Anknytningar visar vilka anställningar och uppdrag en person har inom universitetet. Det är den lokala POP-administratören som har behörighet att lägga till nya anknytningar och göra justeringar i anknytningar.
Exempel: En persons primära anknytning kan till exempel vara administratör på ett fakultetskansli. Personen kan även vara utlånad 30% som handläggare på en annan del av universitetet. Därutöver kan personen ha ett uppdrag som forskare. Alla dessa tre anknytningar går att lägga in i POP, tillsammans med de kontaktuppgifter som hör till respektive anknytning.
1.1 Hantera anknytningar
För de flesta anknytningar för GU-anställd personal kommer uppgifterna under anknytningsbenämning och organisation från Primula och kan inte redigeras i POP.
Som POP-administratör kan du redigera Anknytningar för ej anställda personer som du administrerar samt de anknytningar som är tillagda i POP.
1.2 Filtrera anknytningar
Genom att kryssa i en eller flera av kryssrutorna kan du välja vilka anknytningar du ser.
1.3Lägg till anknytning
För att skapa en ny anknytning klicka på knappen ”+ Lägg till anknytning”
Om en person har fler uppdrag på universitetet går det att lägga till ytterligare anknytningar genom att klicka på knappen ”+ Lägg till anknytning).
1.4 Spara anknytning
För att spara ändringar du gjort under en anknytning, eller för att spara en ny anknytning, måste du klicka på "Spara anknytning" längst ned i rutan. Om du bara klickar på "Spara person" kommer inte ändringar som gjorts i en anknytning att sparas.
1.5 Arbetsbeskrivning
I rutan arbetsbeskrivning går det att lägga in en beskrivning av de arbetsuppgifter som hör till anknytningen.
Observera att Arbetsbeskrivning för närvarande inte visas på gu.se.
1.6 Anknytningens giltighetstid
Fyll i giltighetstiden för anknytningens varaktighet, d.v.s hur länge personen ska vara aktiv med denna anknytning.
Anknytningar i POP avslutas automatiskt det datum som står på raden "Giltigt t.o.m." Om anknytningen är en tillsvidaretjänst står inget datum på raden. Anknytningen avslutas då automatiskt i samband med att tjänsten avslutas i Primula.
Den tidsperiod du fyller i styr även giltighetstiden för personens GU-konto (x-konto). Om giltighetstiden behöver ändras, till exempel förlängas, kan du göra det här.
När giltighetstiden går ut är personen inte längre synlig på gu.se.
1.7 Primär anknytning
För de som har flera anknytningar går det att välja vilken anknytning som ska vara den primära.
1.8 Visas på webben
För att personen ska synas på GU:s webbplatser behöver rutan "Skall visas på webben?" vara iklickad.
Om en person har flera anknytningar och bara vissa ska synas på webben: Klicka ur rutan "Skall visas på webben" på de anknytningar som inte ska synas.
1.9 Telefonnummer
Telefonnummer i POP kommer från källsystemet CMG/telefoni. Ärenden som gäller telefonnummer, till exempel om ett nummer behöver ändras, läggas till eller tas bort, skickas till telefonväxeln: vaxeln@gu.se Dessa ärenden behöver inte gå via POP-administratören utan kan göras direkt av användarna.
1.10 E-post
Det går att ändra e-postadressen under en anknytning genom att klicka på e-postraden och välja från den lista som kommer upp. Det går också att skriva in en e-postadress manuellt, men den måste då ha en giltig domän. Genom att hovra på infoikonen kan du se vilka domäner som är giltiga.
1.11 Besöksadress och postadress
Besöksadress och postadress hämtas från organisationsdatabasen (OrgDB). Ändringar och tillägg, till exempel rumsnummer, går att skriva in manuellt.
1.12 Avsluta en anknytning
Anknytningar i POP avslutas automatiskt det datum som står på raden "Giltigt t.o.m." Om anknytningen är en tillsvidaretjänst står inget datum på raden. Anknytningen avslutas då automatiskt i samband med att tjänsten avslutas i Primula.
Om du råkar lägga in en felaktig anknytning på en person kan den tas bort genom att skriva in samma datum på raden "Giltig fr.o.m." och "Giltig t.om." Använd då ett datum som redan har passerat.
Anknytningar som är avslutade finns kvar i POP, men du kan behöva klicka i rutan "Förfallna" för att kunna se dem.