Sidans innehåll

Om formulär i Studentportalen

Studentportalen använder sig av formulärverktyget Drupal forms, där det går att bygga ganska avancerade formulär. Formulären är alltid kopplade till ärendehanteringssystemet STIG – allt som skickas in via formulären skickas till en handläggargrupp i STIG (aldrig till en e-post).

På Studentportalen finns två kontaktformulär, ett generellt supportformulär och ett formulär för att kontakta sektionen för examen.

De två formulären har “bakat ihop” vad som kunde ha varit en mängd olika formulär, genom att de delas in i ett antal olika kategorier (studentkonto, studieintyg, tillgodoräknande osv). En student måste välja en kategori för att kunna skicka in sin fråga. Beroende på vald kategori ser formulärets innehåll och utformning olika ut.

Sidans innehåll

Om formulär i Drupal

Studentportalens Drupallösning använder sig av Drupal forms, ett formulärverktyg där formuläret byggs upp med olika delar (element). Det går att göra ganska avancerade formulär; det finns många olika element att välja på när formuläret byggs upp och det går att ange om innehåll ska visas för inloggade och/eller anonyma användare.

Alla formulär i Studentportalen är kopplade till ärendehanteringssystemet STIG, vilket innebär att allt som skickas in via formulären vidarebefordras till en handläggargrupp i STIG. Det är tyvärr inte möjligt att skapa formulär kopplade till en e-post, på grund av GDPR och krav på hur vi hanterar personuppgifter som skickas in via formuläret.

Två formulär i Studentportalen - flera kategorier

På Studentportalen finns enbart två kontaktformulär, ett generellt supportformulär och ett specifikt formulär för att kontakta sektionen för examen.

De två formulären har bakat ihop en mängd olika formulär; de består av olika kategorier som mappar mot olika tjänstekategorier i STIG. Beroende på vald kategori ser formulärets innehåll och utformning olika ut.

Studenten måste välja en kategori för att kunna skicka in sin fråga. För en inloggad student är det möjligt att välja att få svar till studentmejladressen, eller att manuellt fylla i kontaktuppgifter.

Expand
title Support för studenter vid Göteborgs universitet (skärmdump kategorier)
Image Removed

Expand
title Kontakta sektionen för examen (skärmdump ämnen - vilket är detsamma som kategorier)
Image Removed

Länkar till kategorier i formulären

Det går att länka direkt in till kategorierna i formulären. Viktigt att veta är att URL:en inte ändras för en besökare när hen väljer en kategori. Därför kan en besökare kan bara kopiera länk till formulärets “förstasida”.

För en inloggad student är det möjligt att välja att få svar till studentmejladressen, eller att manuellt fylla i kontaktuppgifter. Ej inloggade måste alltid fylla i sina kontaktuppgifter.

Riktlinjer

Länka till kategorier i formulären

Så gör du för att länka:

1. På den här sidan listar vi URL-adresser som leder till de två formulären på Studentportalen.

2. Välj rätt formulär och leta sen reda på rätt kategori.

3. Kopiera URL:en till kategorin, tänk på att välja rätt språkversion (svenska eller engelska).

4. Använd länken i din kommunikation på webb nyhetsbrev eller annan plats.

URL till kategorier i formulär

Publicera nytt formulär - ej möjligt

Under projektet som ledde fram till Studentpotalen i Drupal (lansering hösten 2023) togs det strategiska beslutat att det enbart ska finnas två formulär i Studentportalen. Motiveringen är att ett nytt formulär med koppling till STIG kräver en release, något som sker sällan för Studentportalen. Istället skapas nya kategorier på befintliga formulär, dessa kan kopplas till STIG utan release.

Förstå formulärens struktur och innehåll

Formulären byggs i funktion Webbformulär

Via menyvalen 'Struktur > Webbformulär' når du en lista med de formulär som finns på Studentportalen. Härifrån kan du välja att gå vidare till redigeringsläge för ditt webbformulär. Alla formulär har en adminmeny. Den består av ett antal flikar du arbetar i för att göra olika inställningar för formuläret.

Expand
title Om adminmenyn för webbformulär
Image Removed Visa = Se formuläret som en besökare Test = Testfunktion för formuläret Resultat = Inskickade svar i formuläret. Det sker en regelbunden automatisk rensning (OBS! PO undersöker just nu hur ofta). Bygg = Den plats där du väljer vilka element ditt formulär ska bestå av, när och i vilken ordning de ska synas. Inställningar = inställningar för namn, URL, bekräftelsetext osv. Exportera = Koden för ditt formulär Översätt = Den engelska versionen av formuläret

Innehållet byggs upp av element

Under menyvalget ‘Bygg’ redigerar du innehållet i formuläret, genom att lägga till och rangordna olika element (textfält, kryssruta, htmltext osv). Detta är samma upplägg som när du redigerar layouten för informationssidor, men admingränssnittet ser annorlunda ut. Grundläggande element (rubrik, skickaknapp etc. ansvarar huvudredaktören för) och vissa element ansvarar andra redaktörer för.

