För anställda:
För att kunna logga in i POP krävs ett aktivt x-konto.
Externa/ej anställda medarbetare:
POP-administratör behöver skapa en sida i POP och därefter är inloggning med x-konto möjlig.

För att kunna logga in i POP när du arbetar på distans behöver du vara uppkopplad till universitetets nätverk via VPN (Cisco AnyConnect). Information om hur du kopplar upp dig via VPN finns på sidan Arbeta på distans - VPN.

Om det är en anställd person, ändras uppgiften i Primula.

Om det rör en extern/ej anställd person, kontakta POP-supporten och be de hjälpa till att byta.

Anknytningar visar vilka anställningar och uppdrag en person har inom universitetet.

Exempel: En persons primära anknytning kan till exempel vara administratör på ett fakultetskansli. Personen kan även vara utlånad 30% som handläggare på en annan del av universitetet. Därutöver kan personen ha ett uppdrag som forskare. Alla dessa tre anknytningar går att lägga in i POP, tillsammans med de kontaktuppgifter som hör till respektive anknytning.

För de flesta anknytningar för GU-anställd personal kommer uppgifterna under anknytningsbenämning och organisation från Primula och kan inte redigeras i POP.
För externa/ej anställda medarbetare behöver anknytningar skapas upp manuellt av en POP-administratör.

Det är den lokala POP-administratören som kan skapa nya anknytningar/justera befintliga anknytningar på de organisationer som hen har behörighet för.

Man avslutar en anknytning genom att lägga till ett tom-datum.
Man kan inte ta bort en anknytning.

Anknytningar i POP avslutas automatiskt det datum som står på raden "Giltigt t.o.m."

Om en person har en anknytning som ska avslutas men som är kopplad till en organisation du inte är behörig att administrera kontaktas POP-administratören för den organisationen. Administratören kan avsluta genom att lägga ett tom datum.

Om anknytningen är en tillsvidaretjänst står inget datum på raden. Anknytningen avslutas då automatiskt i samband med att tjänsten avslutas i Primula.

Anknytningar som är avslutade finns kvar i POP, du ser dom genom att bocka i rutan vid “Förfallna".

Man kan markera i POP vilken anknytning som anses vara den primära för personen genom att bocka i rutan “Är detta en primär anknytning?”

• Om personen har flera anknytningar så är det den anknytning som är satt som primär som visas överst i listan över anknytningar på personsidan på gu.se.

• Det är också den primära anknytningens organisationsenhet som visas på personen när man söker personer i sökfältet inne i POP.

• Informationen om primär anknytning kan också användas av andra applikationer som hämtar uppgifter om personer från POP. Tex om en annan applikation enbart kan visa en relation för en person, så är det troligt att den primära är den som väljs.

Du kan skapa en anknytning på vilken person som helst i POP, så länge anknytningen kopplas till en organisation som du är behörig att administrera i POP. Se Lägg till anknytning .
Om en person har en anknytning som ska avslutas men som är kopplad till en organisation du inte är behörig att administrera kontaktas POP-administratören för den organisationen. Administratören kan avsluta genom att lägga ett tom datum.

Giltig fr.o.m. och Giltig t.o.m. styr hur länge personen ska vara aktiv med denna anknytning.

Den tidsperiod du fyller i styr även giltighetstiden för personens GU-konto (x-konto). Om giltighetstiden behöver ändras, till exempel förlängas, kan du göra det här. 

När giltighetstiden går ut är personen inte längre synlig på GU:s webbsida.

Anknytningar i POP avslutas automatiskt det datum som står på raden "Giltigt t.o.m." Om anknytningen är en tillsvidareanställning står inget datum på raden och anknytningen avslutas då automatiskt i samband med att tjänsten avslutas i Primula.

Konton för ej anställda aktiveras och inaktiveras automatiskt i Gukonto, utifrån giltighetstiden på personens anknytningar i POP. Ett xkonto inaktiveras när tom-datum passerat i POP. Vill man inaktivera xkontot tidigare, ändra tomdatum och spara anknytningen.

Du kan se vilka e-postdomän som är godkända att lägga till i POP genom att hovra över i:et längst ut till höger vid E-post raden på anknytningen.

Alla anställda och ej anställda, får en gu-epostadress per automatik av GUkonto.

Om GU-epostadress saknas för den ej anställda i Gukonto, behöver behörighetsadmininstratör skapa GU-epostadressen inne i Gukonto.

Uppgift om telefonnummer kommer från telefonisystemet CMG/telefoni.
Kontakta telefonväxeln: vaxeln@gu.se.

Telefonnummer så som fax, mobilnummer och fast anknytning, kommer till POP från källsystemet CMG/telefoni och kan inte ändras i POP.

För att ändra uppgift om en persons telefonnummer får man ta kontakt med telefonväxeln: vaxeln@gu.se. Detta kan medarbetaren göra själv och behöver inte ske via en POP-administratör.

Om du blivit utsedd till POP-administratör behöver du ansöka om administrationsbehörighet till systemet genom att fylla i blanketten Ansökan om administrationsbehörighet i POP och OrgDB. Blanketten finns på följande sida: medarbetarportalen.gu.se/blanketter/personal

Därefter skickas den ifyllda blanketten in som bifogad fil via formuläret längst ned på följande sida:
medarbetarportalen.gu.se/service-stod/for-arbetsgivare/hrsupport

I POP finns följande behörigheter:

1. Grundbehörighet för alla medarbetare - alla personer som finns i POP kan se sin egen profilsida i POP.

2. POP-administratör - kan administrera alla personer för de organisationsenheter som man har behörighet till. Detta omfattar funktionalitet så som att skapa nya externa/ej anställda personer, ändra person, samt lägga till/redigera anknytningar.

