Utgångspunkten är att vi ska undvika dokument på våra webbplatser. Besökare föredrar att läsa innehåll direkt på en webbsida istället för att ladda ner eller öppna en pdf. Det är också svårt att skapa tillgängliga dokument, vilket gör att vi i många fall inte följer lagen om tillgänglighet.

Dokument försämrar alltså användarvänligheten och det är därför vi i första hand ska undvika dokument och istället skriva direkt på webben.

• Dokument som är tänkta att redigeras av användaren, exempelvis Word-mallar för uppsats eller Excel-dokument med statistik.

• Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.

• Statiska dokument såsom universitetets styrdokuemnt eller andra lagtexter som vi vill tillgängliggöra för besökaren.

• Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.

• För att presentera matematiska formler.

Lagen om digital tillgänglighet ställer krav på oss att de dokument som finns på webben ska vara tillgängliga. Som utgångspunkt är det bra att du använder universitetets mallar för pdf.

Vidare har DIGG - Myndigheten för digital förvaltning, tagit fram en guide för hur du skapar tillgängliga pdf-dokument. Dock säkerställer inte guiden att pdf-dokumentet blir helt tillgängligt, vilket visar hur svårt det är att faktiskt skapa tillgängliga dokument.

Om din organisation har dokument i Sharepoint som ni vill länka till, hellre än att ladda upp dokumentet i Drupal, är detta ok. I dokumentets inställningar för delning behöver du då skapa en öppen länk, med inställningen att den ska delas med vem som helst.

Viktigt att veta är att när besökaren har klickat på er länk till dokumenten kommer den länk som visas i URL-fönstret hos besökaren INTE vara den öppna länken. Så om en student kopierar länken och mejlar den till en annan student så får mottagaren en länk som är låst.

Vår rekommendation är därför:

• Ladda upp viktiga dokument, som med stor sannolikhet kommer att delas vidare, som dokument i Drupals dokumentbibliotek. Dokumentet publiceras på alla relevanta sidor på webbplatsen, och vid eventuella revideringar/nya versioner av laddas den nya filen upp i existerande dokument.

• Länka till dokument i Sharepoint om det är en tyngande arbetsbörda att ladda upp och hålla dokument aktuella på våra webbplatser.

Rekommendationen är att du använder texteditorn för att lägga upp dokument. Lägg dokumentet i slutet av stycken. Är det flera dokument kan du lägga dessa i en punktlista.

På de innehållstyper där innehåll redigera med en Layout-builder finns även en komponent som heter Dokument. Undvik att använda denna, på grund av:

• När besökaren klickar på dokumentet laddas det automatiskt ner. När dokumentet bäddas in i texteditorn öppnas dokumentet upp direkt i webbläsaren, och besökaren kan då välja själv om hen vill ladda ner dokumentet.

• Komponenten dokument tar stor plats