innehåll.

Plan för framtagande av redaktionen:

1. Huvudredaktör tar fram ett förslag som skickas till alla ansvariga webbredaktörer

2. Ansvariga webbredaktörer tar del av förslag och stämmer av med relevanta kollegor i den egna organisationen.

3. Ansvariga webbredaktörer skickar feedback till huvudredaktör.

4. Hvudredaktören tar fram ett slutligt förslag och kallar till ett första möte.

5. Det gemensamma arbetet utvärderas och utvecklas kontinuerligt.

Innehållsägare (utan behörighet att publicera innehåll)

Innehållsägare är medarbetare på universitetet som förfogar över information och material på Studentportalen, men som inte har redaktörsbehörighet. De granskar och säkerställer att det publicerade innehållet är aktuellt och korrekt, men har ingen behörighet att redigera något. Dessa medarbetar istället huvudredaktör, webbredaktör eller lättredaktör om innehåll som inte är aktuellt/korrekt.

Former för samarbete

Redaktion för universitetsgemensamt innehåll

Planering och samarbete kring det universitetsgemensamma innehållet sköts av en redaktion som består av ansvariga webbredaktörer för universitetsgemensam information inom olika ämnen/områden. Arbetet hålls samman av huvudredaktören, men varje redaktör är huvudansvarig för “sitt” innehåll.

Syfte

Redaktionen skapar ett forum för samarbete mellan de redaktörer som publicerar merparten av den universitetsgemensamma informationen, där redaktörerna kan samarbeta kring utformning av innehåll och tillsammans säkerställa att innehållet är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till

...

Effektmål

...

Behov som kärnverksamheten ser blir till faktiska lösningar i Studentportalen.

...

sig för en besökare), möter målgruppens behov och underlättar studievardagen för universitetets studenter.

Effektmål

• Den universitetsgemensamma informationen på Studentportalen är skrivet med “en röst” (samma tonalitet och utformning av innehåll).

• Vägen från fråga till svar är kort.

• Vägen från förslag till genomförande är kort.

Medlemmar

Representanter från universitetsgemensamma funktioner för studenter: Utbildningsenheten, Universitetsbiblioteket, Welcome Services, ASK, Servicecenter, International Centre, etc.

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

...

Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla studenter.

...

• Besluta om riktlinjer för utformning av det universitetsgemensamma innehållet

• Planera för vad som ska lyftas på startsida,

...

• genomgångsidor och informationssidor.

• Planera för publicering av nytt innehåll.

• Säkerställa att det finns en plan för när och hur det universitetsgemensamma innehållet ska kvalitets- och faktagranskas.

• Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Medlemmar

Redaktionen leds av Studentportalens huvudredaktör. I redaktionen ska alla fakulteter, institutioner och motsvarande representeras, genom något av alternativen:

• Ansvarig webbredaktör från fakultet representerar fakultet och tillhörande institutioner

• En mix av ansvarig webbredaktör från fakultet och ansvarig webbredaktör från vissa institutioner

• Ansvarig webbredaktör från alla fakulteter och alla institutioner

Mötesformer och samarbete

• Redaktionen möts 2 eller 4 gånger per år, via Teams eller fysiskt (input från redaktörer).

• Medlemmar i redaktionen samarbetar främst via (input från redaktörer):

  1. Mail mellan möten. Huvudredaktör skickar ut information från webbredaktion@gu.se, redaktörer kan kontakta huvudredaktör på samma adress samt kontakta varandra direkt via mail.

  2. En gemensam Teams-chatt.

  3. En Teams-grupp med tillhörande chatt.

Arbetsgång

1. Huvudredaktör ser behov av ett innehåll/en riktlinje på Studentportalen som behöver utvecklas, uppdateras eller skapas. Behovet har framkommit genom:

   1. Input från redaktör i kärnverksamheten

   2. Input från studenter

   3. Input från annan medarbetare inom kärnverksamheten

   4. Input från extern aktör inom högre utbildning eller webb

2. Huvudredaktören lyfter behovet till redaktörer i den lokala redaktionen, ger ett eller flera alternativ för lösning och ber att få input i vad som fungerar bäst. Kommunikation sker genom:

   1. Muntlig information vid redaktionsmöte

   2. Via mail / Teams-chatt

3. Medlemmarna i redaktionen undersöker vad den egna organisationen anser om det nya innehållet/riktlinjen. Vilka som ska involveras kan variera och beslutas i respektive organisation.

4. Medlem i redaktionen återkommer till huvudredaktören på angiven väg (mail, chatt, möte).

5. När huvudredaktören fått svar från samtliga beslutar denne en lösning, främst utifrån principen “majoriteten avgör” men ibland även utifrån “bäst argument avgör”.

Exempel på en arbetsgång:

...

En ansvarig webbredaktör hör av sig till huvudredaktör med behov av en ny kategori för evenemang.

...

Huvudredaktören tar fram ett eller flera förslag på vad en sådan kategori kan heta och skickar ett mail till medlemmar i den lokala redaktionen med frågan “Har även ni detta behov och vilken passar er bäst?”

...

Redaktörerna undersöker och återkommer till huvudredaktör.

...

Mötesformer och samarbete

Redaktionen möts 4 gånger per år, med fokus på den pågående terminen eller terminssavslut- och start. Däremellan sker samarbete genom en Teams-grupp, där en chatt används för att diskutera olika frågor och delge information.

Redaktion för kärnverksamheten

Vi håller för tillfället på att sammanställa en redaktion med representanter från kärnverksamheten. Redaktionen leds av huvudredaktören, men vissa beslut kring hur samarbetet ska se ut i övrigt behöver fortsatt fattas.

Plan för framtagande av redaktionen:

1. Huvudredaktör tar fram ett förslag som skickas till alla ansvariga webbredaktörer

2. Ansvariga webbredaktörer tar del av förslag och stämmer av med relevanta kollegor i den egna organisationen.

3. Ansvariga webbredaktörer skickar feedback till huvudredaktör.

4. Hvudredaktören tar fram ett slutligt förslag och kallar till ett första möte.
   Uppstartsmöte äger rum tillsammans med huvudredaktör och ansvariga webbredaktörer för gu.se den 12 september.

5. Det gemensamma arbetet utvärderas och utvecklas kontinuerligt.

Syfte

Redaktionen för kärnverksamheten skapar ett forum för samarbete och erfarenhetsutbyte mellan webbredaktörer som publicerar information för fakulteter, institutioner och motsvarande på Studentportalen. Redaktionen ska säkerställa att struktur och innehåll på Studentportalen möter studenter och kärnverksamhetens behov, att informationen är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för webbplatsens målgrupper) och bidra till en samsyn om var information ska publiceras.

Effektmål

• Behov som kärnverksamheten ser blir till faktiska lösningar i Studentportalen.

• Studenter som läser utbildningar där de byter institution och/eller fakultet kan hitta likvärdig information på samma plats i Studentportalen, oavsett utbildning. (Begränsning: det är inte allt som fungerar likadant i kärnverksamheten, och det går inte alltid att hitta en “one size fits them all”).

Medlemmar

Ansvariga webbredaktörer från fakulteter och (vissa) institutioner

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

• Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla studenter.

• Lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas eller raderas samt visas på startsida.

• Diskutera möjliga lösningar och planera för genomförande av dessa.

• Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Mötesformer

Redaktionen möts 4 gånger per år, 2 fysiska möten och 2 möten via Teams.

Samarbete mellan möten

Att besluta inom redaktionen.

Redaktioner inom en organisation

...