Sidans innehåll
Om roller i redaktörsorganisationen och behörigheter
För att kunna publicera innehåll i Studentportalen krävs ett redaktörskonto i Studentportalens CMS-system. Kontot är knutet till ditt xkonto, och tilldelas en eller flera behörigheter som styr vilket innehåll i Studentportalen som du kan redigera och publicera.
Alla som har behörighet att publicera innehåll på Studentportalen hör till Studentportalens redaktörsorganisation. Organisationen består av ett antal redaktörsroller, som tydliggör vilket ansvar den enskilde redaktören har för att arbeta strategiskt och operativt med den egna organisationens innehåll på Studentportalen. Även om ditt redaktörskonto har behörighet att redigera en sida, kan det vara så att du inte ska göra det utifrån det ansvar du har inom redaktörsorganisationen.
Sammanfattningsvis:
Redaktörsroll = Det ansvar du har i din organisation kopplat till arbetet med Studentportalen
Redaktörskonto med behörighet = Vad du har möjlighet att redigera i Studentportalen.
Behörigheter, ansökan och tilldelning
Studentmeddelanden
Alla som har behov av att snabbt publicera ett kort meddelande till studenter på program- eller programtillfällesnivå kan aktivera ett redaktörskonto som ges behörigheten Hantera Studentmeddelanden. Det gäller exempelvis studievägledare, programansvariga och programadministratörer. Observera att behörigheten inte ingår i någon annan behörighetsroll, övriga webbredaktörer måste också ansöka om den.
Webbredaktör för fakultet, institution eller motsvarande
Alla som ska publicera innehåll för fakulteter, institutioner eller motsvarande får ett redaktörskonto med behörigheten lokal webbredaktör. Detta gäller för alla roller i redaktörsorganisationen; ansvarig webbredaktör, biträdande ansvarig webbredaktör och lättredaktör.
Dessutom tilldelas webbredaktören en eller flera organisatoriska tillhörigheter, redaktören kan bara publicera innehåll för dessa. Det går att ha tillgång till hur många organisationers innehåll som helst, så länge som arbetet kräver detta.
Webbredaktör för universitetsgemensamt innehåll
Alla som publicerar innehåll som är universitetsgemensamt får ett redaktörskonto med en central behörighet. Det finns två centrala behörigheter, Central lättredaktör och Central webbredaktör, som är kopplade till redaktörsorganisationens roller lättredaktör respektive ansvarig webbredaktör.
Redaktörsorganisations syfte
Syftet med vår redaktörsorganisation är att:
Tydliggöra ansvar, befogenheter och behörigheter som finns kopplat till innehållsarbetet och publicering på Studentportalen.
Skapa samsyn och samarbete kring webb och kommunikation.
Säkerställa att innehållet utgår från målgruppens behov.
Öka kompetens och kunskap om webbarbete i redaktörsorganisationen och på Göteborgs universitet.
Redaktörsorganisationens utformning
Redaktörsorganisationen leds av en huvudredaktör, som är sammankallande till möten, säkerställer kvaliteten för hela webbplatsen och stöttar samtliga redaktörer.
Varje organisation har en ansvarig webbredaktör. Denne leder sin organisations arbete med Studentportalen, genom att delta i redaktionsmöten, ta ansvar för struktur och kvalitetssäkring av den egna organisation innehåll och stötta organisationens lättredaktörer (alla övriga redaktörer) i deras arbete.
Redaktörsrollernas ansvar och befogenheter
Huvudredaktör
Huvudredaktörens har ett ansvar för Studentportalen som helhet, och ska säkerställa kvaliteten på allt innehåll. Rollen innebär både ett strategiskt och operativt ansvar.
I arbetet ingår:
Att ta fram, utvärdera och uppdatera riktlinjer för Studentportalen.
Långsiktig planering för utveckling och förvaltning av innehåll och rutiner för samarbete.
Att leda redaktörsorganisationen.
Att stötta alla webbredaktörer i deras arbete med planering, kvalitetssäkring och utveckling.
Uppdatering av startsida, genomgångssidor, vissa informationssidor och publicering av banners.
Att svara på frågor om innehåll från studenter, medarbetare och allmänhet.
Vem: Frida Rudebo
Biträdande huvudredaktör
För att ta bort personberoendet är det viktigt att det finns minst en redaktör som har samma befogenheter som huvudredaktören, som kan redigera innehåll och stötta webbredaktörer vid huvudredaktörens frånvaro.
