Ett system behöver förvaltas och utvecklas för att säkerställa att det underhålls, vidareutvecklas och supportas så att det levererar värde till aktuell verksamhet. Utveckling och förvaltning av system inkluderar oftast personer från både IT-enheten och andra verksamheter.
Arbetet kan delas upp i tre delar:
Utveckling omfattar utveckling av ny, eller ändrad funktionalitet samt buggrättningar. Utvecklingen kan ske antingen med hjälp av standardkomponenter eller helt egenutvecklad mjukvara.
Verksamhetsnära förvaltning omfattar tex användarstöd, behörighetshantering, informationsförvaltning, större uppdateringar som förändrar arbetssätt och information, livscykelhantering av systemet och dess komponenter, avtalshantering och upphandling, informationssäkerhet och dataskydd.
IT-nära förvaltning omfattar arbete så som drift av server, lagring och backup, drift av själva systemet, mindre versionsuppdateringar och patchningar, underhåll av integrationer med andra system, samt it-säkerhet.
Olika typer av system, samt vilken driftsform (molntjänst, ”on-prem” osv) systemet har, styr vilka av de tre delarna som universitetet behöver för att förvalta och utveckla systemet. Det kan t ex skilja sig åt beroende på om systemet är ett standardsystem, om det är egenutvecklat, om det är en molntjänst eller systemet driftas vid universitetet.