En hotellsajt i Webbhotellet kan i vissa fall godkännas när ingen annan webbkanal passar verksamhetens behov. Vad som avgör om en verksamhet kan ha en hotellsajt eller inte beror också på om en hotellsajt och de funktioner som finns kan tillgodose verksamhetens behov. Skapandet av en hotellsajt görs av webbsupporten efter att Webbförvaltningen har godkänt en sådan.
I detta informationspaket finns information till sajtägare/verksamhetschef, hotellsajtadministratör samt övriga redaktörsroller för en hotellsajt.
Högst ansvarig för att en hotellsajt följer de lagar och regler som finns kring innehållet och upplägget av det är verksamhetschefen. Det är därför också verksamhetschefen står som sajtägare av hotellsajt.
Innehållsförteckning
Webbpolicyn gäller
Verksamheter som använder sig av en hotellsajt i Webbhotellet ska följa den av rektor beslutad Webbpolicy (för närvarande styrdokumentet Policy för Göteborgs universitets externa webbplats, http://www.gu.se ). Där står att ”Innehållet ska vara korrekt och aktuellt, ha en tydlig struktur, god sökbarhet och vara tillgänglighetsanpassat.” (sid 3).
Eftersom nuvarande webbpolicy fokuserar mest på universitetets externwebb ska de delar som kan tillämpas på en hotellsajt i Webbhotellet gälla, framförallt följande rubriker:
Lagar, regler och riktlinjer (sid 5)
Sedan Webbpolicyn beslutades har lagkraven skärpts vad gäller digital tillgänglighet, personlig integritet och informationssäkerhet. De lagkrav som finns står över Webbpolicyn och ska följas.
Digital tillgänglighet, https://www.digg.se/kunskap-och-stod/digital-tillganglighet
Dataskyddsförordningen och GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats, https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/
Informationssäkerhet, cybersäkerhet och säkra kommunikationer, https://www.msb.se/sv/amnesomraden/informationssakerhet-cybersakerhet-och-sakra-kommunikationer/
Redaktörsorganisation (sid 5)
Den redaktörsorganisation som ska följas liknar den som finns för externwebben http://gu.se , men med en ny roll, hotellsajtadministratör.
· Hotellsajtadministratör motsvarar ansvarig webbredaktör och de ansvarsuppgifter som ligger på den rollen samt utökat ansvar.
· Webbredaktör motsvarar biträdande webbredaktör och de ansvarsuppgifter som ligger på den rollen.
· Lättredaktör har samma ansvar och befogenheter som en lättredaktör på externwebben http://gu.se .
Detaljer kring vad som gäller för varje roll hittar du under rubriken ”Roller, behörighet och utbildning”.
Webbplatsens struktur (sid 8)
Enligt Webbpolicyn ska användarens behov vara i centrum och innehållet ska presenteras så att det tillfredsställer målgrupperna. Hotellsajtens struktur ska vara grund.
Webbsidorna ska utformas:
på ett överskådligt sätt.
med synliga menyer.
med tillgänglig sökfunktion.
Säkerhet
Sajtägaren är den som bär ytterst ansvar för att en hotellsajt följer de lagar vad gäller innehåll som finns kring datasäkerhet.
Sajtägare, hotellsajtadministratör samt övriga personer som har behörighet till hotellsajten ska ha skrivit under ”Regler för användning av Göteborgs universitets IT-resurser” och följa dessa. Det görs som oftast digitalt i samband med anställning respektive varje terminsstart.
Vid misskötsel eller grovt missbruk av en av webbhotellets hotellsajter har Kommunikationsenheten rätt att ta över hotellsajten. Beslut kan komma att tas om att hotellsajten ska stängas ner.
Om något händer
Kontakta alltid webbsupporten vid oförutsedda händelser som exempelvis intrång eller driftstörning. Observera att det inte finns något jouravtal och alla problem måste lösas inom kontorstid.
Tillgänglighet
Sajtägaren är den som bär ytterst ansvar för att en hotellsajt följer de lagar vad gäller innehåll som finns kring digital tillgänglighet. Kommunikationsenheten ansvarar för att hotellsajterna följer WCAG rent tekniskt, det vill säga i kod och uppbyggnad.
