Regler och information gällande hotellsajter i Webbhotellet

Innehållsförteckning

Webbpolicyn gäller

Verksamheter som använder sig av en hotellsajt i Webbhotellet ska följa den av rektor beslutad Webbpolicy (för närvarande styrdokumentet Policy för Göteborgs universitets externa webbplats, http://www.gu.se ). Där står att ”Innehållet ska vara korrekt och aktuellt, ha en tydlig struktur, god sökbarhet och vara tillgänglighetsanpassat.” (sid 3).

Eftersom nuvarande webbpolicy fokuserar mest på universitetets externwebb ska de delar som kan tillämpas på en hotellsajt i Webbhotellet gälla, framförallt följande rubriker:

Lagar, regler och riktlinjer (sid 5)

Sedan Webbpolicyn beslutades har lagkraven skärpts vad gäller digital tillgänglighet, personlig integritet och informationssäkerhet. De lagkrav som finns står över Webbpolicyn och ska följas.

• Digital tillgänglighet, https://www.digg.se/kunskap-och-stod/digital-tillganglighet

• Dataskyddsförordningen och GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats, https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/

• Informationssäkerhet, cybersäkerhet och säkra kommunikationer, https://www.msb.se/sv/amnesomraden/informationssakerhet-cybersakerhet-och-sakra-kommunikationer/

Redaktörsorganisation (sid 5)

Den redaktörsorganisation som ska följas liknar den som finns för externwebben http://gu.se , men med en ny roll, hotellsajtadministratör.

·        Hotellsajtadministratör motsvarar ansvarig webbredaktör och de ansvarsuppgifter som ligger på den rollen samt utökat ansvar.

·        Webbredaktör motsvarar biträdande webbredaktör och de ansvarsuppgifter som ligger på den rollen.

·        Lättredaktör har samma ansvar och befogenheter som en lättredaktör på externwebben http://gu.se .

Detaljer kring vad som gäller för varje roll hittar du under rubriken ”Roller, behörighet och utbildning”.

Webbplatsens struktur

Enligt Webbpolicyn (sid 8) ska användarens behov vara i centrum och innehållet ska presenteras så att det tillfredsställer målgrupperna. Hotellsajtens struktur ska vara grund.

Webbsidorna ska utformas:

• på ett överskådligt sätt.

• med synliga menyer.

• med tillgänglig sökfunktion.

Säkerhet

Sajtägaren är den som bär ytterst ansvar för att en hotellsajt följer de lagar vad gäller innehåll som finns kring datasäkerhet.

Sajtägare, hotellsajtadministratör samt övriga personer som har behörighet till hotellsajten ska ha skrivit under ”Regler för användning av Göteborgs universitets IT-resurser” och följa dessa.

Vid misskötsel eller grovt missbruk av en av webbhotellets hotellsajter har Kommunikationsenheten rätt att ta över hotellsajten. Beslut kan komma att tas om att hotellsajten ska stängas ner.

Om något händer

Kontakta alltid webbsupporten vid oförutsedda händelser som exempelvis intrång eller driftstörning. Observera att det inte finns något jouravtal och alla problem måste lösas inom kontorstid.

Tillgänglighet

Sajtägaren är den som bär ytterst ansvar för att en hotellsajt följer de lagar vad gäller innehåll som finns kring digital tillgänglighet.

Hotellsajtadministratör, webbredaktör och lättredaktör måste dock också följa de lagar som finns kring digital tillgänglighet. Det ingår i dessa tre roller att utbilda sig i tillgänglighet genom att ha gått den av Kommunikationsenheten tillhandahållna redaktionella utbildningen. Det ingår också i de tre rollerna att hålla sig uppdaterade inom området och följa WCAG så långt det är tekniskt möjligt både vad gäller formatering, klarspråk, bildhantering och så vidare.

Den som publicerar innehåll på en hotellsajt förbehåller sig rätten att säga nej till att publicera innehåll som inte är tillgänglighetsanpassat enligt gällande lag. Det gäller exempelvis pdf-filer som inte är tillgänglighetsanpassade och det är skaparens ansvar att se till att pdf-filen blir anpassad. Detsamma gäller video och ljudupptagningar, att de tillgänglighetsanpassas. Om det är oskäligt betungande med en sådan anpassning ska det tas upp i tillgänglighetsredogörelsen.

Tillgänglighetsredogörelse

Till varje hotellsajt följer en malltext att utgå ifrån. Den ska alltid ses över när hotellsajten är ny samt revideras med jämna mellanrum. Det ingår vidare i rollen hotellsajtadministratör att se till att hotellsajtens tillgänglighetsredogörelse är anpassad efter den verksamhet och den hotellsajt som tillgänglighetsredogörelsen beskriver.

Kommunikationsenheten ansvarar för att hotellsajterna följer WCAG rent tekniskt, det vill säga i kod och uppbyggnad.

GDPR och personuppgifter

Sajtägaren är den som bär ytterst ansvar för att en hotellsajt följer de lagar vad gäller innehåll som finns kring GDPR och behandling av personuppgifter.

XXX

Roller, behörighet och utbildning

Behörighet

Beställs alltid av chef eller hotellsajtadministratör via Webbsupporten.

En redaktör, oavsett behörighetsroll, måste alltid genomgå de utbildningar som Kommunikationsenheten ger.

