Sidans innehåll

Om roller i redaktörsorganisationen och behörigheter

För att kunna publicera innehåll i Studentportalen krävs ett redaktörskonto i Studentportalens CMS-system. Kontot är knutet till ditt xkonto, och tilldelas en eller flera behörigheter som styr vilket innehåll i Studentportalen som du kan redigera och publicera.

Alla som har behörighet att publicera innehåll på Studentportalen hör till Studentportalens redaktörsorganisation. Organisationen består av ett antal redaktörsroller, som tydliggör vilket ansvar den enskilde redaktören har för att arbeta strategiskt och operativt med den egna organisationens innehåll på Studentportalen. Även om ditt redaktörskonto har behörighet att redigera en sida, kan det vara så att du inte ska göra det utifrån det ansvar du har inom redaktörsorganisationen.

Ansöka om behörighet i Studentportalen

Ny webbredaktör i Studentportalen

1. Chef skickar in anmälan
   Närmsta chef behöver anmäla att du ska ha behörighet att arbeta i Studentportalen. Det görs via kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

   1. På Typ av ärende väljer chef ‘Beställning’

   2. På Verktyg väljer chef ‘Drupal’.

   3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver chef ‘Behörighet Studentportal’.

   4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt anger chef:

      • Medarbetarens x-konto

      • Medarbetarens epostadress

      • Vilken/vilka behörighet medarbetaren ska ha på studentportal.gu.se (Studentmeddelande, Lokal webbredaktör, Central webbredaktör, Central lättredaktör, Administratör - mer info om behörigheten nedan)

      • Vilken/vilka fakultet, institutioner eller motsvarande webbredaktör ska publicera för (om tillämpligt)

2. Logga in i Studentportalen (för att aktivera redaktörskonto)
   I samband med att chef skickar in anmälan ska du (medarbetaren som ska arbeta i Studentportalen) logga in i Studentportalen. Då skapas ett redaktörskonto, dock utan behörigheter. Efter att du genomfört din utbildning tilldelas behörigheterna, det är först då du kan arbeta i Studentportalen.

3. Genomför utbildning
   VI mailar information och länkar till utbildningar som redaktören ska genomgå. Samtliga utbildningar finns i Canvas och kan genomföras på egen hand. Det är möjligt att pausa och återvända till utbildningarna vid ett senare tillfälle.
   Obs! Behörighet att hantera studentmeddelanden kräver ingen utbildning. Istället tar medarbetaren del av instruktioner på sidan Studentmeddelande.

4. Tilldelning av behörighet
   När du har loggat in i Studentportalen och genomfört dina utbildningar ska du meddela oss detta. Det gör du genom kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

   1. På typ av ärende väljer du ‘Beställning’

   2. På verktyg väljer du ‘Drupal’.

   3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver du ‘Tilldelning behörighet Studentportal’.

   4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt skriver du att du är färdig med din utbildning.

Ändring av behörighet i Studenportalen

1. Chef skickar in anmälan
   Närmsta chef behöver anmäla att du ska ha en ny behörighet för att arbeta i Studentportalen. Det görs via kontaktformuläret längst ner på verktygssidan för Drupal i Medarbetarportalen. Ange:

   1. På Typ av ärende väljer chef ‘Beställning’

   2. På Verktyg väljer chef ‘Drupal’.

   3. I textfältet Rubrik, kort beskrivning av ärendet skriver chef ‘Ändring av behörighet i Studentportal’.

   4. I textfältet Beskriv ditt problem/önskemål så detaljerat som möjligt anger chef:

      • Medarbetarens x-konto

      • Medarbetarens epostadress

      • Vilken/vilka nya behörigheter webbredaktören ska ha
        och/eller

      • Om webbredaktören ska ha behörighet för annan fakultet, institution eller motsvarande

2. Tilldelning av behörighet
   Ofta kan vi tilldela behörighet direkt, men om behov finns av kompletterande utbildning mailar vi information om detta.

Behörigheter i Studentportalen

Redaktörsorganisations syfte

Syftet med vår redaktörsorganisation är att:

• Tydliggöra ansvar, befogenheter och behörigheter som finns kopplat till innehållsarbetet och publicering på Studentportalen.