Vem: Elin Lindeberg
Webbsupport
Webbsupporten tar emot felanmälan om något inte fungerar och ger tekniskt support till redaktörerna kring publicering i Drupal, Studentportalens CMS.
Vem: Webbsupporten består av flera medarbetare som nås via kontaktformulär i Medarbetarportalen.
Ansvarig webbredaktör
För varje organisation på Göteborgs universitet som har innehåll i Studentportalen (universitetsgemensamt innehåll eller information för institution, fakultet eller motsvarande) ska det finnas en ansvarig webbredaktör.
Den ansvarige webbredaktören har ansvar för kvaliteten på sin organisations innehåll i Studentportalen som en helhet och är den som står som kontaktperson vid eventuella frågor kring innehållet. Vi rekommenderar även att ansvarig webbredaktör leder eventuella övriga redaktörer i den egna organisationen.
Vem: Ansvariga webbredaktörer finns publicerade på sidan Kontakt - Studentportalen
Biträdande ansvarig webbredaktör
Inom varje organisation bör det finnas en eller flera biträdande webbredaktörer för att stötta eller träda in i webbredaktörens ställe vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Denna ska kortsiktigt kunna stötta sin organisations lättredaktörer, men behöver inte ansvara för övrig planering och kvalitetssäkring av innehåll.
Vem: Biträdande ansvarig webbredaktör finns publicerade på sidan Kontakt
Lättredaktör
Varje organisation kan utöver ansvarig webbredaktör även ha ett antal lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och redigera redan befintligt innehåll.
Vem: Respektive organisation (fakultet, institution eller motsvarande samt central enhet) har koll på vilka som är lättredaktörer. Kontakta Ansvarig webbredaktör om du vill veta mer.
Innehållsägare (utan behörighet att publicera innehåll)
Innehållsägare är medarbetare på universitetet som förfogar över information och material på Studentportalen, men som inte har redaktörsbehörighet. De granskar och säkerställer att det publicerade innehållet är aktuellt och korrekt, men har ingen behörighet att redigera något. Dessa medarbetar istället huvudredaktör, webbredaktör eller lättredaktör om innehåll som inte är aktuellt/korrekt.
Former för samarbete
Redaktion centrala ansvariga webbredaktörer
Publicering av det universitetsgemensamma innehållet sköts av en central redaktion, som består av webbredaktörer med ansvarar för universitetsgemensam information inom olika ämnen/områden. Arbetet hålls samman av huvudredaktören, men varje redaktör är huvudansvarig för “sitt” innehåll.
Syfte
Den centrala redaktionen skapar ett forum för samarbete mellan de redaktörer som publicerar merparten av den universitetsgemensamma informationen, där redaktörerna kan samarbeta kring utformning av innehåll och tillsammans säkerställa att innehållet är kvalitetssäkrat (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare), möter målgruppens behov och underlättar universitetets studenters studievardag.
Effektmål
Den universitetsgemensamma informationen på Studentportalen är skrivet med “en röst” (samma tonalitet och utformning av innehåll)
Vägen från fråga till svar är kort
Vägen från förslag till genomförande är kort
Medlemmar
Representanter från universitetsgemensamma funktioner för studenter: Utbildningsenheten, Universitetsbiblioteket, Welcome Services, ASK, Servicecenter, International Centre, etc.
Gemensamt arbete
Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:
Besluta om riktlinjer för utformning av det universitetsgemensamma innehållet
Planera för vad som ska lyftas på startsida, genomgångsidor och informationssidor.
Planera för publicering av nytt innehåll.
Säkerställa att det finns en plan för när och hur det universitetsgemensamma innehållet ska kvalitets- och faktagranskas.
Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.
Redaktion lokala ansvariga webbredaktörer
OBS! Huvudredaktören undersöker just nu hur en lokal redaktion kan utformas samt när, var och hur möten kan ske.
Vi undersöker för tillfället möjligheten att sammanställa en lokal redaktion. Vilka som ska ingå behöver beslutas. Förslag är att alla ansvariga webbredaktörer för respektive institution/fakultet/motsvarande ingår. Redaktionen leds av huvudredaktören, varje redaktör är ansvarig för sitt innehåll.
Plan för framtagande av redaktionen:
Huvudredaktör tar fram ett förslag som skickas till alla ansvariga webbredaktörer
Ansvariga webbredaktörer tar del av förslag och stämmer av med relevanta kollegor i den egna organisationen.
