Huvudredaktör fattar beslut om formulär.

Administratör kan redigera.

Sidans innehåll

För redaktörer om formulär

Formulär på Studentportalen

Introduktion till hantering av formulären

Formulären i Studentportalen hanteras på två platser i Studentportalens redaktörsgränssnitt.

Kategorier hanteras i taxonomin: hanteras under ‘Struktur > Taxonomi’.
Innehåll och inställningar (text, fält där besökaren kan fylla i information, URL, export till STIG etc) hanteras under 'Struktur > Webbformulär'.

Instruktioner för kategorier:

Lägga till kategori

Du måste veta vilken handläggargrupp och vilka tjänstekategorier som gäller i STIG för den kategori som du ska lägga till i kontaktformuläret. Detta är bra (men inte nödvändigt) att veta redan när du skapar den nya kategorin.

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.
Välj ‘Lägg till termer’.
Ange korrekta inställningar för formuläret (mer om detta under rubriken Inställningar för kategori).
Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier i formuläret.
Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.
Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.
Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.
Nu är kategorin skapad.
För att besökare ska kunna skicka in till kategorin behöver du nu koppla innehåll till den enligt instruktioner under Hantera innehåll i kategori längre ner på sidan.
För att rätt innehåll ska skickas vidare till STIG behöver du även Ange vilken info som ska skickas till STIG enligt instruktioner längre ner på den här sidan.

Inställningar för kategori

Innehåll	Vad
Namn	Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret.
Publicerad	Välj om kategorin ska synas i formuläret (ikryssad) eller inte.
Managergroup	Namnet på Handläggargruppen i STIG
Category 1, Category 2, Category 3	Tjänstekategorier i STIG, fylls i enligt den ordning som visas i STIG. Se bild.
Relationer	Används inte
Översättningar	Används inte

Redigera befintlig kategori

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.
Klicka på ‘Redigera’ för den kategori du vill redigera.
Du kan nu ändringar inställningar för kategorin.
När du har gjort dina ändringar klickar du på ‘Spara och gå tillbaka till listan’. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.

Radera kategori

Om du tar bort en kategori kan du inte ångra dig i efterhand, termen raderas helt.

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.
Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.
Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.
En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin).
Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori.

Innehåll och inställningar för en kategori

Innehållet i formuläret består av olika element

Innehållet i formuläret (text, textfält, kryssruta, knappar osv) heter Element. Dessa hanteras under ‘Bygg’ i Webbformuläret.

Hanteringen av element liknar hur du arbetar med komponenter i Layout-builder, bara det att den inte är lika visuellt enkelt. Alla elementen ligger i en lista. Listan med element i korthet:

I listan syns ALLA element som finns i ditt formulär, men du kan ange att ett element enbart ska visas för en eller flera kategorier.
Du styr ordningen på elementen genom att dra dem upp eller ner i listan.

Ansvarsfördelning element

Grundläggande element (titel, skickaknapp etc.) ansvarar huvudredaktören för och element kopplade till kategorier ansvarar andra redaktörer för.

Bild: Ansvarsfördelning olika element

Grundläggande element som huvudredaktör ansvarar för

Vissa element hör till formulärets grundläggande funktioner, såsom formulärets titel och skickaknapp. De syns alltid i formuläret . Det är enbart huvudredaktören som redigerar dessa (även om alla har behörighet att göra det).

Detta gäller för följande nycklar:

kontakta_oss = Titeln för formuläret, som alltid ska synas längst upp på formuläret.
cat = Listan med kategorier att välja
authenticated
studentmejl = kryssknapp för att inloggad student ska kunna få svar direkt till studentmejl
Förnamn = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad
Efternamn = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad
E-postadress = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad
Personnummer (ange vid behov) = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad
Submit = Knapp för att skicka in formuläret

Element övriga redaktörer kan redigera

Alla redaktörer kan redigera de elementet som kopplas till en kategori i formuläret. Det vill säga element som:

Är placerade under element ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’).
Är placerade ovan element ‘authenticated’ (nyckel ‘autehnticated’).

Lägga till element

I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.
Det finns en mängd element att välja mellan. Hovra med muspekaren över för mer info om respektive element.
Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.
Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.

OBS! Välj titel på nyckel noggrant, den går inte att ändra sen. Nyckel används bland annat när du anger vad som ska skickas vidare till STIG.

Klicka på ‘Spara’.
Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för:
1. Elementets innehåll
2. Vilken/vilka kategorier som elementet ska visas
3. I vilken ordning elementet ska synas (hur det ska viktas).