• Skapa samsyn och samarbete kring webb och kommunikation.

• Säkerställa att innehållet utgår från målgruppens behov.

• Öka kompetens och kunskap om webbarbete i redaktörsorganisationen och på Göteborgs universitet.

Redaktörsorganisationens utformning

Redaktörsorganisationen leds av en huvudredaktör, som är sammankallande till möten, säkerställer kvaliteten för hela webbplatsen och stöttar samtliga redaktörer.

Varje organisation har en ansvarig webbredaktör. Denne leder sin organisations arbete med Studentportalen, genom att delta i redaktionsmöten, ta ansvar för struktur och kvalitetssäkring av den egna organisation innehåll och stötta organisationens lättredaktörer (alla övriga redaktörer) i deras arbete.

Redaktörsrollernas ansvar och befogenheter

Huvudredaktör

Huvudredaktören har ett ansvar för Studentportalen som helhet, och ska säkerställa kvaliteten på allt innehåll. Rollen innebär både ett strategiskt och operativt ansvar.

I arbetsuppgifterna ingår:

• Att leda redaktörsorganisationen.

• Att ge support till alla webbredaktörer i deras arbete med planering, kvalitetssäkring och utveckling av innehåll, inkl. viss utbildning i Drupal-lösningen.

• Långsiktig planering för utveckling och förvaltning av innehåll och rutiner för samarbete.

• Att ta fram, utvärdera och uppdatera riktlinjer, både för Studentportalen och universitetets övriga webbplatser.

• Innehållsarbete, såsom uppdatering av menystruktur, startsida, alla genomgångssidor, vissa informationssidor, microcopy, taxonomi och kontaktformulär samt publicering av banners.

• Att svara på frågor om innehåll från studenter, medarbetare och allmänhet.

Vem: Frida Rudebo

Biträdande huvudredaktör

För att ta bort personberoendet är det viktigt att det finns minst en redaktör som har samma befogenheter som huvudredaktören, som kan redigera innehåll och stötta webbredaktörer vid huvudredaktörens frånvaro.

Vem: Elin Lindeberg

Webbsupport

Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering i Drupal, Studentportalens CMS.

Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.

Ansvarig webbredaktör

För varje organisation på Göteborgs universitet som har innehåll i Studentportalen (universitetsgemensamt innehåll eller information för institution, fakultet eller motsvarande) ska det finnas en ansvarig webbredaktör.

I rollen ingår att:

• Agera kontaktperson för sin organisation. Det är ansvarig webbredaktör som kontaktas via mail inför uppdateringar/ändringar som görs av menystruktur eller universitetsgemensamt innehåll. Eventuella frågor om organisationens innehåll på Studentportalen skickas alltid till ansvarig webbredaktör.

• Sprida relevant information vidare i den egna organisationen.

• Rekommendation: Ta ett ansvar för kvaliteten på sin organisations innehåll i Studentportalen som en helhet.

• Rekommendation: Leda eventuella lättredaktörer i den egna organisationen.

Vem: Ansvariga webbredaktörer finns publicerade på sidan Kontakt - Studentportalen

Biträdande ansvarig webbredaktör

Inom varje organisation bör det finnas en eller flera biträdande webbredaktörer för att stötta eller träda in i webbredaktörens ställe vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Denna ska kortsiktigt kunna stötta sin organisations lättredaktörer, men behöver inte ansvara för övrig planering och kvalitetssäkring av innehåll.

Vem: Biträdande ansvarig webbredaktör finns publicerade på sidan Kontakt

Lättredaktör

Varje organisation kan utöver ansvarig webbredaktör även ha ett antal lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll.

Vem: Respektive organisation (fakultet, institution eller motsvarande samt central enhet) har koll på vilka som är lättredaktörer. Kontakta Ansvarig webbredaktör om du vill veta mer.

Innehållsägare (utan behörighet att publicera innehåll)

Innehållsägare är medarbetare på universitetet som förfogar över information och material på Studentportalen, men som inte har redaktörsbehörighet. De granskar och säkerställer att det publicerade innehållet är aktuellt och korrekt, men har ingen behörighet att redigera något. Dessa medarbetar istället huvudredaktör, webbredaktör eller lättredaktör om innehåll som inte är aktuellt/korrekt.

