Lokal webbredaktör, central webbredaktör och central lättredaktör har tillgång till Drupals dokumentbibliotek

Sidans innehåll

Om dokument

Om du har information som ska publiceras som ett dokument på webben ska du alltid först överväga om du kan publicera informationen som text istället. HTML-text är standardformat på webben och det bästa valet för användarens upplevelse, i och med att den är tillgänglig för alla besökare, oavsett om besökaren använder sig av mobiltelefon eller dator, har behov av att få webbens innehåll uppläst för sig eller behöver kunna zooma in och förstora texten.

Om dokumentet inte går att göra om till HTML-text kan du publicera det genom att skapa en innehållstyp som heter dokument och bädda in den på sidor i Studentportalen.

Förstå dokumenthantering i Studentportalen

I Studentportalen finns ett dokumentbibliotek som består av innehållstypen dokument. Innehållstypen dokument fungerar som en behållare för varje dokument som du laddar upp till dokumentbiblioteket; i denna laddar du upp dokumentfilen (PDF-, Word- och Excel) och anger vilken titel som ska synas för besökaren.

Innehållstypen dokument bäddar du sen in direkt i Studentportalens texteditor. Det inbäddade dokumentet kommer att fungera och se ut som en länk, med en dokumentikon framför länktexten och info om filtyp och storlek inom parentes. Länken öppnar ditt dokument direkt i webbläsaren.

Du kan alltid byta titel eller byta ut den uppladdade filen för innehållstypen dokument. Ändringarna slår igenom på alla sidor där du har publicerat innehållstypen dokument. Detta gör det möjligt att placera samma dokument på flera olika sidor, men att bara göra ändringar på en plats.

Riktlinjer

När dokument:

Undvik dokument - skriv hellre innehåll som text

Utgångspunkten är att vi ska undvika dokument på våra webbplatser. Besökare föredrar att läsa innehåll direkt på en webbsida istället för att ladda ner eller öppna en pdf. Det är också svårt att skapa tillgängliga dokument, vilket gör att vi i många fall inte följer lagen om tillgänglighet.

Dokument försämrar alltså användarvänligheten och det är därför vi i första hand ska undvika dokument och istället skriva direkt på webben.

Tillfällen när dokument kan användas

Dokument som är tänkta att redigeras av användaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.
Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.
Statiska dokument såsom universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgängliggöra för besökaren.
Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.
För att presentera matematiska formler.

Innehåll dokument:

Se till att dokumentet möter kraven på tillgänglighet

Lagen om digital tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

Om publicering av dokument:

Ladda upp eller länka till dokument i Sharepoint?

Vår rekommendation är:

Att ladda upp dokument till Studentportalens dokumentbibliotek (snarare än att länka till dokument som laddats upp på gu.se eller i Sharepoint). Dokumentet publiceras på alla relevanta sidor på webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av dokumentet laddas den nya filen upp i existerande dokument.
Länka till dokument i Sharepoint om det är en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hålla dokument aktuella på våra webbplatser. I dokumentets inställningar för delning behöver du då skapa en öppen länk, med inställningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta är att när besökaren har klickat på er länk till dokument i Sharepoint kommer den länk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna länken. Så om en student kopierar länken och mejlar den till en annan student så får mottagaren en länk som är låst.

Centrala styrdokument hanteras av huvudredaktören

På Studentportalen finns en sida som samlar alla styrdokument som kan vara relevanta för studenter, Lagar och regler som styr utbildningen. Sidan, inklusive de styrdokument som publicerats här, administreras av Studentportalens huvudredaktör.

Om du på en annan informationssida vill länka till ett centralt styrdokument ska du bädda in det redan skapade dokumentet på sidan. Saknas styrdokumentet? Kontakta huvudredaktören på webbredaktion@gu.se för att tillsammans titta på om det ska laddas upp på Studentportalen.

Vi rekommenderar att lokala dokument hanteras av respektive fakultet, institution och motsvarandes ansvarige webbredaktör.

Använd främst texteditorn för att bädda in dokument

Rekommendationen är att du använder texteditorn för att lägga upp dokument. Lägg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lägga dessa i en punktlista.

På de innehållstyper där innehåll redigera med en Layout-builder finns även en komponent som heter Dokument. Undvik att använda denna, på grund av:

När besökaren klickar på dokumentet laddas det automatiskt ner. När dokumentet bäddas in i texteditorn öppnas dokumentet upp direkt i webbläsaren, och besökaren kan då välja själv om hen vill ladda ner dokumentet.
Komponenten dokument tar stor plats

Ge dokumentet en titel så att det framgår vilken fakultet, institution eller program det hör till

När du namnger ditt dokument i dokumentbiblioteket ska du i så stor utsträckning som möjligt även lägga till fakultetens, institutionens eller programmets namn ingå, exempelvis:

Sahlgrenska Akademins prioriteringsordning vid VFU
VFU-samordnare i Grundlärareprogrammet med inriktning fritidshem
Blankett för ansökan om studieuppehåll vid Institutionen för globala studier.
Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet

Detta beror på att:

Lagkrav: Även länkar till dokument måste möta lagkravet på att skriva tydliga länkar.
Bättre användarupplevelse: Besökaren förstår exakt vilket dokument som öppnas om hen klickar på länken till dokumentet (att dokumentet till exempel är publicerat på en organisationssida eller som ett lokalt tillägg är inte tydligt nog).
Enklare för dig som redaktör: Vi är många organisationer som delar på ett och samma dokumentbibliotek i Studentportalen, och genom att ge dokumentet en tydlig titel blir det enklare för dig att söka fram det i dokumentbiblioteket.

