Sidans innehåll

Om formulär i Drupal

Studentportalens Drupallösning använder sig av Drupal forms, ett formulärverktyg där formulären byggs upp med olika delar (element). Det går att göra ganska avancerade formulär; det finns många olika element att välja på när formuläret byggs upp och det går att ställa in om innehåll ska visas för inloggade och/eller anonyma användare.

Formulären i Studentportalen är kopplade till ärendehanteringssystemet STIG, vilket innebär att allt som skickas in via formulären vidarebefordras till en handläggargrupp i STIG. Det är tyvärr inte möjligt att skapa formulär kopplade till en e-post, på grund av GDPR och krav på hur vi hanterar personuppgifter som skickas in via formuläret.

Två formulär i Studentportalen - flera kategorier

På Studentportalen finns enbart två kontaktformulär, ett generellt supportformulär och ett specifikt formulär för att kontakta sektionen för examen.

De två formulären har egentligen bakat ihop en mängd olika formulär i ett; de består av en mängd olika kategorier/ämnen som studenten måste välja för att kunna skicka in en fråga. Beroende på vald kategori ser formulärets innehåll och utformning olika ut. Dessa kategorier mappar mot olika kategorier i STIG.

För en inloggad student är det möjligt att välja att få svar till studentmejladressen, eller att manuellt fylla i kontaktuppgifter.

 Support för studenter vid Göteborgs universitet (skärmdump kategorier)

 Kontakta sektionen för examen (skärmdump ämnen - vilket är detsamma som kategorier)

Länkar till kategorier i formulären

Det går att länka direkt in till olika kategorier inom formulären. Viktigt att veta är att URL:en inte ändras för en besökare när hen väljer en kategori. Därför kan en besökare kan bara länka in till formulärets “förstasida”.

Lägga till helt nytt formulär - ej möjligt

Under projektet som ledde fram till Studentpotalen i Drupal (lansering hösten 2023) togs det strategiska beslutat att det enbart ska finnas två formulär i Studentportalen. Motiveringen är att ett nytt formulär med koppling till STIG kräver en release, något som sker sällan för Studentportalen. Istället skapas nya kategorier på befintliga formulär, dessa kan kopplas till STIG utan release.

Om det av någon orsak skulle anses vara omöjligt att använda sig av en ny kategori i befintliga formulär kan detta diskuteras med ansvariga för Studentportalen. Kontakta huvudredaktör för ett första möte. Vid eventuella uppföljningsmöten bjuds även produktägare in.

Administrera existerande formulär i Drupal

Formulären byggs och administreras i en funktion som heter Webbformulär. Här redigerar du varje Webbformulär i en egen adminmeny.

 Om adminmenyn för Webbformulär

Adminmenyn består av ett antal flikar som du arbetar i för att göra olika inställningar av formuläret.

• Visa = Se formuläret som en besökare

• Test = Testfunktion för formuläret

• Resultat = Inskickade svar i formuläret. Det sker en regelbunden automatisk rensning (OBS! PO undersöker just nu hur ofta).

• Bygg = Den plats där du väljer vilka element ditt formulär ska bestå av, när och i vilken ordning de ska synas.

• Inställningar = inställningar för namn, URL, bekräftelsetext osv.

• Exportera = Koden för ditt formulär

• Översätt = Den engelska versionen av formuläret

 Grundläggande element som visas för alla kategorier (som du inte får redigera)

Vissa av elementen i formuläret är en del av grundstenarna i formuläret, och får därför inte ändras eller raderas. Detta gäller för följande nycklar:

• kontakta_oss = Titeln för formuläret, som alltid ska synas längst upp på formuläret.

• cat = Listan med kategorier att välja

• authenticated

• studentmejl = kryssknapp för att inloggad student ska kunna få svar direkt till studentmejl

• Förnamn = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

• Efternamn = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

• E-postadress = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

• Personnummer (ange vid behov) = Kontaktuppgift om studentmejl eh är kryssad

• Submit = Knapp för att skicka in formuläret

 Bild: Förstå formulärens struktur och innehåll

Lägga till ny kategori/ämne (term)

Gör så här för att lägga till en kategori/ämne (term):

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Lista termer’.

3. Välj ‘Lägg till termer’.

4. Fyll i uppgifterna:

   1. Namn = Namnet på kategorin, så som den kommer att visas i kontaktformuläret.

   2. Managergroup = Namnet på Handläggargruppen i STIG

   3. Category 1, Category 2, Category 3 = Tjänstekategorier I STIG, se exempel från STIG i bilden nedan.

      

5. Klicka på ‘Spara och gå till listan’. Du ser nu en lista över alla kategorier/ämner (termer) i formuläret.

6. Översätt nu kategorin. Detta gör du via listan över alla kategorier i formuläret, under spalten ‘Funktioner’ klickar du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Översätt’.

