Publicera studentmeddelanden

I nya Studentportalen finns en funktion som kallas studentmeddelanden. Dessa är korta notismeddelanden som syns på den inloggade studentens Min sida. Studentmeddelanden kan publiceras mot alla studenter på ett program, eller endast en specifik årskull av ett program (ett programtillfälle).

Vad är ett studentmeddelande?

Konceptuellt ser vi studentmeddelanden lite som en whiteboard på dörren in till klassrummet. En plats att lämna kortare tidsbundna notiser som det är bra om alla i klassen ser. Vi skriver det vi får plats med, och om ny information behöver komma ut så suddar vi ut det gamla meddelandet och ersätter det med ett nytt. Vi hänger inte upp ytterligare en whiteboard.

Vad innebär detta för hur vi använder studentmeddelanden i Studentportalen rent konkret? För det första så kan endast ett studentmeddelande per program / programtillfälle publiceras samtidigt. Vill vi uppdatera eller byta ut meddelandet behöver vi först “sudda ut” det gamla meddelandet.

Till skillnad mot en riktig whiteboard har vi dock inte satt någon spärr för hur långt ett studentmeddelande kan vara. Det kan finnas tillfällen då en längre text, eller flera olika meddelanden, måste synas. Men rekommendationen är att hålla det kortfattat, och att hålla det till ett meddelande i taget. Om det finns behov av längre och utförligare information till studenterna kan exempelvis en nyhet som är riktad till programmet / programtillfället användas istället.

Vem kan publicera studentmeddelanden?

Vem som helst som har behov av att snabbt kunna posta meddelanden till studenter på program- eller programtillällesnivå kan få behörighet till denna funktion. Det gäller exempelvis studievägledare, föreläsare, programansvariga, programadministratörer osv.

För att publicera studentmeddelanden i Studentportalen behövs en behörighet som utdelas av webbsupporten. Din närmsta chef anmäler detta till webbsupporten. Din chef behöver uppge ditt xkonto-ID, mejladress samt att du ska hantera studentmeddelanden.

För att supporten ska kunna ge dig rätt behörigheter måste du först logga in i Studentportalen. Det gör du genom att klicka på “Logga in” i sidhuvudet. Du loggar in med ditt xkonto på samma sätt som när du loggar in i exempelvis Canvas eller Medarbetarportalen.

När du loggar in första gången skapas ett användarkonto åt dig i drupal. Kontot kommer dock inte ha några behörigheter förrän webbsupporten har aktiverat detta åt dig. Du får ett mejl av dem när det är klart.

Hantera studentmeddelanden

När du har fått rätt behörigheter av webbsupporten kan du börja arbeta med studentmeddelanden. För att hitta funktionen går du till menyn till vänster. När du är inloggad har du nu fått en extra knapp i menyn märkt “Översikt studentmeddelanden”.

Klicka på denna knapp för att komma till översiktsvyn för studentmeddelanden.

Skapa ett nytt studentmeddelande

Nu ska vi titta på hur vi skapar ett nytt studentmeddelande. I detta exempel (obs, helt påhittat) ska vi skapa ett meddelande för läkarstudenter som läser termin 5 och som under nästa termin kommer att läsa valbara kurser. Det som dessa läkarstudenter så småningom kommer att se på sin “Min sida”, när vi är färdiga, kommer se ut så här:

För att skapa ett nytt studentmeddelande, klicka på den blå knappen märkt “+ Lägg till studentmeddelande”.

Vi får då upp följande skärm, som vi nu kommer att gå igenom fält för fält.

Titel

I fältet “Titel” skriver vi studentmeddelandets rubrik. Detta kommer att utgöra rubriken som studenterna ser i studentmeddelandet.

I titel-fältet skriver vi därför rubriken “Information om valbar kurs”.

Brödtext

I nästa fält, märkt “Body”, skriver vi det faktiska meddelandet som vi vill att studenterna ska se.

