Introduktion till Hotellportalen

I korthet
Hotellportalen är universitetets webbhotell för information som inte kan publiceras på Externwebben, Studentportalen eller Medarbetarportalen.

Sidans innehåll

Vad är Hotellportalen?

Hotellportalen är ett webbhotell som Kommunikationsenheten erbjuder kostnadsfritt till verksamheter och samarbeten som av olika anledningar inte platsar på http://gu.se, Studentportalen eller Medarbetarportalen. Syftet är att verksamheterna ska kunna ha egna webbplatser, där Göteborgs universitet som myndighet säkerställer att de följer de lagkrav vi har på oss.

När passar en webbplats i Hotellportalen?

För de flesta kommunikationsbehov, även för samarbeten mellan andra lärosäten och organisationer, är det tillräckligt med information i våra befintliga kanaler. Prata med verksamhetens kommunikatör om vilka möjligheter som finns – det kan vara en projektsida eller informationssida på http://gu.se som beskriver er verksamhet eller ert projekt. Kontakta webbredaktionen på GU (webbredaktion@gu.se) om ni är osäkra på vem ni ska kontakta.

Exempel på när Hotellportalen kan passa

• Verksamheten är ett samarbete mellan flera likvärdiga parter, där Göteborgs universitet ansvarar för kommunikationen.

• Verksamheten har en isolerad målgrupp som inte har intresse av att besöka andra webbsidor på universitetets webbplats.

• Verksamheten har specialbyggd funktionalitet som inte kan integreras med våra andra portaler

Förutsättningar för att ansöka om en webbplats i Hotellportalen är:

• Verksamheten har ett eget varumärke och grafisk profil. Eftersom webbplatserna i Hotellportalen är samarbeten mellan flera huvudmän är det inte önskvärt att visa upp GU mer än den/de andra parterna. Dessutom måste det av tillgänglighetsskäl vara tydligt att man inte befinner sig på http://gu.se . Därför omfattas Hotellportalens webbplatser inte av Göteborgs universitets riktlinjer för profilering och ska inte använda GU:s färger och logotyp.

• Det finns en kommunikationsplan där webbplatsens syfte är definierat. Det behöver vara tydligt vilka målgrupperna är, vilka behov de har och hur de ska hitta till webbplatsen.

• Det finns resurser i verksamheten för att bygga och administrera en webbplats på längre sikt. Ni måste själva bygga upp webbplatsen eller flytta ert innehåll. Siteimprove används på alla webbplatser i Hotellportalen för att mäta besöksstatistik och förbättra användarvänligheten.

Vad ingår för en webbplats i Hotellportalen?

En webbplats i Hotellportalen inkluderar utbildning, support, uppdateringar och en säker plattform som uppfyller gällande lagkrav.

Hotellportalen erbjuder:

• Startsida

• Text och bild på bestående informationssidor och genomgångssidor

• Nyhetsartiklar som går att lista i nyhetslistor

• Evenemang som går att lista i en kalender

• Video

• Eget sök

• Hjälp med indexering för att webbplatsen ska kunna hittas via sökmotorer

• Stöd för inbäddade javascriptapplikationer (ni ansvarar dock själva för att det fungerar)

• Språkversioner på svenska och engelska

Hotellportalen har inte stöd för:

• Sidor som behöver vara bakom inloggning

• Egen utveckling på webbplatsen eftersom GU som myndighet måste säkerställa att lagar uppfylls

• Möjlighet att kommentera på innehåll

• Indexeras inte i universitets sökfunktion

• Interna hänvisningar till innehåll som finns på http://gu.se, eftersom Hotellportalen inte ligger i samma plattform. Det gäller innehåll i kurs- och programkatalogen, lediga anställningar, nyheter och evenemang, samt person- och organisationskatalogen (POP). Detta innehåll kan visas upp genom extern länkning eller att innehållet skapas på nytt på webbplatsen i Hotellportalen

Vem ansvarar för webbplatsen?

