Om denna sida

På denna sida listas de vanliga frågor (och svar på dessa) som kommer in till POP-supporten från POP-administratörer.

Uppgift om telefonnummer kommer från telefonisystemet CMG/telefoni. Kontakta telefonväxeln: vaxeln@gu.se.

Telefonnummer så som fax, mobilnummer och fast anknytning, kommer till POP från källsystemet CMG/telefoni och kan inte ändras i POP.

För att ändra uppgift om en persons telefonnummer får man ta kontakt med telefonväxeln: vaxeln@gu.se.

Detta kan medarbetaren göra själv och behöver inte ske via POP-administratör

Leta upp personen i POP - se Sök person

Gå in på den eller de anknytningar som skall förlängas Ändra en anknytning och justera anknytningens tom-datum.

Man kan skapa xkonto på en ej anställd:

• När man skapar en ny person i POP - se Skapa person

• Efter att personen är skapad, genom att gå in på personens profilsida och ange att man vill att konto skall skapas - se Ändra en person

Man kan skapa en gu-epostadress på en ej anställd:

• När man skapar en ny person i POP - se Skapa person

• Efter att personen är skapad, genom att gå in på personens profilsida och ange att man vill att konto och epost skall skapas - se Ändra en person

Detta kan ske på två sätt:

1. Om personen har ett uppdrag vid universitetet som skall förlängas, leta upp den förfallna anknytningen som det rör för personen och förläng giltighetstiden på denna (tom-datum) se Ändra en anknytning .

2. Om personens aktiva roll inte knyter direkt an till tidigare förfallna anknytningar på personen, så skapar man upp en helt ny anknytning för personen - se Lägg till anknytning

Detta sker i Aida och utförs av en behörighetsadministratör.

Detta sker i Aida och utförs av en behörighetsadministratör.

För att en person som finns med i POP ska synas på gu.se behöver följande vara uppfyllt i POP:

1. Att personen har en aktiv anknytning i POP. Det innebär att datumet som står under Giltigt fr.o.m. ska vara före dagens datum. Under Giltigt t.o.m. ska det vara tomt eller stå ett datum efter dagens datum.

2. Att rutan “Visas på webben” är markerad i anknytningen.

3. Att personen inte är markerad som skyddsvärd.

Sökfunktionen "Hitta organisation" på gu.se visar varje enhet separat, och listorna över personal innefattar bara de som har sin anställning vid varje specifik enhet. Du kan alltså behöva gå in på sidor för flera olika enheter för att se alla som arbetar på din organisation.

Det beror på hur mycket uppgifter som just då exporteras från POP, samt vilken belastning det är på gu.se. Det kan ta upp till nästkommande dag innan nya personer eller ändringar i POP syns på gu.se, men oftast går det betydligt fortare. Tänk på att klicka på "Spara person" efter att du har gjort ändringar i POP. Om de nya uppgifterna inte syns på gu.se senast nästkommande dag så kontakta din POP-administratör.

Webbläsarens cacheminne kan göra att uppdateringar inte syns
En orsak till att uppdateringar inte syns på gu.se kan vara att webbläsaren använder sitt cacheminne när den visar sidan. Då syns inte de senaste uppdateringarna. För att kringgå detta kan du prova att tömma webbläsarens cacheminne, och därefter uppdatera sidan på gu.se. Tömning av cacheminnet görs på olika sätt i olika webbläsare, om du inte hittar funktionen kan du göra en sökning på nätet efter instruktioner.

Texten i adressfältet är kopplat till en e-postadress du har på universitetet. E-postadresserna finns i källsystemet Aida. Många har flera adresser, till exempel om man har bytt namn. Fel namn i adressfältet kan bero på att du har kvar en e-postadress som inte längre är aktuell. Om det är viktigt att namnet ändras kan du be din POP-administratör om hjälp att ta bort den inaktuella e-postadressen i Aida. Notera bara att eventuella mail som skickas till den e-postadress som tas bort då inte längre kommer att nå dig.

För de personer och anknytningar som är satta att få visas på www.gu.se i POP visas följande uppgifter:

• Förnamn, efternamn, foto, CV, publikationer från GUP, personlig beskrivning

• För respektive anknytning visas också, anknytningsbenämning, organisationsnamn, telefonummer (fas ankn, mobil och fax), epostadress, besöksadress (gata, postnr, ort), rumsummer och postadress (gata, postnr, ort).

Följande uppgifter i POP visas inte på www.gu.se:

• Personnummer, xkonto, medborgarskap, externa webbsidor och profiler, kompetens som är inlagd under personlig beskrivning,

• samt följande uppgifter som finns på anknytningarna: arbetsbeskrivning, anknytningens from datum och tom datum.

För att en anknytning skall visas på gu.se behöver rutan Visas på webben? vara ikryssad. Se mer om hur du ändrar en anknytning på Ändra en anknytning

Publikationer i databasen Göteborgs universitets publikationer (GUP) ska skickas automatiskt från GUP till POP och därefter vidare för publicering på webben. Om något i denna kedja inte fungerar finns det några olika åtgärder man kan göra:

Publikationen syns i GUP och i POP, men inte på webben
Detta kan ofta åtgärdas genom att göra en mindre ändring i POP, till exempel i personlig beskrivning, och sedan spara. Då görs en ny export av alla uppgifter i POP till webben.

Publikationen syns under "Mina publikationer" i GUP, men inte i POP och inte på webben
Prova att spara om publikationerna i GUP. Då görs en uppdateringen från GUP till POP och vidare till webben.

Publikationen syns inte under "Mina publikationer" i GUP
Då kan ditt ID i GUP behöva knytas till personens x-konto. För att få detta åtgärdat kontakta GUP support via kontaktformuläret på universitetsbibliotekets kontaktsida, alternativt e-post gup@ub.gu.se eller telefon 031-786 6671.

Om du blivit utsedd till POP-administratör behöver du ansöka om administrationsbehörighet till systemet genom att fylla i blanketten Ansökan om administrationsbehörighet i POP och OrgDB. Blanketten finns på följande sida: medarbetarportalen.gu.se/blanketter/personal

Därefter skickas den ifyllda blanketten in som bifogad fil via formuläret längst ned på följande sida:
medarbetarportalen.gu.se/service-stod/for-arbetsgivare/hrsupport

I POP finns följande behörigheter:

1. Grundbehörighet för alla medarbetare - alla personer som finns i POP som en person och som har ett aktivt xkonto kan logga in i POP. Dessa kan enbart se sin egen profilsida i POP.

2. POP-administratör - kan administrera alla personer för en eller flera organisationsenheter. Detta omfattar funktionalitet så som att skapa nya ej anställda personer, ändra person, samt ändra och lägga till anknytingar.

3. Objektspecialist - samma behörighet som POP-administratör, med tillägg att kunna utföra systemadministration. Tilldelas i regel till personer som arbetar med daglig drift och förvaltning av systemet.

Medarbetaren kan underhålla följande uppgifter om sig själv i POP: foto, CV, personlig beskrivning och kompetens.

En ej anställd person kan också ändra sitt förnamn och efternamn. Den anställde personen underhåller detta i Primulas egenrapportering.