Programreferens / Tillfällesreferens

De nästkommande två fälten är vad som avgör vilka studenter som kommer att se meddelandet på sin “Min sida”. Här kan vi välja att antingen lägga till en referens till ett program eller till ett programtillfälle. Vi kan dock inte välja båda två samtidigt.

Programreferens – Alla studenter som läser programmet kommer att se meddelandet, oavsett om de är på termin 1 eller termin 10.

Tillfällesreferens – Endast en specifik årskull av ett program kommer att se meddelandet.

I vårt exempel är vi ute efter att meddelandet ska visas för läkarstudenter på termin 5, vilket innebär att det är en tillfällesreferens vi vill använda. Klicka därför på “Sök programtillfälle”.

I rutan vi får upp listas samtliga programtillfällen på GU. Det är ruskigt många, men som väl är kan vi filtrera fram det tillfälle vi letar efter på ett antal olika sätt. Vi kan söka på:

• Tillfällets startdatum

• Titel (på programmet)

• Tillfälleskoden

• Programkoden

• eller en kombination av ovanstående

Eftersom det är läkarstudenter termin 5 jag är ute efter så vet jag tillräckligt mycket för att få ner listan till hanterlig längd. I skrivande stund är innevarande termin HT23, vilket innebär att någon som läser termin 5 började studera HT21. Jag skriver 2021 i rutan för tillfällets startdatum och skriver “läkarprogrammet” i rutan för titel. Jag trycker därefter på “Verkställ”.

Bara fyra träffar! Tandläkarprogrammet kan jag omedelbart bortse ifrån (ordet “tandläkarprogrammet” innehåller hela vårt sökord “läkarprogrammet”, vilket är anledningen till att det också dyker upp i sökningen). De resterande två träffarna visar två tillfällen för läkarprogrammet som båda startade 2021. I kolumnen för tillfällets startdatum ser jag att det ena startade 2021-01, och det andra startade 2021-08. Eftersom det är tillfället med start på höstterminen vi är ute efter så markerar jag tillfället som startade 2021-08. Jag klickar sedan på “välj”.

Programtillfället med kod 1G02E har nu valts, och jag kan se att knappen “Sök program” blivit grå. Jag kan inte längre klicka på den, eftersom jag inte kan referera ett meddelande både till ett “helt” program och till ett tillfälle.

Alternativ för schemaläggning

Studentmeddelanden är till för korta, tidsbundna notiser. Av den anledningen har vi valt att alla studentmeddelanden ska vara inställda för avpublicering. Inget meddelande ska kunna ligga kvar på studenternas “Min sida” på obestämd framtid.

Under alternativ för schemaläggning sätts datum och klockslag för när studentmeddelandet kommer att avpubliceras. Säkerställa att “unpublish state” är satt till “Avpublicerad”. Annars kommer du inte att kunna spara meddelandet.

Spara

Det sista fältet på sidan berör hur du vill spara ditt studentmeddelande. Du kan välja att spara meddelandet som Publicerad, Utkast eller Avpublicerad. Eftersom vi nu skapar ett nytt meddelande väljer vi att spara det som publicerat. Om du vill spara ditt meddelande, men ännu inte vill att studenterna ska se det, kan du välja att spara det som utkast eller avpublicerat. För ett nytt meddelande finns det ingen skillnad mellan dessa två. Vi kommer att titta närmare på vad skillnaden är under rubriken “Redigera ett befintligt studentmeddelande”.

Förhandsgranska ditt studentmeddelande

När vi tryckt på “Spara” får vi upp följande vy.

Detta är en vy som enbart är till för dig som skapat meddelandet, och kommer aldrig ses av studenter. För dem kommer meddelandet att se ut så här (och vara placerat på “Min sida”):

Vi är nu klara med att skapa vårt studentmeddelande. Under rubriken “Redigera ett befintligt studentmeddelande” kommer vi dock att titta närmare på de flikar som finns längst upp ovanför rubriken.