Hotellsajtadministratör, webbredaktör och lättredaktör måste också följa de lagar som finns kring digital tillgänglighet. Det ingår i dessa tre roller att utbilda sig i tillgänglighet genom att ha gått den av Kommunikationsenheten tillhandahållna redaktionella utbildningen. Det ingår också i de tre rollerna att hålla sig uppdaterade inom området och följa WCAG så långt det är tekniskt möjligt både vad gäller formatering, klarspråk, bildhantering och så vidare.
Den som publicerar innehåll på en hotellsajt förbehåller sig rätten att säga nej till att publicera innehåll som inte är tillgänglighetsanpassat enligt gällande lag. Det gäller exempelvis pdf-filer som inte är tillgänglighetsanpassade och det är skaparens ansvar att se till att pdf-filen blir anpassad. Detsamma gäller video och ljudupptagningar, att de tillgänglighetsanpassas. Om det är oskäligt betungande med en sådan anpassning ska det tas upp i tillgänglighetsredogörelsen.
Tillgänglighetsredogörelse
Till varje hotellsajt följer en malltext att utgå ifrån. Den ska alltid ses över när hotellsajten är ny samt revideras med jämna mellanrum. Det ingår vidare i rollen hotellsajtadministratör att se till att hotellsajtens tillgänglighetsredogörelse är anpassad efter den verksamhet och den hotellsajt som tillgänglighetsredogörelsen beskriver.
Den mall som följer med är till för att förenkla för hotellsajtadministratören. Det går också bra att följa annan mall så länge den uppfyller de krav som måste finnas med enligt tillsynsmyndigheten DIGG.
https://www.digg.se/om-oss/om-webbplatsen/tillganglighetsredogorelse-digg.se
GDPR och personuppgifter
Sajtägaren är den som bär ytterst ansvar för att en hotellsajt följer de lagar vad gäller innehåll som finns kring GDPR och behandling av personuppgifter.
Behandling av personuppgifter på GU, information på Medarbetarportalen https://medarbetarportalen.gu.se/Personuppgiftsbehandling/
Dataskyddsförordningen och GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats, https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/
Roller, behörighet och utbildning
Behörighet
Beställs alltid av chef eller hotellsajtadministratör via Webbsupporten.
En redaktör, oavsett behörighetsroll, måste alltid genomgå de utbildningar som Kommunikationsenheten ger.
För att kunna få behörighet måste redaktören ha ett GU-konto, det vill säga ett x-id.
Redaktörsorganisation
Hotellsajtadministratör
Rollen finns bara i Webbhotellet och motsvarar ansvarig webbredaktör på externwebben, men med fler ansvarsuppgifter och utökad behörighet.
Hotellsajtadministratör har på uppdrag av sajtägare, det övergripande ansvaret för den aktuella verksamhetens webbnärvaro. För att göra mandat och ansvar tydligt är rekommendationen att en person har denna roll.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
Ansvara för struktur och utveckling sin verksamhets närvaro på webben
Samordna webbredaktörer, lättredaktörer och webbarbetet för den aktuella verksamheten
Ansvara för grundläggande support till sin verksamhets lättredaktörer. Exempelvis svara på enklare användarfrågor och ge råd kring innehåll.
Skriva, redigera och publicera innehåll på webben.
Anpassa och ta bort publicerat material och struktur/informationsflöden, i enlighet med riktlinjer för universitets digitala närvaro.
Arbeta löpande med webbanalys, uppföljning av nyckeltal, sökmotoroptimering och rapportering i verktyget SiteImprove.
Är kontaktperson till produktägare av Webbhotellet vid uppdateringar av Drupal eller andra system som är integrerade i hotellsajten.
Ansvarar för att rapportera in fel i systemet till webbsupporten.
Ansvarar för att Tillgänglighetsredogörelsen är anpassad efter aktuell verksamhets hotellsajt samt uppdaterar sidan när förändringar sker.
Ansvarar för att informationssidan om cookies är anpassad efter aktuell verksamhets hotellsajt samt uppdaterar sidan när förändringar sker.
Ansvarar för att anpassa sidfotens information, så som besöksadress, länkar till sociala medier och genvägar på hotellsajten.