Ansvariga webbredaktörer skickar feedback till huvudredaktör.
Hvudredaktören tar fram ett slutligt förslag och kallar till ett första möte.
Det gemensamma arbetet utvärderas och utvecklas kontinuerligt.
Förslag som har skickats till ansvarig webbredaktör
Syfte
Redaktionen ska tillsammans säkerställa att struktur och innehåll på Studentportalen möter såväl studenter som kärnverksamhetens behov, att vi har samsyn på hur och var vi publicerar information samt att informationen är kvalitetssäkrad (korrekt, möter lagkrav, lätt att läsa och ta till sig för en besökare).
Effektmål
Behov som kärnverksamheten ser blir till faktiska lösningar i Studentportalen.
Studenter som läser utbildningar där de byter institution och/eller fakultet kan hitta information på liknande vis och samma plats i Studentportalen. (Begränsning: det är inte allt som fungerar likadant i kärnverksamheten, och det går inte alltid att hitta en “one size fits them all”).
Gemensamt arbete
Det gemensamma redaktionella arbetet består bland annat i att:
Ta fram gemensamma riktlinjer för utformning av innehåll, för att bidra till en likvärdig upplevelse för alla studenter.
Lyfta innehåll som behöver utvecklas, skapas, raderas eller lyftas på startsida, och tillsammans diskutera möjliga lösningar och planera för genomförande av lösningar.
Stötta varandra i respektive organisations planering av kvalitets- och faktagranskning av innehåll.
Stötta varandra och diskutera kring olika redaktionella utmaningar.
Medlemmar
Redaktionen leds av Studentportalens huvudredaktör. I redaktionen ska alla fakulteter, institutioner och motsvarande representeras, genom något av alternativen:
Ansvarig webbredaktör från fakultet representerar fakultet och tillhörande institutioner
En mix av ansvarig webbredaktör från fakultet och ansvarig webbredaktör från vissa institutioner
Ansvarig webbredaktör från alla fakulteter och alla institutioner
Mötesformer och samarbete
Redaktionen möts 2 eller 4 gånger per år, via Teams eller fysiskt (input från redaktörer).
Medlemmar i redaktionen samarbetar främst via (input från redaktörer):
Mail mellan möten. Huvudredaktör skickar ut information från webbredaktion@gu.se, redaktörer kan kontakta huvudredaktör på samma adress samt kontakta varandra direkt via mail.
En gemensam Teams-chatt.
En Teams-grupp med tillhörande chatt.
Arbetsgång
Huvudredaktör ser behov av ett innehåll/en riktlinje på Studentportalen som behöver utvecklas, uppdateras eller skapas. Behovet har framkommit genom:
Input från redaktör i kärnverksamheten
Input från studenter
Input från annan medarbetare inom kärnverksamheten
Input från extern aktör inom högre utbildning eller webb
Huvudredaktören lyfter behovet till redaktörer i den lokala redaktionen, ger ett eller flera alternativ för lösning och ber att få input i vad som fungerar bäst. Kommunikation sker genom:
Muntlig information vid redaktionsmöte
Via mail / Teams-chatt
Medlemmarna i redaktionen undersöker vad den egna organisationen anser om det nya innehållet/riktlinjen. Vilka som ska involveras kan variera och beslutas i respektive organisation.
Medlem i redaktionen återkommer till huvudredaktören på angiven väg (mail, chatt, möte).
När huvudredaktören fått svar från samtliga beslutar denne en lösning, främst utifrån principen “majoriteten avgör” men ibland även utifrån “bäst argument avgör”.
Exempel på en arbetsgång:
En ansvarig webbredaktör hör av sig till huvudredaktör med behov av en ny kategori för evenemang.
Huvudredaktören tar fram ett eller flera förslag på vad en sådan kategori kan heta och skickar ett mail till medlemmar i den lokala redaktionen med frågan “Har även ni detta behov och vilken passar er bäst?”
Redaktörerna undersöker och återkommer till huvudredaktör.
Huvudredaktör tar beslut om vad den nya kategorin ska heta. Detta kommuniceras till medlemmar i redaktionen och eventuella ansvariga webbredaktörer som inte deltar i redaktionen. Därefter genomförs ändring på Studentportalen.
Redaktioner inom en organisation
Hur respektive institution/fakultet/motsvarande organiserar sitt redaktionella arbete ser olika ut över universitetet. Ansvarig för din organisation kan ge vidare instruktioner.