Hitta ett befintligt studentmeddelande

Om du försöker skapa ett nytt studentmeddelande så kan det hända att du får följande fel:

Detta betyder att du försöker skapa ett studentmeddelande för ett program eller ett programtillfälle som redan har ett studentmeddelande. Det du då måste göra i stället är att leta upp det studentmeddelandet och redigera det. Enligt vår tidigare analogi med whiteboarden, så behöver du helt enkelt hitta whiteboarden och sudda ut det som står på den för att kunna skriva dit ditt egna meddelande. När du hittat rätt studentmeddelande kommer du att kunna se vem det var som senast publicerade det, så att du har möjlighet att göra eventuella uppdateringar i samråd med den som publicerat den nuvarande versionen av meddelandet.

För att hitta ett befintligt studentmeddelande behöver vi gå tillbaka till översiktsvyn.

Översiktsvyn erbjuder en mängd olika sätt att filtrera fram rätt studentmeddelande för rätt program eller programtillfälle. Du kan kombinera flera olika fält för att hitta det du söker, eller använda endast ett för att få ner antalet resultat i listan och därefter hitta rätt meddelande manuellt. Förfarandet påminner om hur vi söker fram ett program eller programtillfälle när vi skapar ett nytt meddelande, som vi pratat om längre upp i instruktionen.

Vi kommer nu titta på vad de olika fälten har för innebörd när vi vill söka fram ett meddelande. Vi utgår ifrån samma meddelande som vi redan arbetar med, alltså det som är till läkarstudenter på termin fem.

Titel

Titel är ett fritextfält som vi kan skriva i. Kom ihåg att nu är det ett studentmeddelande vi letar efter, inte ett program! Här är det alltså meddelandets titel som avses. Skriver vi “Information” eller hela titeln, “Information om valbar kurs” (eller exempelvis bara “valbar”) kommer vi att hitta vårt meddelande i listan. Använd denna ruta om du vet hela eller delar av titeln på det studentmeddelande du letar efter.

Författare

Det här fältet kan du använda om du vet namnet på den som senast publicerade det studentmeddelande du letar efter. I vårt fall kan vi skriva “Pelle”, eller “Pelle Föreläsare”.

Publiceringsdatum

Används kanske inte så ofta, men letar vi efter ett äldre meddelande och vi vet på ett ungefär när det senast publicerades så kan vi ange ett datum-spann för att filtrera ner sökresultatet.

Status

Status syftar till publiceringsstatus. Det finns tre olika statusar som ett studentmeddelande kan ha.

• Utkast - Nuvarande “versionen” av meddelandet är inte publicerat, men det kan finnas en äldre version som är publicerad och syns ut mot studenter.

• Publicerad - Studentmeddelandet i sitt senaste utförande (“version”) är publicerat.

• Avpublicerad - Meddelandet är avpublicerar, ingen version av det syns ut mot studenter.

Språk

Studentmeddelanden kan skapas på svenska och / eller på engelska (se längre upp under rubriken Skapa ett nytt studentmeddelande). Eftersom meddelanden riktas mot en specifik grupp studenter tillhörande ett program är det troligast att det enbart är publicerat på det ena eller det andra språket, vilket borde motsvara språket som själva programmet ges på. Du kan filtrera så att du enbart ser studentmeddelanden på svenska eller på engelska.

Programkod

Du kan filtrera så att du enbart ser meddelanden knutna till en programkod. I listan kommer du också att få upp programtillfällen som är kopplade till denna kod, så om du ska hitta ett meddelande för ett visst programtillfälle men bara kan programkoden så kan du använda denna ruta för att filtrera fram det du söker.

Programtitel

Här kan du söka på programmets titel. Du kommer att få upp både meddelande kopplat till programmet, och eventuella meddelanden för de programtillfällen som är kopplade till programmet.