Former för samarbete

Redaktion för universitetsgemensamt innehåll

Planering och samarbete kring det universitetsgemensamma innehållet sköts av en redaktion som består av ansvariga webbredaktörer för universitetsgemensam information inom olika ämnen/områden. Arbetet hålls samman av huvudredaktören, men varje redaktör är huvudansvarig för “sitt” innehåll.

Syfte

Redaktionen skapar ett forum för samarbete mellan de redaktörer som publicerar merparten av den universitetsgemensamma informationen, där redaktörerna kan samarbeta kring utformning av innehåll och tillsammans säkerställa att innehållet är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare), möter målgruppens behov och underlättar studievardagen för universitetets studenter.

Effektmål

• Den universitetsgemensamma informationen på Studentportalen är skrivet med “en röst” (samma tonalitet och utformning av innehåll).

• Vägen från fråga till svar är kort.

• Vägen från förslag till genomförande är kort.

Medlemmar

Representanter från universitetsgemensamma funktioner för studenter: Utbildningsenheten, Universitetsbiblioteket, Welcome Services, ASK, Servicecenter, International Centre, etc.

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

• Besluta om riktlinjer för utformning av det universitetsgemensamma innehållet

• Planera för vad som ska lyftas på startsida, genomgångsidor och informationssidor.

• Planera för publicering av nytt innehåll.

• Säkerställa att det finns en plan för när och hur det universitetsgemensamma innehållet ska kvalitets- och faktagranskas.

• Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Mötesformer och samarbete

Redaktionen möts 4 gånger per år, med fokus på den pågående terminen eller terminssavslut- och start. Däremellan sker samarbete genom en Teams-grupp, där en chatt används för att diskutera olika frågor och delge information.

Redaktion för kärnverksamheten

Vi håller för tillfället på att sammanställa en redaktion med representanter från kärnverksamheten. Redaktionen leds av huvudredaktören, men vissa beslut kring hur samarbetet ska se ut i övrigt behöver fortsatt fattas.

Plan för framtagande av redaktionen:

1. Huvudredaktör tar fram ett förslag som skickas till alla ansvariga webbredaktörer

2. Ansvariga webbredaktörer tar del av förslag och stämmer av med relevanta kollegor i den egna organisationen.

3. Ansvariga webbredaktörer skickar feedback till huvudredaktör.

4. Hvudredaktören tar fram ett slutligt förslag och kallar till ett första möte.
   Uppstartsmöte äger rum tillsammans med huvudredaktör och ansvariga webbredaktörer för gu.se den 12 september.

5. Det gemensamma arbetet utvärderas och utvecklas kontinuerligt.

Syfte

Redaktionen för kärnverksamheten skapar ett forum för samarbete och erfarenhetsutbyte mellan webbredaktörer som publicerar information för fakulteter, institutioner och motsvarande på Studentportalen. Redaktionen ska säkerställa att struktur och innehåll på Studentportalen möter studenter och kärnverksamhetens behov, att informationen är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för webbplatsens målgrupper) och bidra till en samsyn om var information ska publiceras.

Effektmål

• Behov som kärnverksamheten ser blir till faktiska lösningar i Studentportalen.

• Studenter som läser utbildningar där de byter institution och/eller fakultet kan hitta likvärdig information på samma plats i Studentportalen, oavsett utbildning. (Begränsning: det är inte allt som fungerar likadant i kärnverksamheten, och det går inte alltid att hitta en “one size fits them all”).

Medlemmar

Ansvariga webbredaktörer från fakulteter och (vissa) institutioner

Gemensamt arbete

Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:

• Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla studenter.

• Lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas eller raderas samt visas på startsida.

• Diskutera möjliga lösningar och planera för genomförande av dessa.

• Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.

Mötesformer

Redaktionen möts 4 gånger per år, 2 fysiska möten och 2 möten via Teams.

Samarbete mellan möten

Att besluta inom redaktionen.

Redaktioner inom en organisation

Hur respektive institution/fakultet/motsvarande organiserar sitt redaktionella arbete ser olika ut över universitetet. Ansvarig för din organisation kan ge vidare instruktioner.