Ansvarar för att kontakta webbsupporten ifall förändringar behöver göras i logotyp, temafärger och eventuella partnerlogotyper.
Administrerar taxonomidelen för den aktuella hotellsajten.
Webbredaktör
Rollen motsvarar biträdande webbredaktör på externwebben. En webbredaktör för en hotellsajt har samma typ av behörighet som en webbredaktör för externwebben, men en lägre behörighet än hotellsajtadministratören.
Webbredaktörens uppdrag är att stötta och avlasta hotellsajtadministratören.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
I samråd med hotellsajtadministratören ansvara för struktur och utveckling av sin verksamhets närvaro på webben.
Samordna lättredaktörer och webbarbetet för den aktuella verksamheten
Ansvara för grundläggande support till sin verksamhets lättredaktörer. Exempelvis svara på enklare användarfrågor och ge råd kring innehåll.
Skriva, redigera och publicera innehåll på webben.
Anpassa och ta bort publicerat material och struktur/informationsflöden, i enlighet med riktlinjer för universitets digitala närvaro.
Arbeta löpande med webbanalys, uppföljning av nyckeltal, sökmotoroptimering och rapportering i verktyget SiteImprove.
Lättredaktör
Varje verksamhet kan förutom hotellsajtadministratör och webbredaktör ha behov av en eller flera lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och uppdatera redan befintligt innehåll.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
ansvara för att publicera innehåll på en begränsad del av hotellsajten.
bedöma och anpassa publicerat material för en begränsad del av hotellsajten.
skriva, redigera och publicera sidor, nyheter och kalenderhändelser på begränsad del av hotellsajten.
Utbildning och kunskap
Redaktionell utbildning
Obligatorisk utbildning för hotellsajtadministratör, webbredaktör och lättredaktör.
Verktygsutbildning
Obligatorisk utbildning för hotellsajtadministratör, webbredaktör och lättredaktör.
Tillgänglighet
Ingår i den redaktionella utbildningen. Viktigt dock att hålla sig uppdaterad inom området.
Övrigt om innehåll
Den som publicerar på en hotellsajt ska även följa gängse regler för webbpublicering. Det gäller följande:
Skriva klarspråk
Som medarbetare i en myndighet finns ett ansvar för hur språket används i verksamheten. Kommunikationen styrs av språklagen som säger att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
Skriva för målgrupp
Ha alltid i åtanke för vilken målgrupp innehållet publiceras.
Aldrig dubbelpublicera innehåll
Innehåll som finns på hotellsajten ska vara unikt och får inte kopieras och klistras in på en annan hotellsajt eller på en webbsida på externwebben. Exempelvis en nyhet ska inte publiceras på flera platser, utan kan i stället läggas som en sammanfattning med länk till originalnyheten.
Ifall innehåll dupliceras finns risk att de webbplatser där innehållet existerar, inte kommer att synas vid sökning på Google.
Hantera hotellsajt
Domän
Subdomäner, xx.gu.se
En hotellsajt med hundra procent verksamhet inom Göteborgs universitet ska alltid använda sig av en subdomän, exempelvis http://pil.gu.se . Om inte en sådan subdomän redan finns, skicka en beställning via webbsupporten.
Externa domäner
En hotellsajt med verksamhet som ingår i ett formellt samarbete med externa partners kan använda sig av domännamn där http://gu.se inte ingår, exempelvis http://havsmiljoinstitutet.se . En sådan verksamhet ansvarar själv för att beställa och betala för domänen samt hålla certifikatet uppdaterat. Kommunikationsenheten och IT-enheten har ingen möjlighet att få tillbaka ett förlorat domännamn. Rekommendationen är att aldrig göra ägandet av domän personberoende.
Publicering första gången
När hotellsajten är redo att publiceras första gången, kontakta webbsupporten så att sajten registreras korrekt.
Avveckling av hotellsajt
Ifall hotellsajten inte längre ska finnas kvar åtar sig sajtägare att meddela Kommunikationsenheten via webbsupporten när hotellsajten förväntas avpubliceras samt när hotellsajten ska raderas.
Det är sajtägarens ansvar att säkerställa att eventuell arkivering och e-plikt följs innan en hotellsajt raderas.