För anställda:
För att kunna logga in i POP krävs ett aktivt x-konto.
Externa/ej anställda medarbetare:
POP-administratör behöver skapa en sida i POP och därefter är inloggning med x-konto möjlig.

För att kunna logga in i POP när du arbetar på distans behöver du vara uppkopplad till universitetets nätverk via VPN (Cisco AnyConnect). Information om hur du kopplar upp dig via VPN finns på sidan Arbeta på distans - VPN.

Anknytningar visar vilka anställningar och uppdrag en person har inom universitetet.

Exempel: En persons primära anknytning kan till exempel vara administratör på ett fakultetskansli. Personen kan även vara utlånad 30% som handläggare på en annan del av universitetet. Därutöver kan personen ha ett uppdrag som forskare. Alla dessa tre anknytningar går att lägga in i POP, tillsammans med de kontaktuppgifter som hör till respektive anknytning.

För de flesta anknytningar för GU-anställd personal kommer uppgifterna under anknytningsbenämning och organisation från Primula och kan inte redigeras i POP.
För externa/ej anställda medarbetare behöver anknytningar skapas upp manuellt av en POP-administratör.

Det är den lokala POP-administratören som har behörighet att lägga till nya anknytningar och göra justeringar i anknytningar.

Som POP-administratör kan du redigera anknytningar för ej anställda personer som du administrerar samt de anknytningar som är tillagda i POP.

För de flesta anknytningar för GU-anställd personal kommer uppgifterna under anknytningsbenämning och organisation från Primula och kan inte redigeras i POPkan skapa nya anknytningar/justera befintliga anknytningar på de organisationer som hen har behörighet för.

Anknytningar som är avslutade finns kvar i POP, men du kan behöva klicka du ser dom genom att bocka i rutan "Förfallna" för att kunna se dem. Se mer om hur du hittar dem på sidan ​ .vid “Förfallna".

Man kan markera i POP vilken anknytning som anses vara den “primära” för personen - se sidan ​primära för personen genom att bocka i rutan “Är detta en primär anknytning?”

• Om personen har flera anknytningar så är det den anknytning som är satt som primär som visas överst i listan över anknytingar anknytningar på personsidan på gu.se.

• Det är också den primära anknytningens organisationsenhet som visas på personen när man söker personer i sökfältet inne i popPOP.

Du kan skapa en anknytning på vilken person som helst i POP, så länge anknytningen kopplas till en organisation som du är behörig att administrera i POP. Se Lägg till anknytning .

Uppgift om telefonnummer kommer från telefonisystemet CMG/telefoni.
Kontakta telefonväxeln: vaxeln@gu.se.

Detta kan medarbetaren göra själv och behöver inte ske via en POP-administratör.

Om du blivit utsedd till POP-administratör behöver du ansöka om administrationsbehörighet till systemet genom att fylla i blanketten Ansökan om administrationsbehörighet i POP och OrgDB. Blanketten finns på följande sida: medarbetarportalen.gu.se/blanketter/personal

Därefter skickas den ifyllda blanketten in som bifogad fil via formuläret längst ned på följande sida:
medarbetarportalen.gu.se/service-stod/for-arbetsgivare/hrsupport

• Skapa person

För att förlänga en extern/ej anställd behöver du som POP-administratör ändra tom-datum på anknytningen. (Du ska inte ändra from-datum, POP räknar från dagens datum)
Obs! Man kan max. förlänga 2 år från dagens datum.
Ex. 2021-01-15 - 2023-01-14

Ett xkonto inaktiveras när tom-datum passerat i POP.
Vill man inaktivera xkontot tidigare, ändra tomdatum och spara anknytningen.

1. i bockad på anknytningen.

2. Att personen inte är markerad som skyddsvärd.
   

, prova att spara om igen.
Om det inte hjälper, kontakta POP-supporten.

Webbläsarens cacheminne kan göra att uppdateringar inte syns
En orsak till att uppdateringar inte syns på gu.se kan vara att webbläsaren använder sitt cacheminne när den visar sidan. Då syns inte de senaste uppdateringarna. För att kringgå detta kan du prova att tömma webbläsarens cacheminne, och därefter uppdatera sidan på gu.se. Tömning av cacheminnet görs på olika sätt i olika webbläsare, om du inte hittar funktionen kan du göra en sökning på nätet efter instruktioner.

Gupaida. Många har flera adresser, till exempel om man har bytt namn. Fel namn i adressfältet kan bero på att du har kvar en e-postadress som inte längre är aktuell. Om det är viktigt att namnet ändras kan du be din

behörighetsadministratör (BA) om hjälp att ta bort den inaktuella e-postadressen i Aida. Notera bara att eventuella mail som skickas till den e-postadress som tas bort då inte längre kommer att nå

fram.

• organisations namn,

• telefonnummer (

• fast ankn, mobil och fax),

• e-postadress, besöksadress (gata, postnr, ort),

• rumsnummer och postadress (gata, postnr, ort).

Följande uppgifter i POP visas inte på www.gu.se:

• Personnummer, xkonto, medborgarskap, externa webbsidor och profiler, kompetens som är inlagd under personlig beskrivning,

• samt följande uppgifter som finns på anknytningarna: arbetsbeskrivning, anknytningens from-datum och tom-datum.

, kompetens, medborgarskap, externa forskningsprofiler och akademiska meriter och aktiviteter.