Innehållsförteckning

Inledning

Open

Om beslut tas (G2) av verksamhetsansvarig (VA), portföljledningen för digitalisering (PFLD) eller ett av verksamhetsområdena inom digitaliseringsportföljen (VO) att man skall titta vidare på en möjlig lösning med utgångspunkt i framtaget koncept i konceptfasen, så arbetar verksamhetsutvecklaren tillsammans med verksamhetsansvarig och andra utpekade personer med att fördjupa analysen och skapa förutsättningar för att kunna realisera en lösning. 

Open

Under förberedelsefasen skapas förutsättningar för att kunna realisera förändring.
Man detaljerar lösning, planerar, ser över resurser som behövs. Om det rör sig om en liten förändring, kan arbetsinsatsen handla om “timmar”, medan om det är en komplex förändring kan det röra sig om veckor i arbetsinsats under förberedelsefasen.

Om behovet och lösningens art och omfattning ligger utanför utvecklings- och förvaltningsorganisationens (dvs de som har det operativa ansvaret för utveckling- och förvaltning av systemet) ramar i form av tex tillgängliga resurser och avtal, lyfts frågan om man skall utföra arbetet först till systemägare eller tex verksamhetsansvarig för vidare beredning och tex senare som ett behov till digitaliseringsportföljen.  

De olika aktiviteterna i förberedelsefasen

Prioritera & planera

I det här steget har man redan kommit fram till en lösning på det problem eller behov som identifierades i den tidigare fasen, och nu behöver man prioritera och säkra resurser och stöd samt planera för att genomföra lösningen.

• Säkra resurser: För att genomföra lösningen behöver man säkra nödvändiga resurser. Detta kan innebära att man behöver skaffa finansiering, personal, utrustning eller andra resurser som behövs för att genomföra lösningen.

• Säkra stöd: Det är också viktigt att säkra stöd för lösningen från relevanta intressenter, såsom ledning, anställda eller andra som kan påverkas av lösningen. Detta kan innebära att man behöver presentera och ”sälja in” lösningen för dessa intressenter och arbeta för att övervinna eventuellt motstånd.

• Planering för genomförande: Slutligen, baserat på den valda lösningen och de säkrade resurserna och stödet, görs en plan för hur lösningen ska genomföras. Denna plan bör inkludera specifika steg, tidslinjer, ansvarsområden, och andra detaljer som behövs för att effektivt genomföra lösningen.

Detaljera krav & lösning

Detta steg innebär att man tar de övergripande kraven och lösningen som har identifierats i de tidigare stegen och bryter ner dem i mer detaljerade och specifika delar. I detta steg är det viktigt att man ta hänsyn till om det finns lagar och interna styrdokument som är viktigt att beakta redan i detta skede, så som krav på arkivering och bevarande, informationssäkerhet, säkerhet, kontinuitetshantering. Här är några steg som kan ingå:

• Detaljera krav: De övergripande kraven som identifierades i de tidigare stegen bryts ner i mer specifika och detaljerade krav. Detta kan innebära att man specificerar exakt vad varje krav innebär, vilka standarder som måste uppfyllas, och hur framgången kommer att mätas.

• Detaljera lösning: På samma sätt bryts den övergripande lösningen ner i mer specifika och detaljerade delar. Detta kan innebära att man specificerar exakt hur varje del av lösningen kommer att fungera, vilken teknik eller metod som kommer att användas, och hur varje del bidrar till att uppfylla de övergripande kraven.

Avtal, upphandling

Innebär att man formaliserar och säkrar de resurser, tjänster eller produkter som behövs.

• Upphandling: Kan innebära att man genomför en offentlig upphandling eller förhandlar direkt med leverantörer.

• Avtal: När upphandlingen är klar och en leverantör har valts, ingås ett avtal mellan organisationen och leverantören. Avtalet specificerar vad som ska levereras, när det ska levereras, hur mycket det kommer att kosta och andra viktiga detaljer.