Utgångspunkten är att vi ska undvika dokument på våra webbplatser. Besökare föredrar att läsa innehåll direkt på en webbsida istället för att ladda ner eller öppna en pdf. Det är också svårt att skapa tillgängliga dokument, vilket gör att vi i många fall inte följer lagen om tillgänglighet.

Dokument försämrar alltså användarvänligheten och det är därför vi i första hand ska undvika dokument och istället skriva direkt på webben.

Vi rekommenderar att ni länkar till den URL-adress där kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor presenteras på webben, snarare än att ladda upp dessa dokument som PDF:er på Studentportalen. Viktigt att tänka på är att ni inkluderar dessa länkar som en del i ert kontinuerliga kvalitetsarbete - dvs. har en plan för att säkerställa att ni länkar till de korrekta versionerna, exempelvis att ni regelbundet kontrollerar alla länkar på era programsidor.

Snart automatisk länkning i Studentportalen

Under 2024 sker ett utvecklingsarbete av Studentportalen som innebär att:

• Aktuella utbildningsplaner, kursplaner och litteraturlistor med automatik visas på Min sida för inloggade studenter

• Utbildningsplaner (en eller flera) kommer visas automatiskt på programsidorna i Studentportalen.

Mer information om detta skickas ut via mail i god tid inför release till Studentportalen.

Mer om länkar till kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor

Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor finns tillgängliga online, aningen som en webbsida med HTML-text eller som PDF. Dessa nås via sökfunktionen Hitta kursplan, utbildningsplan och litteraturlista på gu.se. På programmets informationssida på http://gu.se , under Hitta utbildning, finns även länk till det kommande tillfällets aktuella utbildningsplan.

Sen juni 2024 presenteras nyare kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor som webbsidor istället för pdf-dokument. Detta är en följd av att Gubas, universitetets gamla system för utbildningsdata såsom tillfällesinformation, kursplaner och litteraturlistor, stängs ned under 2024. Istället skapas nu kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor i Ladok utbildningsplanering.

Under en övergångsperiod kommer det på webben både att presenteras nyare dokument skapade i Ladok utbildningsplanering, och äldre (fortfarande gällande) dokument som skapats i Gubas. Gubas-dokumenten kommer fortsättningsvis att presenteras som pdf-dokument, men Ladok-dokumenten som HTML-text. I takt med att dokument revideras så går vi mer och mer över till att enbart använda Ladok utbildningsplanering.

Vår rekommendation är:

1. Att ladda upp dokument till Studentportalens dokumentbibliotek (snarare än att länka till dokument som laddats upp på http://gu.se eller i Sharepoint). Dokumentet publiceras på alla relevanta sidor på webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av dokumentet laddas den nya filen upp i existerande dokument.

2. Länka till dokument i Sharepoint om det är en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hålla dokument aktuella på våra webbplatser. I dokumentets inställningar för delning behöver du då skapa en öppen länk, med inställningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta är att när besökaren har klickat på er länk till dokument i Sharepoint kommer den länk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna länken. Så om en student kopierar länken och mejlar den till en annan student så får mottagaren en länk som är låst.

• Dokument som är tänkta att redigeras av användaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.

• Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.

• Statiska dokument såsom universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgängliggöra för besökaren.

• Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.

• För att presentera matematiska formler.

Lagen om digital tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

På Studentportalen finns en sida som samlar alla styrdokument som kan vara relevanta för studenter, Lagar och regler som styr utbildningen. Sidan, inklusive de styrdokument som publicerats här, administreras av Studentportalens huvudredaktör.

Om du på en annan informationssida vill länka till ett centralt styrdokument ska du bädda in det redan skapade dokumentet på sidan. Saknas styrdokumentet? Kontakta huvudredaktören på webbredaktion@gu.se för att tillsammans titta på om det ska laddas upp på Studentportalen.

Vi rekommenderar att lokala dokument hanteras av respektive fakultet, institution och motsvarandes ansvarige webbredaktör.

När du namnger ditt dokument i dokumentbiblioteket ska du i så stor utsträckning som möjligt även lägga till fakultetens, institutionens eller programmets namn ingå, exempelvis:

• Sahlgrenska Akademins prioriteringsordning vid VFU

• VFU-samordnare i Grundlärareprogrammet med inriktning fritidshem

• Blankett för ansökan om studieuppehåll vid Institutionen för globala studier.

• Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet

Detta beror på att:

• Lagkrav: Även länkar till dokument måste möta lagkravet på att skriva tydliga länkar.

• Bättre användarupplevelse: Besökaren förstår exakt vilket dokument som öppnas om hen klickar på länken till dokumentet (att dokumentet till exempel är publicerat på en organisationssida eller som ett lokalt tillägg är inte tydligt nog).

• Enklare för dig som redaktör: Vi är många organisationer som delar på ett och samma dokumentbibliotek i Studentportalen, och genom att ge dokumentet en tydlig titel blir det enklare för dig att söka fram det i dokumentbiblioteket.

Namnet på den fil du laddar upp kommer även vara namnet på den fil som en besökare laddar ner. Tänk på att ge dokumentet rätt namn innan du laddar upp det, namnet går inte att ändra sen.

Namnet bör bestå av dokumentets titel och eventuell versionshantering bör tydligt framgå, datum, diarienummer eller annan unik uppgift, exempelvis:

• Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632

• VFU-samordnare i Grundlärareprogrammet med inriktning fritidshem VT24

Vi rekommenderar att du tar som vana att i första hand byta ut en fil i ett existerande dokument. I andra hand skapar ett helt nytt dokument för att ladda upp en ny fil.

Genom innehållstypen dokument kan du enkelt byta ut en fil på alla de sidor i Studentportalen där dokumentet är publicerat. Du kan nämligen radera och ladda upp en ny fil.

Rekommendationen är att du använder texteditorn för att lägga upp dokument. Lägg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lägga dessa i en punktlista.

På de innehållstyper där innehåll redigera med en Layout-builder finns även en komponent som heter Dokument. Undvik att använda denna, på grund av:

• När besökaren klickar på dokumentet laddas det automatiskt ner. När dokumentet bäddas in i texteditorn öppnas dokumentet upp direkt i webbläsaren, och besökaren kan då välja själv om hen vill ladda ner dokumentet.

• Komponenten dokument tar stor plats