7. Du är nu på en sida för översättningar av kategorin. Klicka på ‘Lägg till’ på raden för den engelska versionen.

8. Fyll i den engelska översättningen under ‘Name’. Övrigt (Managergroup och Categorys) följer med från den svenska versionen.

Redigera kategori/ämne (term)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på ‘Redigera’ för den kategori (term) du vill redigera. Du kan nu ändra namn, handläggargrupp och kategori för både den svenska och engelska versionen.

4. Klicka på ‘Spara och gå tillbaka till listan’ när du har gjort dina ändringar. Ändringarna slår igenom direkt i formuläret.

Radera kategori/ämne (term)

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Taxonomi’.

2. Hitta rätt kontaktformulär i listan. Klicka på ‘Lista termer’.

3. Klicka på pilen bredvid ‘Redigera’ för den kategori du vill radera. Välj ‘Tabort’.

4. En popup-ruta visas nu ‘Är du säker på att du vill radera taxonomitermen X?’. Klicka på Tabort för att radera kategorin/ämnet (termen).

5. Tänk på att du även kommer behöva göra ändringar i själva formuläret. Under ‘Bygg’ behöver du radera de element som var kopplade till din kategori/ämne (term).

Bygga innehåll för en kategori/ämne i formuläret

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du ‘Bygg’.

3. Du kan nu:

   1. Lägga till element (se instruktioner längre ner).

   2. Redigera existerande element (se instruktioner längre ner).

   3. Rangordna i vilken ordning elementen ska synas (se instruktioner längre ner).

   4. Radera existerande element (se instruktioner längre ner).

4. Efter att du har genomför dina ändringar väljer du ‘Spara element’.

Lägga till element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du Struktur > Webbformulär.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. Längst upp på sidan klickar du på knappen ‘+Lägg till element’.

4. Det finns en mängd element att välja mellan.

7. Klicka på ‘Lägg till element’ på raden för det element du vill ha.

8. Ange titel för 'Nyckel 'för att kunna spara elementet.

10. Klicka på ‘Spara’.

11. Elementet är nu tillagt. Du behöver nu göra inställningar för elementets innehåll, för vilken/vilka kategorier det ska visas och i vilken ordning de ska synas (hur det ska viktas). Se instruktionerna nedan.

Redigera element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. Du ser nu alla element som finns i formuläret i egna rader. På raden för det element du vill redigera väljer du ‘Redigera’.

4. Du arbetar i fyra olika flikar för att göra inställningar:

   

   1. Allmän = Innehållet i elementet, ex, text, vad kryssval som ska finnas osv. Inställningarna här ser olika ut beroende på element.

   2. Villkor = Anger när elementet ska synas, här kopplar du bland annat elementet till kategorier.

   3. Utökad = Inga ändringar av relevans för administratör görs här.

   4. Åtkomst = Du kan ställa in om du vill att informationen ska synas för både inloggade (det vill säga studenter) och anonyma användare, eller enbart inloggade eller anonyma användare.

5. Klicka på 'Spara” när du är färdig.

Inställningar för när ett element visas

När du redigerar ett element anger du under villkor när besökaren ska se elementet, exempelvis först efter valet av en viss kategori.

 Koppla element till kategori under Villkor

Fyll i enligt nedan för att koppla elementet till en kategori.

 Hur vet jag siffra för min kategori?

När du ställer in villkoren för ett element och marker fältet under Value is de alternativ du har att välja på dyka upp automatiskt.

Om de av någon orsak inte gör det kan du:

• Gå till ‘Struktur > Taxonomi > Ditt kontaktformulär’.

• Välj Redigera på den kategori du vill veta numret för.

• I URL:en kan du se numret.

 Dölj element helt

Ändra åtkomsten till elementet under 'Åtkomst´ så att ingen kan se den.

Rangordna element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. Välj ‘Visa radernas vikt långt’ upp till höger (om det står ‘Dölj radernas vikt’ behöver du inget göra).

4. Under spalt ‘Vikt’ har alla rader en unik siffra. Det som viktas som 0 syns överst i formuläret, 1 därefter osv.

5. Klicka på siffran för det element du vill flytta upp eller ner. Välj siffra för den plats i formuläret du vill att elementet ska ha. Övriga element flyttas också automatiskt (det vill säga, alla siffrorna uppdateras automatiskt för alla element som berörs av din ändring).

6. Klicka på ‘Spara element’ när du är färdig.

Radera existerande element

1. I redaktörsgränssnittets meny väljer du ‘Struktur > Webbformulär’.

2. På raden för det formulär som kategorin hör till väljer du under funktioner ‘Bygg’.

3. På raden för det element du vill radera klicka du på pilen bredvid ‘Redigera’ och väljer ‘Tabort’.

4. En dialogruta öppnas nu, med en varning om att åtgärden inte går att ångras.

5. Om du är säker på att du vill ta bort element klickar du på ‘Tabort’.