Detta är ett informationsutskick om vad som är aktuellt för Studentportalen. Till funktionsadresser för institutioner och fakulteters ledningsgrupp samt enhetschefer på gemensamma förvaltningen, för vidarebefordran till berörda funktioner.

För kännedom till dig som är redaktör i Studentportalen, nationella enheter och kommunikatörslistan.

Hej!

I slutet av 2023 lanserade vi nya Studentportalen. Nu pågår ett arbete med att sätta formerna för hur det fortsatta arbetet med Studentportalen ska se ut i förvaltning, bland annat gällande roller och ansvar, samarbete, kvalitetssäkring och utveckling. Här vill jag dela med mig om aktuellt arbete med Studentportalen.

Information i utskicket som är extra viktig för dig med personalansvar:

• Vi sammanställer nu vem som är ansvarig webbredaktör för alla verksamheter. Detta är ett viktigt led i arbetet med att upprätta en fungerande redaktörsorganisation för samarbete, och för att säkerställa att innehållet på Studentportalen är aktuellt och korrekt.

• Vi undersöker möjligheterna att skapa en lokal redaktion, där ansvarig webbredaktör från institution, fakultet eller motsvarande deltar. Syftet är att ha ett forum för samarbete kring innehåll, insamling av behov och stöttning i innehållsarbete.

Aktuellt om Studentportalen

Vi ser över vem som är ansvarig webbredaktör

Vi har nyligen kontaktat projektkontakter via e-post med frågan om vem som nu är ansvarig webbredaktör samt eventuell biträdande ansvarig webbredaktör. Detta är en del av arbetet med att formalisera Studentportalens redaktörsorganisation.

Kort om ansvarig webbredaktör: Alla verksamheter som har innehåll på Studentportalen ska ha en ansvarig webbredaktör. Denne har ett övergripande ansvar för innehållet, men arbetet sker självklart tillsammans med övriga redaktörer och med stöttning från Studentportalens huvudredaktör. Vid frånvaro agerar eventuell biträdande ansvarig webbredaktör back up för publicering på Studentportalen.

Ansvarig webbredaktör agerar även som kontaktperson gällande Studentportalen. Ibland kommer vi att skicka ut information för spridning inom den egna webborganisationen, det kan även förekomma att vi ber om input kring innehåll eller annat som rör Studentportalen.

Hur mycket tid ansvarig webbredaktör behöver avsätta beror framför allt på hur ni organiserar er kring ert arbete med innehåll i Studentportalen. Svar på frågor och utskick från oss görs i den mån det finns tid och intresse.

Samarbetsformer formaliseras

Studentportalens gemensamma meny och informationssidor innebär ett stort behov av samarbete mellan alla redaktörer. En grund i detta samarbete är en central och en lokal redaktion. 

Central redaktion: Redan under projektet fanns en central redaktion, bestående av redaktör som ansvarar för merparten av den universitetsgemensamma informationen. Efter lansering bildar flertalet av dessa redaktörer en permanent central redaktion. 

Lokal redaktion: Vi undersöker för tillfället möjligheten att sammanställa en lokal redaktion. Syftet är att skapa ett forum för att stötta varandra, lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas eller raderas samt för att ta fram gemensamma riktlinjer kring innehåll. Redaktionen kommer samlas 1 gång per termin (digitalt via Teams), och höras via mail däremellan om behov finns.

Vilka som ska ingå i en lokal redaktion behöver nu beslutas. Förslag är att alla ansvariga webbredaktörer för respektive institution/fakultet/motsvarande ingår i en lokal redaktion. Längre fram under vårterminen kommer vi att skicka ut mer info om detta till ansvariga webbredaktörer, för feedback och tankar. Vi kommer då även att göra ett utskick till funktionsbrevlådor för fakulteter, institutioner och gemensamma förvaltningen.

Årshjul för översyn och utveckling av innehåll

En viktig del i Studentportalens arbete med kvalitetssäkring av innehållet är att ta fram och arbeta utifrån ett årshjul. Arbetet med att ta fram ett årshjul pågår för tillfället och kommer att publiceras i Studentportalens manual på Confluence. Målet är att årshjulet publiceras i mitten av februari.

Redaktörsmanual är under uppdatering

Under Studentportalsprojektet skapades en redaktörsmanual som uppdaterades kontinuerligt i takt med ny funktionalitet. Under kvartal 1 kommer vi att uppdatera redaktörsmanualen, för att säkerställa att den är enkel att använda sig av. Arbetet pågår tillsammans med ansvariga för övriga centrala webbplatser, med målsättningen att harmonisera respektive webbplats redaktörsmanual.

Vår kommunikation under 2024

Vi planerar att göra regelbundna utskick om Studentportalen under året: 

• Utskick till redaktörer med uppdateringar som är relevanta för arbetet i Studentportalen kommer ske 2–3 gånger per termin.

• Utskick till fakultetskansli_alla@gu.se; institutionsadministration_alla@gu.se; ledningsgrupp-ud@gu.se; nationellaenheter_alla@gu.se; kommunikatorer_alla@gu.se med generell info kommer göras 3–4 gånger per år. 

Roller och kontaktpersoner

I förvaltning är rollerna mer eller mindre desamma som under Studentportalsprojektet: 

• Produktägare är Tobias Karlsson. Tobias är produktägare för GU:s Drupal-webbplatser, vilka även inkluderar gu.se och Hotellportalen. Produktägaren ansvarar för att den tekniska lösningen möter de behov som finns genom att identifiera dessa behov och besluta om vilka funktioner som ska förbättras eller nyutvecklas. 

• Huvudredaktör är Frida Rudebo. Huvudredaktören leder redaktörernas arbete, bland annat genom att ta fram årshjul gällande uppdatering och kvalitetssäkring, stötta alla redaktörer i deras arbete samt leda central och lokal redaktion. 

• Ansvarig webbredaktör. Denne har det övergripande ansvaret för sin organisations innehåll i Studentportalen och är huvudsaklig kontaktperson för information och frågor om Studentportalen gällande den egna verksamheten. 

• Support i Studentportalen ges av ett flertal medarbetare på Kommunikationsenheten. Huvudredaktören (nås via studentportal@gu.se) ger support i alla frågor rörande innehåll. Webbsupporten (nås via kontaktormulär på Medarbetarportalen) ger stöd i frågor kring hur publicering går till samt tilldelar och uppdaterar behörigheter. Huvudredaktör och webbsupport har ett nära samarbete, och alla medarbetare får självklart support oavsett kontaktväg.

Frågor

Om du har frågor om Studentportalen kan du skicka ett mail studentportal@gu.se, som bland annat bevakas av huvudredaktör och produktägare.

Bästa hälsningar från Studentportalen via huvudredaktör Frida Rudebo