Verksamheten bakom webbplatsen ansvarar för att innehållet är korrekt, aktuellt och följer gällande lagkrav. Prefekt, verksamhetschef eller motsvarande blir webbplatsägare och ska underteckna en ansvarsförbindelse.

Ytterst ansvarig för alla webbplatser i Hotellportalen är Göteborgs universitet, som juridisk person och statlig myndighet. Eftersom Göteborgs universitet tillhandahåller och ansvarar för Hotellportalen är det universitetet som ytterst bär det rättsliga ansvaret för att lagkraven uppfylls. Det innebär att eventuellt vite från tillsynsmyndighet riktas mot Göteborgs universitet, inte mot den enskilda verksamheten som använder tjänsten. Vid behov kan därför Kommunikationsenheten besluta om att begränsa, ta över eller stänga ner en webbplats vid brister eller misskötsel. Kommunikationsenheten utför stickprover och årliga revisioner för webbplatserna i Hotellportalen.

Vad säger lagen?

Verksamheter som använder sig av en webbplats i Hotellportalen ska följa de lagkrav som gäller för myndigheter, som är:

• Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service

• Högskolelagen

• GDPR

• Språklagen – t ex måste alla webbplatser finnas på svenska, även om den huvudsakliga målgruppen är engelskspråkig

För att underlätta för redaktörer och förbättra innehållet är det även rekommenderat att ni följer Göteborgs universitets riktlinjer för webbpublicering och riktlinjer för generativ AI. Den ansvariga redaktören ska hålla sig uppdaterad om lagändringar och uppdateringar som kan komma att påverka webbplatsen.

Hur får jag en webbplats i Hotellportalen?

1. När er ansökan har tagits emot kontaktar vi er för att ställa kompletterande frågor. Då alla webbplatser har olika behov går det inte att täcka in alla frågor i ett formulär. Kommunikationsenheten gör sedan den slutliga bedömningen om var informationen hör hemma.

2. Om det bedöms att en ny webbplats ska byggas i Hotellportalen, utses en ansvarig redaktör och en webbplatsägare som ska fylla i en ansvarsförbindelse.

3. Extern domän köper ni av en extern leverantör, det finns inga upphandlade men Kommunikationsenheten kan tipsa om några som vi har använt oss av tidigare.

4. Webbsupporten sätter upp webbplatsen – beroende på bemanning kan det ta upp till någon vecka. Ni får en tom webbplats, där redaktören bygger upp innehållet med olika komponenter.

5. När webbplatsen är färdigbyggd ansöker ni om att få den publicerad. Innan publicering görs en granskning för att säkerställa att lagkrav uppfylls och att webbplatsen håller tillräckligt hög kvalitet för att publiceras.

Vad får vi göra på vår webbplats i Hotellportalen?

Ni ansvarar för att ta fram egna färger och logotyp samt att tillgänglighetskraven för webbplatser uppfylls. Det går bra att kontakta någon av GU:s upphandlade reklambyråer för hjälp.

Viss funktionalitet har begränsats för att säkerställa tillgängligheten. Det finns stöd för inbäddade javascriptapplikationer men ni ansvarar själva för att det fungerar.

Vem får arbeta med en webbplats i Hotellportalen?

För varje webbplats i Hotellportalen utses en ansvarig redaktör som får utbildning i verktyget och behörighet till webbplatsen, samt möjlighet att beställa behörigheter åt fler redaktörer. Utbildning är obligatorisk för alla som ska arbeta med webbplatsen. Redaktörer som redan har behörighet till http://gu.se behöver inte gå utbildningen igen, även om det rekommenderas att ni repeterar era kunskaper om det var längesedan ni arbetade i verktyget.

Det går bra att ge personer utanför GU behörighet att arbeta med Hotellportalen. Ni beställer då ett x-konto till personen som sedan kan få utbildning och behörighet.

Ansökan om webbplats i Hotellportalen

För att ansöka om en webbplats i Hotellportalen fyller du i formuläret Ansökan om webbplats i Hotellportalen.