För att kunna få behörighet måste redaktören ha ett GU-konto, det vill säga ett x-id.

Redaktörsorganisation

Hotellsajtadministratör

Rollen finns bara i Webbhotellet och motsvarar ansvarig webbredaktör på externwebben, men med fler ansvarsuppgifter och utökad behörighet.

Hotellsajtadministratör har på uppdrag av sajtägare, det övergripande ansvaret för den aktuella verksamhetens webbnärvaro. För att göra mandat och ansvar tydligt är rekommendationen att en person har denna roll.

Ansvarsområden och arbetsuppgifter

• Ansvara för struktur och utveckling sin verksamhets närvaro på webben

• Samordna webbredaktörer, lättredaktörer och webbarbetet för den aktuella verksamheten

• Ansvara för grundläggande support till sin verksamhets lättredaktörer. Exempelvis svara på enklare användarfrågor och ge råd kring innehåll.

• Skriva, redigera och publicera innehåll på webben.

• Anpassa och ta bort publicerat material och struktur/informationsflöden, i enlighet med riktlinjer för universitets digitala närvaro.

• Arbeta löpande med webbanalys, uppföljning av nyckeltal, sökmotoroptimering och rapportering i verktyget SiteImprove.

• Är kontaktperson till produktägare av Webbhotellet vid uppdateringar av Drupal eller andra system som är integrerade i hotellsajten.

• Ansvarar för att rapportera in fel i systemet till webbsupporten.

• Ansvarar för att Tillgänglighetsredogörelsen är anpassad efter aktuell verksamhets hotellsajt samt uppdaterar sidan när förändringar sker.

• Ansvarar för att informationssidan om cookies är anpassad efter aktuell verksamhets hotellsajt samt uppdaterar sidan när förändringar sker.

• Ansvarar för att anpassa sidfotens information, så som besöksadress, länkar till sociala medier och genvägar på hotellsajten.

• Ansvarar för att kontakta webbsupporten ifall förändringar behöver göras i logotyp, temafärger och eventuella partnerlogotyper.

• Administrerar taxonomidelen för den aktuella hotellsajten.

Webbredaktör

Rollen motsvarar biträdande webbredaktör på externwebben.

Hotellsajtadministratör har på uppdrag av sajtägare, det övergripande ansvaret för den aktuella verksamhetens webbnärvaro. För att göra mandat och ansvar tydligt är rekommendationen att en person har denna roll.

Lättredaktör

Varje verksamhet kan förutom hotellsajtadministratör och webbredaktör ha behov av en eller flera lättredaktörer. Lättredaktören arbetar i huvudsak med att granska fakta och uppdatera redan befintligt innehåll.

• ansvara för att publicera innehåll på en begränsad del av hotellsajten.

• bedöma och anpassa publicerat material för en begränsad del av hotellsajten.

• skriva, redigera och publicera sidor, nyheter och kalenderhändelser på begränsad del av hotellsajten.

RUBBE

Den som publicerar på en hotellsajt ska även följa gängse regler för webbpublicering. Det gäller följande:

·        Skriva för målgrupp

Ha alltid i åtanke för vilken målgrupp innehållet publiceras.

·        Aldrig dubbelpublicera innehåll
Innehåll som finns på hotellsajten ska vara unikt och får inte kopieras och klistras in på en annan hotellsajt eller på en webbsida på externwebben. Exempelvis en nyhet ska inte publiceras på flera platser, utan kan i stället läggas som en sammanfattning med länk till originalnyheten.
Ifall innehåll dupliceras finns risk att de webbplatser där innehållet existerar, inte kommer att synas vid sökning på Google.

Utbildning och kunskap

Redaktionell utbildning

Obligatorisk utbildning för hotellsajtadministratör, webbredaktör och lättredaktör.

Verktygsutbildning

Obligatorisk utbildning för hotellsajtadministratör, webbredaktör och lättredaktör.

Tillgänglighet

Ingår i den redaktionella utbildningen. Viktigt dock att hålla sig uppdaterad inom området.

Hantera hotellsajt

Domän

Subdomäner, xx.gu.se

En hotellsajt med hundra procent verksamhet inom Göteborgs universitet ska alltid använda sig av en subdomän, exempelvis http://pil.gu.se . Om inte en sådan subdomän redan finns, skicka en beställning via webbsupporten.

Externa domäner

En hotellsajt med verksamhet som ingår i ett formellt samarbete med externa partners kan använda sig av domännamn där http://gu.se inte ingår, exempelvis http://havsmiljoinstitutet.se . En sådan verksamhet ansvarar själv för att beställa och betala för domänen samt hålla certifikatet uppdaterat. Kommunikationsenheten och IT-enheten har ingen möjlighet att få tillbaka ett förlorat domännamn. Rekommendationen är att aldrig göra ägandet av domän personberoende.

Publicering första gången

När hotellsajten är redo att publiceras första gången, kontakta webbsupporten så att sajten registreras på XX

Avveckling av hotellsajt

Ifall hotellsajten inte längre ska finnas kvar åtar sig sajtägare att meddela Kommunikationsenheten via webbsupporten när hotellsajten förväntas avpubliceras samt när hotellsajten ska raderas.

Det är sajtägarens ansvar att säkerställa att eventuell arkivering och e-plikt följs innan en hotellsajt raderas.