Sidans innehåll

Om formulär i Studentportalen

Studentportalen använder sig av formulärverktyget Drupal forms, där det går att bygga ganska avancerade formulär från gruden. Formulären är kopplade till ärendehanteringssystemet STIG; allt som skickas in via formulären skickas till en handläggargrupp i STIG.

På Studentportalen finns två kontaktformulär, ett generellt supportformulär och ett formulär för att kontakta sektionen för examen.

De två formulären har “bakat ihop” vad som kunde ha varit en mängd olika formulär, genom att de delas in i ett antal olika kategorier (studentkonto, studieintyg, tillgodoräknande osv). En student måste välja en kategori för att kunna skicka in sin fråga. Beroende på vald kategori ser formulärets innehåll och utformning olika ut. För en inloggad student är det möjligt att välja att få svar till studentmejladressen, eller att manuellt fylla i kontaktuppgifter.

Länka till kategorier i formulären

Viktigt att veta är att URL:en för formuläret inte ändras för en besökare när hen väljer en kategori. Därför kan en besökare bara kopiera länk till formulärets “förstasida”.

Det går däremot att länka direkt till formuläret med en kategori förvald. Vi har sammanställt alla formulärlänkar som finns nedan. Kopiera länken för att kunna använda i din kommunikation.

Länkar till Support för studenter vid Göteborgs universitet

Länkar till Kontakta sektionen för examen

Riktlinjer

Hantera kategorier för ett formulär

Var du hanterar kategorier

Kategorierna i formlären administreras utanför redaktörsmenyn, de administreras istället i Studentportalens taxonomi.

Lägga till kategori

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.

3. Välj ‘Lägg till termer’.

4. Fyll i uppgifterna:

   1. Namn = Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret.

   2. Managergroup = Namnet på Handläggargruppen i STIG

   3. Category 1, Category 2, Category 3 = Tjänstekategorier I STIG, se exempel från STIG i bilden nedan.

      

5. Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier/ämner (termer) i formuläret.

6. Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.

7. Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.

8. Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.

Redigera kategori/ämne (term)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på ‘Redigera’ för den kategori (term) du vill redigera. Du kan nu ändra namn, handläggargrupp och kategori för både den svenska och engelska versionen.

4. Klicka på ‘Spara och gå tillbaka till listan’ när du har gjort dina ändringar. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.

Radera kategori/ämne (term)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.

4. En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin/ämnet (termen).

5. Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori/ämne (term).

Hantera innehåll till en kategori

Var du redigerar innehåll (element)

Alla formulär har en redaktörsmeny som består av ett antal flikar du arbetar i för att göra olika inställningar för formuläret. Det nås på två vägar:

• Navigera till formuläret som en besökare, som inloggad redaktör med Admin-behörighet ser du redaktörsmenyn.

• Via den globala redaktörsmenyn: 'Struktur > Webbformulär'. Härifrån kan du välja att gå vidare till redigeringsläge för ditt formulär.

Innehållet kopplat till en kategori (elementen) når du under ‘Bygg' > 'Element’.

Ansvarsfördelning element

Grundläggande element (titel, skickaknapp etc.) ansvarar huvudredaktören för och element kopplade till kategorier ansvarar andra redaktörer för.

 Bild: Ansvarsfördelning olika element

Lägga till element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.

4. Det finns en mängd element att välja mellan.

7. Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.

8. Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.

10. Klicka på ‘Spara’.

11. Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för elementets innehåll, för vilken/vilka kategorier det ska visas och i vilken ordning de ska synas (hur det ska viktas). Se instruktionerna nedan.

Redigera innehåll i element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.

4. Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:

   

   1. Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.

   2. Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.

   3. Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.

   4. Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.

5. Klicka på 'Spara” när du är färdig.

Ställa in hur ett element visas för besökare

När du redigerar ett element anger du under villkor när besökaren ska se elementet, exempelvis först efter valet av en viss kategori.

 Koppla element till kategori under Villkor

Fyll i enligt nedan för att koppla elementet till en kategori.

 Hur vet jag siffra för min kategori?

När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt.

Om de av någon orsak inte gör det kan du:

• Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’.

• Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för.

• I URL:en kan du se numret.

 Dölj element helt

Ändra åtkomsten till elementet under 'Åtkomst´ så att ingen kan se den.

Elementens ordning i formuläret (rangordna element)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. Välj ‘Visa radernas vikt långt’ upp till höger (om det står ‘Dölj radernas vikt’ behöver du inget göra).

4. Under spalt ‘Vikt’ har alla rader en unik siffra. Det som viktas som 0 syns överst i formuläret, 1 därefter osv.

5. Klicka på siffran för det element du vill flytta upp eller ner. Välj siffra för den plats i formuläret du vill att elementet ska ha. Övriga element flyttas också automatiskt (det vill säga, alla siffrorna uppdateras automatiskt för alla element som berörs av din ändring).

6. Klicka på ‘Spara element’ när du är färdig.

Radera element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.

3. På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.

4. En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.

5. Om du är säker på att du vill ta bort element klickar du på ‘Tabort’.

Övriga inställningar för formuläret

Huvudredaktören ansvarar för övriga inställningar, exempelvis formulärets:

• Titel

• URL

• Svarsmeddelande

• Synlighet

Instruktioner för detta kommer längre fram.