Digitalisering är en metod för verksamhetsutveckling där digitala lösningar används för automation eller innovation. Varje verksamhet ansvarar för sin utveckling och därmed också dess digitalisering. Digitalisering är alltså en integrerad del av varje verksamhet.
Behov och förändringsinitiativ kommer i många fall från respektive verksamhet men kan också komma som ett utryckt behov från andra verksamheter och dess användare. Om förändringsidéer uppstår som rör existerande system bör dessa framföras till respektive ägande och förvaltande verksamhet, medan idéer på nya lösningar kan lyftas till universitetets digitaliseringsportfölj, dess portföljledning eller ett av verksamhetsområdena utbildning, forskning eller verksamhetsstöd.
Digitaliseringsportföljen bedriver också ett årligt idé- och behovsfångstarbete då det är möjligt att göra inspel rörande idéer till förändringar av existerande IT-system och tankar på nya digitaliseringslösningar. Inspelen lyfts till respektive verksamhetsområdens beredningsorgan (utbildning, forskning och verksamhetsstöd).
Varje verksamhetsansvarig skall se till att både verksamhetens digitaliseringsbehov likväl som frågor kring annan utveckling och förvaltning av existerande system tas med i verksamhetsplanen för varje enhet och att dessa aktiviteter ligger i linje med beslutade riktningar från digitaliseringsportföljen. Varje verksamhet ansvarar för styrning och uppföljning av planerna. Portföljledningen har också ett övergripande ansvar att följa upp hela universitetets digitalisering.