Redigera inställningar för elementet

OBS! Vissa grundläggande element får enbart huvudredaktören redigera (även om alla administratörer har behörighet att ändra). Redigera enbart element under ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’) och ovan element ‘authenticated’ (cat ‘authenticated’).

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.
Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:
1. Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.
2. Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.
3. Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.
4. Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.
Klicka på 'Spara” när du är färdig.

Ställa in hur ett element visas för besökare

När du redigerar inställningar för ett element (enligt instruktioner ovan) anger du för vilken eller vilka kategorier som elementet ska synas, men även om elementet vara ska visas för vissa besökare (exempelvis enbart inloggade besökare).

Koppla element till kategori under Villkor

Klicka på ‘Redigera’ för det element som du ska koppla till en kategori.
Klicka på ‘Villkor’.
Fyll i enligt nedan bild för att koppla elementet till en kategori. Klicka sen på ‘Spara’.

Hur vet jag siffra för min kategori?

När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt.

Om de av någon orsak inte gör det kan du:

Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’.
Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för.
I URL:en kan du se numret.

Dölj element för anonyma / inloggade besökare

Du kan ändra vilka som ser ett element genom att ändra åtkomsten till elementet:

Klicka på ‘Redigera’ för det element som du ska koppla till en kategori.
Klicka på ‘Åtkomst’.
Under ‘Create submission’ kan du ange vem som ska se (och kunna skicka in) elementet. Kryssa i dem som ska se (i nedan exempel ser inloggade användare elementet, men inte anonyma).

Elementens ordning i formuläret (rangordna element)

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
Du kan antingen arbeta med att dra och släppa elementen, eller flytta dem genom att ange en siffra. Klicka på ‘Spara element’ när du är färdig.

Dra och släppa element

Håll inne ikonen längst till väntser (pilar som pekar upp och ner ) och dra raden till rätt plats.

Flytta genom att ange siffra (vikta)

Välj ‘Visa radernas vikt långt’ upp till höger (om det står ‘Dölj radernas vikt’ behöver du inget göra).
Under spalt ‘Vikt’ har alla rader en unik siffra. Det som viktas som 0 syns överst i formuläret, 1 därefter osv.
Klicka på siffran för det element du vill flytta upp eller ner. Välj siffra för den plats i formuläret du vill att elementet ska ha. Övriga element flyttas också automatiskt (det vill säga, alla siffrorna uppdateras automatiskt för alla element som berörs av din ändring).

Regler för viktning

Redigera alltid element så att de placeras under ‘Vad gäller din fråga?’ (nyckel ‘cat’) och ovan element ‘authenticated’ (cat ‘authenticated’). Detta är grundläggande element som måste visas på rätt plats i formuläret.

Det finns i övrigt inga regler för exakt hur viktningen ska ske i formuläret. Viktig är att du ser till att elementen kopplade till en viss kategori kommer i en logisk ordning för besökaren. För att underlätta administrationen av element kopplade till en vissa kategori bör du placera alla element som hör ihop i direkt följd.

Radera element

Om du tar bort ett element kan du inte ångra dig i efterhand, elementet raderas helt. Om du inte är säker på att du vill ta bort elementet kan du även göra inställningar så att elementet aldrig syns.

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera och gå till flik ‘Bygg’ i redaktörsmenyn.
På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.
En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.
Om du är säker på att du vill ta bort element klickar du på ‘Tabort’.

Ange vilken info som skickas till STIG

De två formulären kopplas till STIG genom att du anger rätt handläggargrupp och kategorier i taxonomin, men du behöver även ange vilka inkomna svar som ska skickas till STIG.

I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.
Klicka på namnet för det formulär du ska redigera. Klicka på ‘Inställnignar’ > ‘Emails / Handlers’.
Här finns enbart en handler, handler STIG. Klicka på ‘Redigera’ längst till höger.
Under flik Allmän skrollar du ner till Submission data och kryssar du i de element som ska skickas till STIG.
Under flik Utökad behöver du även ange elementet under Additional Settings, Custom data. Efter content “ (på rad 32): anger du [webform_submission:valus:elementets_nyckel]
Klicka på ‘Spara’.

Övriga inställningar för formuläret

Huvudredaktören ansvarar för övriga inställningar, exempelvis formulärets:

Titel
URL
Svarsmeddelande
Synlighet

Instruktioner för detta kommer längre fram.

SP - Formulär