3. Objektspecialist -
   Tilldelas i regel till personer som arbetar med daglig drift och förvaltning av systemet.

För en ej anställd skapas xkonto per automatik i Gukonto när en personsida skapas i POP.

• Gukonto tar emot information om nya och ändrade personer från POP, och skapar och uppdaterar konton för ej anställda utifrån denna information.

Om konto saknas för den ej anställda i Gukonto, krävs hantering i Gukonto.

För att förlänga en extern/ej anställd behöver du som POP-administratör ändra tom-datum på anknytningen. (Du ska inte ändra from-datum, POP räknar från dagens datum)
Obs! Man kan max. förlänga 2 år från dagens datum.
Ex. 2022-09-08 - 2024-09-08

Konton för externa medarbetare inaktiveras i POP, inte i Gupaida.

Ett xkonto inaktiveras automatiskt i Gupaida när tom-datum i POP passerat.
Vill man inaktivera xkontot tidigare, ändrar man tom-datum i POP och sparar anknytningen. Man kan inte inaktivera xkonto i Gupaida.

För att en person som finns med i POP ska synas på gu.se behöver följande vara uppfyllt i POP:

1. Att personen har en aktiv anknytning i POP. Det innebär att datumet som står under Giltigt fr.o.m. ska vara före dagens datum. Under Giltigt t.o.m. ska det vara tomt eller stå ett datum efter dagens datum.

2. Att rutan “Visas på webben” är i bockad på anknytningen.

3. Att personen inte är markerad som skyddsvärd.
   

Alla anknytningar som finns på personen kan vara synliga på webben. Rutan för “visas på webben” behöver vara i bockad på de anknytningar man önskar visa.

Sökfunktionen "Hitta organisation" på gu.se visar varje enhet separat, och listorna över personal innefattar bara de som har sin anställning vid varje specifik enhet. Du kan alltså behöva gå in på sidor för flera olika enheter för att se alla som arbetar på din organisation.

Det beror på hur mycket uppgifter som just då exporteras från POP, samt vilken belastning det är på gu.se. Det kan ta upp till nästkommande dag innan nya personer eller ändringar i POP syns på gu.se, men oftast går det betydligt fortare. Tänk på att klicka på "Spara person" efter att du har gjort ändringar i POP.
Om de nya uppgifterna inte syns på gu.se senast nästkommande dag, prova att spara om igen.
Om det inte hjälper, kontakta POP-supporten.

Webbläsarens cacheminne kan göra att uppdateringar inte syns
En orsak till att uppdateringar inte syns på gu.se kan vara att webbläsaren använder sitt cacheminne när den visar sidan. Då syns inte de senaste uppdateringarna. För att kringgå detta kan du prova att tömma webbläsarens cacheminne, och därefter uppdatera sidan på gu.se. Tömning av cacheminnet görs på olika sätt i olika webbläsare, om du inte hittar funktionen kan du göra en sökning på nätet efter instruktioner.

Texten i adressfältet är kopplat till en e-postadress du har på universitetet. E-postadresserna finns i källsystemet Gupaida. Många har flera adresser, till exempel om man har bytt namn. Fel namn i adressfältet kan bero på att du har kvar en e-postadress som inte längre är aktuell. Om det är viktigt att namnet ändras kan du be din behörighetsadministratör (BA) om hjälp att ta bort den inaktuella e-postadressen i Aida. Notera bara att eventuella mail som skickas till den e-postadress som tas bort då inte längre kommer att nå fram.

För de personer och anknytningar som är satta att få visas på www.gu.se i POP visas följande uppgifter:

• Förnamn, efternamn, foto, CV, publikationer från GUP, personlig beskrivning

• För respektive anknytning visas också, anknytningsbenämning, organisations namn, telefonnummer (fast ankn, mobil och fax), e-postadress, besöksadress (gata, postnr, ort), rumsnummer och postadress (gata, postnr, ort).

Följande uppgifter i POP visas inte på www.gu.se:

• Personnummer, xkonto, medborgarskap, externa webbsidor och profiler, kompetens som är inlagd under personlig beskrivning,

• samt följande uppgifter som finns på anknytningarna: arbetsbeskrivning, anknytningens from-datum och tom-datum.

Publikationer i databasen Göteborgs universitets publikationer (GUP) ska skickas automatiskt från GUP till POP och därefter vidare för publicering på webben. Om något i denna kedja inte fungerar finns det några olika åtgärder man kan göra:

Publikationen syns i GUP och i POP, men inte på webben
Detta kan ofta åtgärdas genom att göra en mindre ändring i POP, till exempel i personlig beskrivning, och sedan spara. Då görs en ny export av alla uppgifter i POP till webben.

Publikationen syns under "Mina publikationer" i GUP, men inte i POP och inte på webben
Prova att spara om publikationerna i GUP. Då görs en uppdateringen från GUP till POP och vidare till webben.

Publikationen syns inte under "Mina publikationer" i GUP
Då kan ditt ID i GUP behöva knytas till personens x-konto. För att få detta åtgärdat kontakta GUP support via kontaktformuläret på universitetsbibliotekets kontaktsida, alternativt e-post gup@ub.gu.se eller telefon 031-786 6671.

Medarbetaren kan underhålla följande uppgifter om sig själv i POP: foto, CV, personlig beskrivning, kompetens, medborgarskap, externa forskningsprofiler och akademiska meriter och aktiviteter.