Programtillfälleskod

Om du kan programtillfälleskoden för det meddelande du vill skapa så kan du skriva i det här, och du bör då få rätt träff omedelbart eftersom endast ett meddelande kan finnas på ett givet programtillfälle.

Tillfällesstart

Här kan jag i enlighet med vårt tidigare exempel skriva “2021-09” för att filtrera fram enbart meddelanden knutna till tillfällen som startade på höstterminen 2021.

Referenstyp

Ett användbart filter som sorterar fram enbart meddelanden som är kopplade antingen till ett program eller ett programtillfälle.

Filtrera och Återställ

När du fyllt i de fält du vill använda för att filtrera listan med studentmeddelanden, tryck på knappen “Filtrera” för att göra filtreringen. När du väl tryckt på denna knapp en gång får du upp en ny knapp bredvid filtrera-knappen som är märkt “Återställ”. Du kan när som helst trycka på “Återställ” för att nollställa alla filter.

Redigera ett befintligt studentmeddelande

När vi väl har hittat det meddelande som vi vill redigera i listan finns det två sätt att komma till redigeringsläget.

Via redigeraknappen i listan

Klickar du på “Redigera” här så kommer du till samma vy som när du skapar ett nytt meddelande, men vissa fält kommer redan vara ifyllda med “gammal” information. Uppdatera det som behöver uppdateras, inklusive ett nytt avpubliceringsdatum, och tryck på “Spara”.

Via “Redigera-fliken” i studentmeddelandet.

Om du klickar på meddelandets titel så kommer du att komma till förhandsgranskningsvyn. Vi tittade på det längre upp under Skapa ett nytt studentmeddelande, och såg då att det fanns en rad med fikar ovanför meddelandet.

Fliken vi befinner oss på i förhandsgranskningsvyn heter “Visa”. Om vi istället klickar på “Redigera” kommer vi att komma till Redigera-läget, som är det samma som nämns ovan. Uppdatera det som behöver uppdateras, inklusive ett nytt avpubliceringsdatum, och tryck på “Spara”.

Översätta ett befintligt studentmeddelande

Bland flikarna i bilden ovan finns även alternativet “Översätt”. Vi når samma funktion genom att trycka på pilen bredvid “Redigera” i översiktsvyn.

När vi tryckt på “Översätt” från någon av de två ovanstående knapparna kommer vi till en ny sida som listar vilka översättningar som finns, och vilka som kan skapas. Studentportalen har bara stöd för två språk, svenska och engelska, så det är dessa två som listas.

Vi ser här att det finns en svensk version, som vi också kan redigera direkt från den här vyn. Under engelska finns däremot ingen redigera-knapp, utan knappen säger “Lägg till”. Vi klickar på Lägg till.

Vi får nu upp en sida som påminner om skapa nytt- / redigera-sidan.

Skillanden är dock att nu är det en översättning vi skapar. Sparaknappen längst ned säger “Save (this translation) vilket påminner oss om att vi inte är inne och redigerar originalsidan på svenska. Hade ursprungsmeddelandet varit på engelska, och vi nu var inne och skapade en svensk översättning, hade knappen sagt “Spara (denna översättning)”.

Värt att notera här är också att vi inte har möjlighet att ange en programreferens eller en tillfällesreferens i en översättning. Detta därför att referensen redan är satt på det ursprungliga språkets sida, och vi kan inte ha olika referenser för olika språk. Då får vi istället skapa ett nytt studentmeddelande för den referens vi vill använda.

Radera ett studentmeddelande

I händelse av att vi permanent vill radera ett studentmeddelande så görs detta på ett av två sätt. Det första är från flikarna som vi redan tittat på, fliken “Ta bort” är det som då gäller.

Det andra sättet är via pilen bredvid “redigera” i översiktsvyn. Klicka på “Ta bort”.

Du får upp en dialogruta för att bekräfta att du tar bort meddelandet permanent.

Klicka på “Ta bort”.