Döp filen som laddas upp så att version framgår

Namnet på den fil du laddar upp kommer även vara namnet på den fil som en besökare laddar ner. Tänk på att ge dokumentet rätt namn innan du laddar upp det, namnet går inte att ändra sen.

Namnet bör bestå av dokumentets titel och eventuell versionshantering bör tydligt framgå, datum, diarienummer eller annan unik uppgift, exempelvis:

Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632
VFU-samordnare i Grundlärareprogrammet med inriktning fritidshem VT24

Versionshantering – byt ut existerande fil istället för att skapa nytt dokument

Vi rekommenderar att du tar som vana att i första hand byta ut en fil i ett existerande dokument. I andra hand skapar ett helt nytt dokument för att ladda upp en ny fil.

Genom innehållstypen dokument kan du enkelt byta ut en fil på alla de sidor i Studentportalen där dokumentet är publicerat. Du kan nämligen radera och ladda upp en ny fil.

Skapa dokument (första gången en fil laddas upp)

Skapa bara ett nytt dokument om du ska ladda upp ett helt nytt dokument

Vi rekommenderar att du tar som vana att i första hand byta ut en fil i ett existerande dokument. I andra hand skapar ett helt nytt dokument för att ladda upp en ny fil.

I redaktörsgränssnittets meny klickar du på 'Innehåll'.
Du ser nu ett antal flikar, välj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.
Klicka på ‘+ Lägg till dokument'.
Nu öppnas en sida Lägg till dokument.
Fyll i uppgifterna i dokumentet:
1. Titel: Den titel som kommer att synas som en länk på Studentportalen. Det ska tydligt framgå vilket dokument som öppnas, exempelvis exempelvis Sahlgrenska Akademins prioriteringsordning vid VFU.
2. Fil: Ladda upp dokumentfilen. Namnet på dokumentet syns inte på webbsidan, men kommer vara namnet på filen om den laddas ner av besökaren. Tänk på att namnge dokumentet innan du laddar upp det, titel och version bör tydligt framgå (datum, diarienummer eller annan unik uppgift), exempelvis Regler för examination på grundnivå vid Göteborgs universitet_Dnr GU 2020:1632.
3. Sammandrag: Behöver inte fyllas i, syns inte när dokumentet bäddas in via texteditorn.
4. Försättsbild: Behöver inte fyllas i. När du bäddar in dokumentet i texteditorn kommer dokumentet enbart visas med text.
Klicka på ‘Spara ’.

Publicera dokument på relevanta sidor

Du använder dig av texteditorn för att bädda in ett dokumen. På sidor med layutfunktion kan du även använda komponenten dokument, men detta rekommenderas inte.

Gör så här i texteditorn:

Klicka på ikonen med ett dokument.
Nu öppnas dialogrutan Välj mediaobjekt att bädda in. Sök efter det dokument du ska bädda in genom att skriva en sökfras i ‘Sök’.
(Du kan även välja att skapa ett nytt dokument. Klicka då på ‘Ladda upp dokument’ och följ instruktionerna på den här sidan: Skapa dokument (första gången en fil laddas upp).
Klicka i ditt dokument och klicka därefter på knappen ‘Välj dokument’ längst ner.
Nu öppnas en dialogruta Bädda in mediaobjekt. Klicka på ‘Klar’.
Dokumentet är nu inbäddat i texteditorn. Kom ihåg att spara texten i editorn.

Byt ut fil i dokument

Kom ihåg att döpa den nya filen med ett namn som visar på innehåll och version, exempelvis genom datum eller diarienummer.

I redaktörsgränssnittets meny klickar du på 'Innehåll'.
Du ser nu ett antal flikar, välj den som heter ‘Dokumentbibliotek’.
Sök efter ditt dokument genom att skriva in titeln under ‘Titelsök’ och klicka på 'Filtrera.
Klicka på ‘Redigera’ på raden för ditt dokument.
Nu öppnas sidan Redigera Dokument upp. Direkt under Fil klickar du på ‘Ta bort’.
Nu kan du ladda upp en ny fil genom att klicka på ‘Choose File’.
Klicka på ‘Spara’.

Språkhantering

Det är inte möjligt att översätta innehållstypen dokument. Om du har ett dokument som finns i både svensk och engelsk version behöver du skapa två separata dokument i dokumentbiblioteken

Dokumenthantering på Studentportalen