...

Vissa element hör till formulärets grundläggande funktioner, såsom formulärets titel och skickaknapp. De syns alltid i formuläret . Det är enbart huvudredaktören som redigerar dessa (även om alla har behörighet att göra det).

Detta gäller för följande nycklar:

...

kontakta_oss = Titeln för formuläret, som alltid ska synas längst upp på formuläret.

...

cat = Listan med kategorier att välja

...

authenticated

...

studentmejl = kryssknapp för att inloggad student ska kunna få svar direkt till studentmejl

...

Förnamn = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

...

Efternamn = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

...

E-postadress = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

...

Personnummer (ange vid behov) = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

...

Submit = Knapp för att skicka in formuläret

...

...

Lägga till ny kategori

Gör så här för att lägga till en kategori/ämne (term):

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.

3. Välj ‘Lägg till termer’.

4. Fyll i uppgifterna:

   1. Namn = Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret.

   2. Managergroup = Namnet på Handläggargruppen i STIG

   3. Category 1, Category 2, Category 3 = Tjänstekategorier I STIG, se exempel från STIG i bilden nedan.

      Image Removed

5. Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier/ämner (termer) i formuläret.

6. Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.

7. Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.

8. Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.

Redigera kategori/ämne (term)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på ‘Redigera’ för den kategori (term) du vill redigera. Du kan nu ändra namn, handläggargrupp och kategori för både den svenska och engelska versionen.

4. Klicka på ‘Spara och gå tillbaka till listan’ när du har gjort dina ändringar. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.

Radera kategori/ämne (term)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.

4. En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin/ämnet (termen).

5. Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori/ämne (term).

Bygga innehåll för en kategori/ämne i formuläret

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du ‘Bygg’.

3. Du kan nu:

   1. Lägga till element (se instruktioner längre ner).

   2. Redigera existerande element (se instruktioner längre ner).

   3. Rangordna i vilken ordning elementen ska synas (se instruktioner längre ner).

   4. Radera existerande element (se instruktioner längre ner).

4. Efter att du har genomför dina ändringar väljer du ‘Spara element’.

Lägga till element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.

4. Det finns en mängd element att välja mellan.

7. Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.

8. Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.

10. Klicka på ‘Spara’.

11. Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för elementets innehåll, för vilken/vilka kategorier det ska visas och i vilken ordning de ska synas (hur det ska viktas). Se instruktionerna nedan.

Redigera element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.

4. Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:

   Image Removed

   1. Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.

   2. Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.

   3. Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.

   4. Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.

5. Klicka på 'Spara” när du är färdig.

Inställningar för när ett element visas

När du redigerar ett element anger du under villkor när besökaren ska se elementet, exempelvis först efter valet av en viss kategori.

Expand
title Koppla element till kategori under Villkor
Fyll i enligt nedan för att koppla elementet till en kategori. Image Removed

Expand
title Hur vet jag siffra för min kategori?
När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt. Om de av någon orsak inte gör det kan du: Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’. Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för. I URL:en kan du se numret. Image Removed

...

Ändra åtkomsten till elementet under 'Åtkomst´ så att ingen kan se den.

Image Removed

Rangordna element

...

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

...

På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

Hantera formulären

Behörighet: För att kunna redigera innehållet i ett formulär krävs särskild behörighet. Kontakta huvudredaktören via webbredaktion@gu.se om du har behov av detta.

Redigera kategorier, innehåll och inställningar: Formuläret hanteras på två platser i Studentportalens redaktörsgränssnitt.

• Kategorier hanteras i taxonomin: hanteras under ‘Struktur > Taxonomi’.

• Innehåll och inställningar (text, fält där besökaren kan fylla i information, URL, export till STIG etc) hanteras under 'Struktur > Webbformulär'.

Hantera kategorier i ett formulär

Lägga till kategori

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.

3. Välj ‘Lägg till termer’.

4. Ange korrekta inställningar för formuläret (mer om detta under rubriken Inställningar för kategori).

5. Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier i formuläret.

6. Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.

7. Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.

8. Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.

9. Nu är kategorin skapad.

10. För att besökare ska kunna skicka in till kategorin behöver du nu koppla innehåll till den enligt instruktioner under Hantera innehåll i kategori längre ner på sidan.

11. För att rätt innehåll ska skickas vidare till STIG behöver du även Ange vilken info som ska skickas till STIG enligt instruktioner längre ner på den här sidan.

Inställningar för kategori

Innehåll	Vad
Namn	Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret.
Publicerad Image Added	Välj om kategorin ska synas i formuläret (ikryssad) eller inte.
Managergroup	Namnet på Handläggargruppen i STIG
Category 1, Category 2, Category 3	Tjänstekategorier i STIG, fylls i enligt den ordning som visas i STIG. Se bild. Image Added
Relationer	Används inte
Översättningar	Används inte

Redigera kategori

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på ‘Redigera’ för den kategori du vill redigera.

4. Du kan nu ändringar inställningar för kategorin.

5. När du har gjort dina ändringar klickar du på ‘Spara och gå tillbaka till listan’. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.

Radera kategori

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.

4. En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin).

5. Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori.

Hantera innehåll i en kategori

Innehållet i formuläret består av olika element

Innehållet i formuläret (text, textfält, kryssruta, knappar osv) heter Element. Dessa hanteras under ‘Bygg’ i Webbformuläret.

Hanteringen av element liknar hur du arbetar med komponenter i Layout-builder, bara det att den inte är lika visuellt enkelt. Alla elementen ligger i en lista (se bild nedan). Listan med element i korthet:

• I listan syns ALLA element som finns i ditt formulär, men du kan ange att ett element enbart ska visas för en eller flera kategorier.

• Du styr ordningen på elementen genom att dra dem upp eller ner i listan.

...

Ansvarsfördelning element

Grundläggande element (titel, skickaknapp etc.) ansvarar huvudredaktören för och element kopplade till kategorier ansvarar andra redaktörer för.

Expand
title Bild: Ansvarsfördelning olika element
Image Added

Lägga till element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.

4. Det finns en mängd element att välja mellan. Hovra med muspekaren över för mer info om respektive element.

5. Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.

6. Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.

10. Klicka på ‘Spara’.

11. Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för:

    1. Elementets innehåll

    2. Vilken/vilka kategorier som elementet ska visas

    3. I vilken ordning elementet ska synas (hur det ska viktas).

Redigera inställningar för elementet

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.

4. Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:

   Image Added

   1. Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.

   2. Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.

   3. Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.

   4. Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.

5. Klicka på 'Spara” när du är färdig.

Ställa in hur ett element visas för besökare

När du redigerar inställningar för ett element (enligt instruktioner ovan) anger du för vilken eller vilka kategorier som elementet ska synas, men även om elementet vara ska visas för vissa besökare (exempelvis enbart inloggade besökare).

Expand
title Hur vet jag siffra för min kategori?
När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt. Om de av någon orsak inte gör det kan du: Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’. Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för. I URL:en kan du se numret. Image Added

Expand
title Dölj element för anonyma / inloggade besökare
Du kan ändra vilka som ser ett element genom att ändra åtkomsten till elementet: Klicka på ‘Redigera’ för det element som du ska koppla till en kategori. Klicka på ‘Åtkomst’. Under ‘Create submission’ kan du ange vem som ska se (och kunna skicka in) elementet. Kryssa i dem som ska se (i nedan exempel ser inloggade användare elementet, men inte anonyma). Image Added

Elementens ordning i formuläret (rangordna element)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. Du kan antingen arbeta med att dra och släppa elementen, eller flytta dem genom att ange en siffra. Klicka på ‘Spara element’ när du är färdig.

...

Radera element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. Klicka på

...

Radera existerande element

...

1. namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

2. På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.

3. En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.

4. Om du är säker på att du vill ta bort

...

1. element klickar du på ‘Tabort’.

Ange vilken info som skickas till STIG

De två formulären kopplas till STIG genom att du anger rätt handläggargrupp och kategorier i taxonomin, men du behöver även ange vilka inkomna svar som ska skickas till STIG.

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.

4. En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.

5. Om du är säker på att du vill ta bort element klickar du på ‘Tabort’.

6. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera. Klicka på ‘Inställnignar’ > ‘Emails / Handlers’.

7. Här finns enbart en handler, handler STIG. Klicka på ‘Redigera’ längst till höger.

8. Under flik Allmän skrollar du ner till Submission data och kryssar du i de element som ska skickas till STIG.

9. Under flik Utökad behöver du även ange elementet under Additional Settings, Custom data. Efter content “ (på rad 32): anger du [webform_submission:valus:elementets_nyckel]
   

   Image Added

10. Klicka på ‘Spara’.

Övriga inställningar för formuläret

Huvudredaktören ansvarar för övriga inställningar, exempelvis formulärets:

• Titel

• URL

• Svarsmeddelande

• Synlighet

Instruktioner för detta kommer längre fram.